28 Tipps für effiziente Meetings und Besprechungen

Effiziente Meetings beginnen bereits bei der Vorbereitung und hören mit der Nachbereitung auf. Diese folgenden 28 Tipps und Regeln helfen dir bessere, erfolgreichere und effizientere Besprechungen und Meetings erhaltet.

Tipps zur Vorbereitung von Meetings

Eine gute Vorbereitung auf ein Meeting oder eine Besprechung ist die Grundlage für ein gutes und effizientes Meeting. Folgende Tipps helfen euch dabei, das Meeting optimal vorzubereiten.

(1) Prüfe, ob das Meeting notwendig ist

Der wichtigste Tipp kommt gleich am Anfang. Bevor du zu einem Meeting oder einer Besprechung einlädst, solltest du dich fragen

Ist diese Meeting wirklich notwendig?

Denn nicht immer ist es sinnvoll und zielführend, eine Meeting einzuladen. Prüfe deshalb vorher folgende Meetingalternativen:

• Falls das Meeting zum Teilen von Informationen ist, reicht ggf. eine Rundmail oder eine Veröffentlichung in einem gemeinsamen Teambereich (z.B. einem Wiki, einem Microsoft Teams Kanal usw.)
• Falls es um eine Entscheidung geht, frage dich, ob
  • die Entscheidung getroffen werden muss
  • die Entscheidung von den Teilnehmern getroffen werden kann oder
  • die Entscheidung auch durch dich selbst getroffen werden kann
• Falls es um eine Diskussion geht, frage dich, ob nicht auch ein Zweiergespräch oder ein kurzes Treffen in der Teeküche ausreicht

Wenn keine Alternativen vorhanden sind, dann kannst du das Meeting mit gutem Gewissen stattfinden lassen.

(2) Lege ein Ziel für das Meeting fest

Ohne ein klares Meetingziel kann es kein gutes Meetingergebnis geben. Ein Ziel gibt die Richtung im Meeting vor, es verleiht Fokus und verhindert ein Abschweifen in andere Themen.

Als Moderator kannst du dich immer wieder auf das Ziel des Meetings berufen, falls du das Gefühl hast, die Teilnehmer schweifen ab.

Gute Ziele sind unter anderem:

• eine Entscheidung zu einem Thema treffen
• eine Lösung für ein Problem finden
• alle Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand bringen
• die nächsten Schritte für einen festen Zeitraum festlegen

(3) Erstelle eine Agenda

Eine Agenda gehört zu den wichtigsten Elementen eines Meetings. Sie verleiht dem Meeting die Struktur und dient als Anker und Leitfaden für die gesamte Besprechung.

Eine Agenda sollte

• alle Punkte beinhalten, welche im Meeting besprochen werden,
• so konkret wie möglich sein,
• keine „Nicht“-Themen wie zum Beispiel „Sonstiges“ enthalten,
• eine Reihenfolge aufzeigen und
• die Dauer der Agendapunkte enthalten.

(4) Kategorisiere die Agendapunkte

Eine Kategorisierung der Agendapunkte hilft den Teilnehmern, vorher abzuschätzen, ob und wie sie sich inhaltlich einbringen können.

Bei der Kategorisierung hilft dabei das I-D-E Prinzip. I-D-E steht dabei für Information, Diskussion und Entscheidung.

(5) Verwende realistische Zeitvorgaben

Jeder Agendapunkt sollte eine realistische Zeitvorgabe haben. Damit kannst du besser einschätzen, ob die Meetingzeit ausreicht, um alle Themen zu bearbeiten. Auch kannst du dadurch schon im Vorfeld erkennen, welche Themen es nicht ins Meeting schaffen werden.

Folgende Punkte solltest du bei den Zeiten beachten:

• der Einstieg und der Abschluss des Meetings kostet auch Zeit
• wechselt der Präsentator eines Themenpunktes, kostet das Zeit
• baue dir bei größeren Meetings etwas Puffer ein

Wichtig ist, dass die Summe der Zeiten aller Agendapunkte nicht über die Gesamtlänge des Meetings hinausgeht.

