Die Stimmung deiner Teilnehmer kann den Verlauf deines Meetings entscheidend prägen. Wenn jemand schlecht drauf ist, weil er vielleicht vor dem Meeting vom Chef zusammengestaucht wurde, dann macht sich das in deinem Meeting bemerkbar.
Von daher solltest du versuchen, die aktuelle Befindlichkeit der teilnehmenden Personen am Beginn und am Ende abzufragen und darauf zu reagieren.
Es gibt für die Stimmungsabfrage verschiedene Methoden und Formate, welche für unterschiedliche Zwecke und Gegebenheiten geeignet sind. Diese stelle ich Dir im folgenden vor.
Sinn und Zweck der Stimmungsabfrage
Der Sinn und Zweck einer Stimmungsabfrage ist es, die emotionale Haltung deiner Meetingteilnehmer zu erfassen. Denn diese Haltung wirkt sich auf den Verlauf der Besprechung aus.
Ein Beispiel:
Eine Teilnehmerin wirkt abwesend und teilnahmslos. Über eine Stimmungsabfrage erfährst du, dass sie gerade in einem Projekt viel zu tun und wenig geschlafen hat. Als Moderator weißt du dann, dass sie nicht gähnt, weil dein Meeting langweilig ist, sondern weil sie einfach müde ist. Du kannst dann z.B. für mehr Pausen oder frische Luft im Besprechungsraum.
Auch für die anderen Teilnehmer wird die Haltung der Einzelnen transparent. Somit treten weniger Missverständnisse in Diskussionen oder Gruppenarbeiten auf.
Bei Stimmungsabfragen am Ende des Meetings kannst du wertvolles Feedback zum Ergebnis und zum Format deiner Besprechung erhalten. Somit kannst du für mögliche Folgemeetings entsprechende Anpassungen machen.
Zeitaufwand und Vorgehen
Der Zeitaufwand ist abhängig von der Anzahl der Teilnehmer und der gewählten Methode.
In der Regel sollte je Stimmungsabfrage nicht mehr als 5 bis 15 Minuten eingeplant werden.
Du kannst auch mehrere verschiedene Formate nutzen und diese an den Beginn und das Ende des Meetings setzen.
Stimmungsabfragen zum Meetingbeginn
Eine Stimmungsabfrage zu Meetingbeginn kann dir als Moderator helfen, deine Teilnehmer besser zu verstehen und während des Meetings besser auf sie einzugehen.
In der Regel soll bei der Stimmungsabfrage die Frage „Wie geht es dir heute“ beantwortet werden, du kannst hier aber auch variieren.
Beispiele:
- Wie zuversichtlich bist du, dass wir unser Meetingziel erreichen?
- Wie motiviert bist du für das heutige Meeting?
- Wie war dein Wochenende?
Diese Fragestellungen kannst du auf verschiedene Weisen abfragen.
Stimmungsskala
Das Stimmungsbarometer ist die klassische Form der Stimmungsabfrage. In der Regel wird den Teilnehmern eine Skala vorgegeben, auf der sie sich einordnen können.
Beispiele:
Die Zahlenskala ist die am häufigsten verwendete Skala. Wichtig hierbei ist, vorher festzulegen, ob 1 oder 10 das beste auf der Skala ist.
Neben der Zahlenskala können auch Smileys verwendet werden. Hier ist die Bedeutung eindeutiger.
Der Nachteil dieser beiden Stimmungsabfragen ist, dass es oft zu einer Häufung der Einordnung um einen Bereich kommt. Vor allem wenn es noch wenig Vertrauen in der Gruppe gibt, ordnen sich die Teilnehmer gern in der gleichen Kategorie ein.
Stimmungsabfrage nach Bildern
Um etwas mehr differenzieren zu können, kannst du auch Bilder einsetzen. Die Einordnung ist hier viel individueller. Das Phänomen der Häufung in einem Bereich tritt hier seltener auf.
Beispiele:
Eine klassische Vierteilung kannst du über Wetterbilder erreichen. Diese Bilder passen gut zur Frage, wie es den Teilnehmern geht.
Bei den Tierbildern kannst du als Moderator bereits passende Motive zur Fragestellung aussuchen. Über die Anzahl der Bilder kannst du zusätzlich noch mehr individuelle Aspekte für deine Teilnehmer einbinden.
In Online Meetings kannst du dir in der Regel die Bilder selbst zusammensuchen. Dazu kannst du die Bildersuche des Suchmaschinenbetreibers deines Vertrauens nutzen.
Alternativ kannst du dir hier eine Sammlung von 25 vorgefertigten Bildcollagen erwerben. Die Collagen sind für alle gängigen Online-Whiteboards beliebig oft nutzbar.
Für Präsenzmeetings gibt es gute Bilderkarten, wie z.B. die unten abgebildete Bildersammlung.
- Weidenmann, Sonia (Autor)
Stimmungsabfrage nach Gefühlen
Manchmal reichen eine Skala oder ein paar Bilder nicht aus. Wenn du etwas detaillierter in deine Teilnehmer schauen willst, kannst du auch die aktuelle Gefühlswelt abfragen.
Vor allem bei Meetings in einem vertrauten Teamrahmen bietet sich diese Abfrage an. Bei z.B. Retrospektiven kann man auf die Ergebnisse der Abfrage auch aufbauen und ggf. Maßnahmen ergreifen.
Das oben gezeigte Bild kommt aus der App Mood Meter. Diese kann für Online Meetings verwendet werden.
Gute Fragestellungen für diese Abfrage sind:
- Wie geht es dir gerade?
- Was beschäftigt dich?
- Wie fühlst du dich?
- Wie geht es dir im Team?
- Wie geht es dir im Projekt?
Erwartungshaltung abfragen
Um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse deiner Teilnehmer am Meeting erfüllt werden, ist die Abfrage der Erwartungshaltung ein sinnvolles Mittel. Diese solltest du entweder auf einem Flipchart oder bei online Meetings auf einem Whiteboard dokumentieren.
Folgende Fragestellungen sind möglich:
- Welche Erwartung hast du an das Meeting?
- Das Meeting war erfolgreich, wenn …?
- Mir ist wichtig, dass …
Idealerweise stellt jeder Teilnehmer seine Erwartungshaltung vor. Wichtig ist, dass beim Sammeln nur Verständnisfragen zulässig sind.
Falls du als Moderator bereits weißt, dass eine bestimmte Erwartung nicht erfüllt werden kann, dann kannst du das am Ende der Runde mitteilen und ggf. begründen.
ESVP Methode – Was ist meine Rolle im Meeting
Die ESVP Methode (Explorer, Shopper, Vacationer, Prisoner), im deutschen auch als FEUG Methode (Forscher, Einkäufer, Urlauber und Gefangener) bekannt, bietet dir die Möglichkeit, die Beweggründe deiner Teilnehmer besser kennenzulernen. Es ist ein Format, welches gut am Beginn einer Retrospektive geeignet ist.
Die 4 Rollen
Explorer / Forscher
Der Forscher ist immer auf der Suche nach Möglichkeiten, seine Arbeit zu verbessern, und ist besonders neugierig und wissbegierig. Er will wissen, was gut funktioniert, damit er Veränderungen vornehmen kann, die ihn auf den Weg des Erfolgs führt.
Shopper / Einkäufer
Der Einkäufer hat generell eine positive Grundeinstellung zum Meeting. Er schaut sich an, welche Ergebnisse herauskommen und ist zufrieden, wenn er ein paar Dinge mitnehmen kann.
Vacationer / Urlauber
Der Urlauber nimmt eher widerwillig an dem Meeting teil. Für ihn ist es aber trotzdem besser als die tägliche Arbeit.
Prisoner / Gefanger
Der Gefangene nimmt nur teil, weil er dazu gezwungen wurde. Entweder, weil er das Gefühl hat, dabei sein zu müssen oder durch eine Führungskraft wider Willen hingeschickt wurde
Ablauf
Die Abfrage sollte anonym erfolgen, damit sich niemand direkt über seine Rolle rechtfertigen muss (vor allem die Urlauber und Gefangenen)
- Teilnehmer ordnen sich anonym in eine der 4 Kategorien ein
- Der Moderator visualisiert das Ergebnis
- Kurze Diskussion des Ergebnisses.
Wenn die Urlauber und Gefangenen die große Mehrheit stellen, dann solltest du als Moderator den Sinn des Meetings hinterfragen. Meist kann in dieser Art Runde kein gutes Ergebnis erzielt werden.
Stimmungsabfragen zum Meetingende
Damit das Meeting einen runden Abschluss hat, bietet sich eine Stimmungsabfrage am Ende ebenfalls an. Das gibt den Teilnehmer noch einmal eine Möglichkeit, Feedback zu geben und das Meeting Revue passieren zu lassen.