(6) Baue Pausen in die Agenda ein

Gerade bei längeren Meetings über 1h ist es sinnvoll, Pausen einzubauen. Die ideale Pausenlängen sind dabei:

• 10 – 15 min für eine kurze Toilettenpause
• 20 – 30 min für eine Kaffeepause
• 60 – 90 min für eine Mittagspause

Plane in deine Agenda auch die Zeit ein, welche die Teilnehmer für die Rückkehr ins Meeting benötigen. Hier solltest du als Moderator für dich immer 5min Puffer einrechnen, bis alle Teilnehmer wieder am Platz sind und du weitermachen kannst.

(7) Lade frühzeitig alle Teilnehmer ein

Wir verbringen immer mehr Arbeitszeit in Meetings und Besprechungen. Deshalb ist es als Einladender umso wichtiger, alle relevanten Teilnehmer frühzeitig einzuladen. Es reicht in der Regel ein „Blocker“-Termin mit einer kurzen Zielstellung des Meetings. Somit weiß der eingeladene, warum er teilnehmen soll.

(8) Lade nur relevante Teilnehmer ein

Je mehr Teilnehmer in einem Meeting sind, desto ineffizienter werden diese. Vor allem Diskussion können so ganz schnell aus dem Ruder laufen. Lade deshalb nur die Personen ein, welche auch einen Mehrwert für das Meeting schaffen.

Biete den anderen Teilnehmern an, dass sie am Ende Zugriff auf die Ergebnisse haben oder dass sie nur Optional im Termin eingeladen sind.

(9) Schreibe einen aussagekräftigen Einladungstext

Als Teilnehmer möchte ich wissen, weshalb dieses Meeting für mich relevant ist. Deshalb sollte im Einladungstext der Sinn und Zweck des Meetings oder der Besprechung enthalten sein.

So können sich die Teilnehmer auch schon auf das Meeting vorbereiten und wissen im besten Falle schon im Vorfeld, was sie erwartet und was Deine Erwartungshaltung an die Teilnehmer ist.

(10) Füge die Agenda zur Einladung hinzu

Rechtzeitig vor dem Meeting oder der Besprechung solltest du die Agenda ergänzen. So kann sich jeder Teilnehmer schon vor dem Termin ein Bild machen, was genau auf ihn zukommt.

Für Teilnehmer, die nur zu einem Teilaspekts des Meetings beitragen können, ist die Agenda ebenfalls sehr hilfreich. Sie müssen nicht das ganze Meeting über dabei bleiben und brauchen sich nur den Teil der Zeit blocken, für den sie Input liefern können.

(11) Lass das Meeting am Vormittag stattfinden

Die Ergebnisse und der Ausgang eines Meetings sind stark abhängig davon, wann genau das Meeting stattfindet. Idealer Zeitraum ist die Zeit zwischen 9 Uhr und 12 Uhr. Die Kraftreserven der Teilnehmer sind noch gefüllt und jeder kann sich noch mit komplexen Themen beschäftigen.

Am Nachmittag sind die Reserven größtenteils aufgebraucht und die Konzentrationsspanne sinkt deutlich. Und viele Teilnehmer sehnen sich bereits dem nahen Feierabend entgegen.

(12) Kenne den Meetingraum und dessen Umgebung

Du solltest den Raum, in dem das Meeting stattfindet, kennen. So bist du vor unliebsamen Überraschungen geschützt. Folgende Dinge solltest du unbedingt vorher testen:

• die Größe des Raumes, die Bestuhlung und die Lichtverhältnisse
• die Internetanbindung via LAN oder Wifi
• die Qualität des Beamers
• die Verfügbarkeit von Flipchart, Moderationskoffer, Whiteboards und Stiften
• das Öffnen von Fenstern
• die Wege zur Toilette

Wenn du die oben genannten Punkte beachtest, solltest du optimal auf das kommende Meeting vorbereitet sein.

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Du musst ein Meeting vorbereiten?

Diese kostenlose Vorlage hilft dir dabei, dein nächstes Meeting oder nächsten Workshop effizient vorzubereiten. Keinen Schritt mehr vergessen, einen genauen Plan für den Ablauf des Meetings erstellen und dabei schneller zum Ziel kommen.

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Tipps zur Durchführung von Meeting

Mit diesen Tipps kommst du optimal durch dein Meeting.