Je nach Meetingform und Stimmungsabfrage zu beginn, bieten sich mehrere Formate an.
Erwartungshaltung abgleichen
Hast du am Beginn des Meetings die Erwartungshaltung abgefragt, dann solltest du am Ende die Erwartungshaltung eines jeden einzelnen abgleichen.
Idealerweise wurde die Erwartungshaltung auf einem Flipchart oder bei Onlinemeetings auf einem Whiteboard festgehalten.
Jetzt kann jeder Teilnehmer noch einmal seine Punkte beleuchten und dann einen entsprechenden Haken setzen.
Falls Erwartungen nicht erfüllt wurden, sollte klar sein, was damit geschieht.
Entweder:
- gibt es ein Folgemeeting, wo die Punkte aus der Erwartung bearbeitet werden
- es ist klar, warum die Erwartung nicht erfüllt werden kann
Happiness Door
Eine der schnellsten Stimmungsabfragen zum Ende eines Meetings ist das sogenannte Happiness Door. Am Ausgang des Meetingraumes wird ein Flipchart aufgehängt, auf dem jeder Teilnehmer beim Hinausgehen noch einen Punkt hinterlässt.
Hier kann das gleiche Format wie bei der Stimmungsskala am Anfang verwendet werden.
Als Moderator bekommst du so schnell mit, ob das gewählte Format und das Ergebnis des Meetings für die Teilnehmer gut war.
Net Promoter Score (NPS)
Die Net Promoter Score bietet dir die Möglichkeit an, das Ergebnis deines Meetings zu messen. Dabei werden die Teilnehmer gefragt, welche Punktzahl sie dem Meeting auf einer Skala von 1 bis 10 geben wollen.
- Teilnehmer, welche eine 9 oder 10 vergeben, werden als Unterstützer (Promoter) gezählt
- Teilnehmer, welche eine 7 oder 8 vergeben, werden als Neutral (Indifferente) gezählt
- Teilnehmer, welche eine Bewertung von 0 bis 6 vergeben, sind mit dem Ergebnis unzufrieden und werden als Detraktoren gezählt
Der Net Promoter Score berechnet sich dann wie folgt:
NPS = Promoter (in %) – Detraktoren (in %)
In dem oberen Beispiel ergibt sich folgender NPS.
- Anzahl Promoter: 4 -> 40%
- Anzahl Detraktoren: 3 -> 30%
- NPS = 40% – 30% = 10 %
Allgemein zählt ein Ergebnis von 30% und mehr als ein sehr gutes Meeting.
Der Vorteil dieser Abfrage ist, dass Du hier über mehrere Meetings hinweg auch eine Tendenz bzw. Entwicklung messen kannst. Bei starken Verschlechterungen kannst du darüber auch im entsprechenden Meeting oder einer Retrospektive diskutieren.
Return on time investet (ROTI)
Die ROTI Methode kannst du nutzen, wenn du schnelles Feedback zum Ergebnis des Meetings haben willst.
Zur Abstimmung bietet sich die Fist-of-five Methode an.
- 5 Finger bedeutet das Meeting war erfolgreich
- 4 Finger bedeutet das Meeting war besser als der Durchschnitt
- 3 Finger bedeutet das Meeting war eher durchschnittlich
- 2 Finger bedeutet das Meeting war sinnvoll, aber die investierte Zeit war es eigentlich nicht wert
- 1 Finger bedeutet das Meeting war Zeitverschwendung und Nutzlos
Je nach Ergebnis kannst du als Moderator darauf reagieren und gemeinsam mit den Teilnehmern entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Fazit
Die Stimmungsabfrage ist in jedem Meeting ein sinnvoller und wertschaffender Agendapunkt. Als Moderator kannst du bessere Ergebnisse erzielen, da du verstehst, wie es deinen Teilnehmern geht und wie dein Meetingformat ankommt.
Zum weiterlesen:
- Check In und Warm-up Methoden für Online Meetings
- Mittels Check-In Meetings fokussiert beginnen
- Der Moderationszyklus – die 6 Schritte eines erfolgreichen Meetings
- Die perfekte Meeting Agenda – Tipps und Beispiele
- 13 Tipps zur Moderation von effizienten Online Meetings
- 28 Tipps für effiziente Meetings und Besprechungen
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