(13) Nutze einen Standardablauf

Durch einen Standardablauf, wie im Moderationszyklus vorgeschlagen, nimmt du dir selbst den Druck, immer zu wissen, was als nächstes kommt. Die Schritte kommen nach mehrmaliger Nutzung aus dem Unterbewusstsein. So kannst du dich voll und ganz auf die Teilnehmer und die Inhalte konzetrieren.

Diesen Ablauf nutze ich in der Regel für alle längeren Meetings, Besprechungen oder Workshops

1. Teilnehmer begrüßen
2. Sich selbst vorstellen (optional)
3. Organisatorische Punkte festlegen
4. Agenda vorstellen
5. Vorstellungsrunde / Check In durchführen
6. Erwartungshaltung abholen
7. Agendapunkte abarbeiten
8. Erwartungshaltungen abgleichen
9. Offene Punkte, Aufgaben und nächste Schritte besprechen

(14) Beginne das Meeting pünktlich

Fehlende Pünktlichkeit ist eines der größten Übel von Meetings. Teilnehmer, die zu spät kommen, führen automatisch zu Ablenkung und Unkonzentriertheit bei den anderen Teilnehmern.

Wird das Zuspätkommen toleriert, z.B. durch Warten oder durch das nachträgliche Wiederholen des Geschehens für den Zuspätkommenden, führt dies automatisch dazu, dass auch bei den folgenden Meetings die Teilnehmer zu spät kommen. Denn sie wissen ja, das gewartet wird.

Beginne deshalb deine Meetings immer Pünktlich. Machen auch keine Ausnahme bei Führungskräften. Auch sie müssen die Zeit der anderen wertschätzen.

Bitte bereits im Vorfeld alle Teilnehmer um pünktliches erscheinen. Somit kann sich niemand herausreden.

(15) Kläre organisatorische Dinge am Anfang

Organisatorische Punkte solltest du gleich am Beginn des Meetings klären. Dazu zählen

• allgemeine Meetingregeln, wie z.B. Wortmeldungen, Abstimmungsregeln usw.
• Pausenzeiten
• Wege zur Toilette, Kaffeemaschine oder Raucherbereich

Frage die Teilnehmer auch, ob jemand z.B. eher aus der Besprechung muss. So kann sich die Gruppe bereits zu beginn darauf vorbereiten.

(16) Mache die Meetingagenda für alle sichtbar

Eine für alle sichtbare Agenda gibt allen Teilnehmern einen Überblick über das Meeting. Es zeigt jedem, wo wir uns gerade im Meeting befinden, was der nächste Punkt ist und wie viel noch ansteht.

Idealerweise hängst du die Agenda auf einem Flipchart für alle Teilnehmer sichtbar auf. Nutzt du für die Agendapunkte PostIts, dann kannst du zusätzlich visualisieren, welche Agendapunkte bereits abgearbeitet sind. Auch ein Umpriorisieren der Agendapunkte ist damit wesentlich einfacher.

(17) Nutze aktives Zeitmanagement

Neben der sichtbaren Agenda solltest du auch die Zeit für alle sichtbar machen. Diese Methode wird auch Timeboxing genannt.

Jeder Agendapunkt hat ein eigenes Zeitbudget. Nutze deshalb einen Timer, in welchem du die Zeit einstellst. Ist die Zeit verbraucht, sollte ein deutlicher und für alle hörbarer Signalton erscheinen.

Besteht der Themenblock aus mehreren Schritten oder Unterpunkten, solltest du den Timer auf kürzere Intervalle einstellen. Hast du z.B. einen Themenblock von 30min mit 3 konkreten Schritten, kannst du den Timer jeweils auf 10min stellen.

Ist die Zeit verbraucht, kannst du die Gruppe fragen, ob sie a) noch mehr Zeit in den Punkt investieren will oder b) das Ergebnis gut genug ist, um weiterzumachen.

Hilfreich sind Timer, die für alle sichtbar sind. Ein Tool, welches mir dabei sehr hilft, ist der TimeTimer. Er ist sehr leicht zum transportieren, ist groß genug, dass alle Teilnehmer die verfügbare Zeit erkennen und macht ein deutliches aber nicht nerviges Geräusch beim Ablauf der Zeit.

Zum Weiterlesen: Timeboxing – effektives Zeitmanagement in Meetings und Besprechungen

(18) Führe ein CheckIn oder ein Aufwärmspiel ein

Um den Teilnehmern ein besseres Ankommen im Meeting zu ermöglichen, bieten sich ein CheckIn oder ein Aufwärmspiel an.

Dies muss nicht lange dauern, hat aber viele Vorteile:

• du kannst die Gemütslage der Teilnehmer erkennen
• du kannst für eine optimistische und heitere Grundstimmung sorgen
• du bringst eine persönliche Note in das Meeting
• du aktivierst

(19) Führe ein Erwartungsmanagement durch

Ein gutes Erwartungsmanagement kann zu entspannteren und lösungsorientierteren Meetings führen. Wenn du von jedem Teilnehmer weißt, was er sich von dem Meeting erhofft kannst du

• schnell herausfinden, ob es zwischen Teilnehmern Zielkonflikte gibt
• Punkte finden, auf die du in deinem Meeting besonders eingehen sollst
• gleich zu Beginn des Meetings Erwartungen dämpfen, falls das Meeting diese Erwartung nicht erfüllen wird

Eine gute Herangehensweise ist es, gleich zu Beginn des Meetings die Erwartungen der Teilnehmer aufzunehmen und sichtbar zu dokumentieren. Meist reichen 2 bis 3 kurze Stichpunkte je Teilnehmer. Die Abfrage der Erwartungshaltung lässt sich besonders gut mit einer Vorstellungsrunde (falls notwendig) verbinden.

Am Ende des Meetings sollte die Erwartungshaltung abgeglichen werden. So sehen alle Teilnehmer, was in dem Termin geschafft wurde und inwiefern ihre Erwartungen direkt erfüllt wurden oder ob es Folgeschritte gibt, um die Erwartungen zu erfüllen.

Generell lässt diese Herangehensweise die Meetingteilnehmer mit einer positiveren Stimmung aus Besprechungen herausgehen, da sie sehen, was in dem Meetingzeitraum geschafft wurde.

(20) Nutze einen Themenspeicher

Das Abschweifen vom Thema ist eine häufige Störung in Meetings, welche regelmäßig den Zeitrahmen sprengt. Ein Themenspeicher kann diesem Problem entgegenwirken. Erkennst du ein solches Abschweifen, kannst du frühzeitig eingreifen. Am einfachsten ist dies mit ein paar PostIts und einem Flipchart realisiert.

Biete demjenigen, der vom Thema abschweift an, seinen Punkt in den Themenspeicher zu setzen. Damit ist das Thema nicht vergessen und der Teilnehmer erhält die Wertschätzung, dass sein Thema erstgenommen wird.

Wichtig ist, dass du am Ende die Punkte im Themenspeicher adressierst und festhältst, was mit den Punkten passiert.

(21) Nutze Flipchart und Whiteboard

Versuche die Medien, welche im Meetingraum vorhanden sind, zu nutzen. Ein Flipchart oder Whiteboard kann ideal genutzt werden, um

• Probleme zu skizzieren
• ein Brainstorming durchzuführen
• die Entscheidungsfindung zu unterstützen oder
• Diskussionspunkte zu protokollieren

In vielen Unternehmen wird mehr und mehr auf formale Protokolle verzichtet. Je intensiver du die vorhandenen Medien nutzt, desto einfacher kannst du die Inhalte und Ergebnisse des Meetings via Fotoprotokoll sichern. Dies spart dir am Ende viel Arbeit.

(22) Mache Entscheidungen und Ergebnisse sichtbar

Werden Entscheidungen in der Teilnehmergruppe getroffen oder Ergebnisse erarbeitet, solltest du diese dokumentieren und für alle sichtbar aufhängen. Dadurch hast du bereits im Meeting für eine Protokollierung gesorgt.

Zusätzlich hat diese Herangehensweise den Vorteil, dass du immer wieder darauf zurückgreifen kannst. Werden z.B. zu einem späteren Zeitpunkt bereits getroffene Entscheidungen nicht eingehalten oder die Diskussion dazu neu eröffnet, kannst du ganz einfach darauf verweisen. Dadurch werden unnötige Diskussionen, welche sich im Kreis drehen, vermieden.

(23) Kläre Verantwortliche und Termine sofort

Oft gibt es Punkte, welche erst nach dem Meeting weiterverfolgt werden können. Damit diese Punkte nicht in Vergessenheit geraten, sollte jeder einzelnen Punkt einen Verantwortlichen und einen realistischen Termin erhalten.

Geschieht dies nicht, fühlt sich im Nachgang häufig niemand dafür verantwortlich. Und gibt es keinen Termin, dann geht der Punkt oft im Tagesgeschäft des Verantwortlichen unter.

(24) Führe kurze Meetings im Stehen durch

Je bequemer es die Teilnehmer in deinem Meeting haben, desto länger können in einzelnen Fällen Diskussionen oder Redebeiträge der Einzelnen haben.

Gerade kurze Meetings, die nicht länger als 15 bis 20min dauern, können auch im Stehen durchgeführt werden. Das hat folgende Vorteile:

• die Wahrscheinlichkeit, dass einzelne Teilnehmer zu viel „Schwafeln“, sinkt, da der Bequemlichkeitsfaktor sinkt
• es bietet eine Abwechslung zum langen Sitzen am Schreibtisch
• die Erarbeitung von Diskussionsergebnissen an z.B. einem Flipchart oder einer Metaplanwand wird produktiver, da die Teilnehmer näher dran sin

(25) Hole Feedback zum Meeting ein

Nutze deine Teilnehmer, um dein Meeting zu verbessern. Frage die Teilnehmer am Ende des Meetings, was sie gut und was sie nicht so gut am Meeting fanden. So bekommst du gute Vorschläge, was du für kommende Meetings ändern kannst.

Das Feedback lässt sich gut mit dem Abgleich der Erwartungen verbinden.

Tipps zur Nachbereitung von Meetings

Damit die erarbeiteten Ergebnisse des Meetings auch einen Effekt haben, gibt es hier noch 3 Tipps für die Nachbereitung eines Meetings.

(26) Erstelle ein ausreichendes Protokolle

Die lästige Pflicht der Protokollierung fällt in jedem Meeting an. Wenn du bereits im Meeting dafür gesorgt hast, dass Ergebnisse und Entscheidungen dokumentiert werden, dann fällt das Protokoll umso einfacher. Direkt nach dem Meeting solltest du all diese Ergebnisse fotografieren. Nützliche Apps, wie z.B. Office Lens, helfen dabei ungemein.

Häufig reicht es den Teilnehmern auch aus, ein entsprechendes Fotoprotokoll zu erhalten. Die Zeit der formalen Protokolle neigt sich langsam dem Ende.

Die wichtigsten Ergebnisse eines Meeting sind die getroffenen Entscheidungen und die veranlassten nächsten Schritte. Versuche dies im Protokoll entsprechend zu verdeutlichen.

(27) Kommuniziere die Aufgabenliste

Gibt es aus dem Meeting eine Aufgabenliste, dann solltest du diese neben dem Protokoll noch separat kommunizieren. Aus der Aufgabenlist sollte immer hervorgehen, welcher Teilnehmer für welchen konkreten Punkt bis zu welchem Zeitpunkt verantwortlich ist.

Kurz: Wer macht Was bis Wann

Bei einer großen Anzahl an Aufgaben, welche einen längeren Zeitraum umfassen, ist ein Maßnahmenplan sehr gut geeignet.

(28) Halte die Aufgaben und Entscheidungen nach

Auch wenn es einen Verantwortlichen und einen Termin gibt, bedeutet dies nicht, dass es auch erledigt wird. Auch halten sich nicht immer alle an getroffene Entscheidungen.

Versuche einen Platz zu finden, wo diese Punkte für alle sichtbar ausgewiesen werden können. In einem Team kann das der Teamraum sein, bei verteilten Teams ein virtueller Treffpunkt. Wichtig ist, dass jeder Teilnehmer die Ergebnisse sichtbar präsentiert bekommt.

Kommen die Punkte aus einem regelmäßigen Meeting, dann hilft es, am Anfang des Meetings kurz auf die offenen Punkte des letzten Termins zu schauen.