Ein Meeting ohne Agenda ist wie ein Segelboot ohne Kurs. Du steuerst irgendwo hin, weißt aber nicht, ob du da ankommst, wo du hin willst.
Eine Agenda oder Tagesordnung hilft dir, dein Meeting in die richtige Richtung zu lenken, so dass jeder jedes Thema auf der Liste versteht und weiß, wann er seine Gedanken oder Ideen einbringen kann. Das Wichtigste dabei ist, dass du weißt, um welche Art von Treffen es sich handelt, wer daran teilnehmen muss und welche Diskussionsthemen während der gemeinsamen Zeit aufkommen können.
In diesem Blogbeitrag findest du viele Ideen für eine gute Agenda und mehrere Beispiele für konkrete Meetings, die dir helfen können!
Was ist eine Agenda?
Eine Agenda ist eine Liste von Themen und Punkte, welche in einer Meeting oder einer Besprechung behandelt werden sollen.
Die Agendapunkte werden dabei an Hand ihrer Priorität aufgelistet, so dass klar ist, in welcher Reihenfolge sie abgearbeitet werden soll.
Zusätzlich sollte auch die Dauer des Themenpunktes und der Verantwortliche enthalten sein.
Sind zusätzliche Informationen notwendig, dann sollten entsprechende Verweise oder Anhänge in der Agenda enthalten sein.
Was ist eine gute Agenda für ein Meeting
Eine gute Agenda entspricht folgenden Kriterien
- Alle Themenpunkte sind verständlich und selbsterklärend
- Jeder Themenpunkt hat eine feste Dauer
- An jedem Themenpunkt ist ein Verantwortlicher hinterlegt
- Es wurden ausreichend Pausen eingebaut (Meetings > 60min)
- Es wurde Puffer für Umbauzeiten eingeplant (Raumwechsel, Gruppierung Teilnehmer, Rednerwechsel)
- Die verfügbare Meetingzeit reicht für die Themen und die Pausen aus
Dabei fallen die oben genannten Punkte mehr ins Gewicht, je länger das Meeting und je höher die Teilnehmeranzahl ist.
Wann sollte die Meeting Agenda erstellt werden?
Die Agenda sollte bereits in der Einladung zum Meeting enthalten sein. D.h. der richtige Zeitpunkt ist noch vor der eigentlichen Einladung der Meetingteilnehmer.
Gibt es in der Agenda einen Block, in welche die Teilnehmer eigene Agendapunkte einbringen, so sollte es eine Frist geben. Diese bestimmt, bis zu welchem Zeitpunkt vor dem Meeting die Agendapunkte eingebracht werden müssen.
Somit ist gewährleistet, dass sich alle Teilnehmer auf die Themen vorbereiten können und nicht erst im Meeting davon überrascht werden.
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Was gehört in eine Meeting Agenda
Die folgenden Punkte gehören in eine Agenda
Ziel des Meetings
Jedem Teilnehmer sollte das Ziel des Meetings klar sein. Es bestimmt den Fokus bei den Diskussionen und der Ergebniserarbeitung.
Das Ziel muss dabei folgende Fragen für die Teilnehmer beantworten können:
- Was soll im Meeting erreicht werden?
- Welches Ergebnis soll erzielt werden?
- Weshalb treffen wir uns in der Runde?
- Kann ich zu dem Meeting etwas beitragen?
Wenn du als Moderator ein Meetingziel hast, fällt es dir viel leichter, unwichtige oder nebensächliche Themen abzumoderieren. Du fokussierst die Teilnehmer auf das Wesentliche.
Themen des Meetings
Alle im Meeting zu besprechenden Themen und Punkte sollten in der Agenda enthalten sein. Die Punkte sollten dabei für jeden verständlich dargestellt und in der gewünschten Abarbeitungsreihenfolge aufgelistet sein.
Die Verständlichkeit der Themenpunkte ist vor allem in der Einladung relevant. Somit können die Eingeladenen verstehen, warum sie eingeladen sind und was sie zum Meeting beitragen können.
Die Priorisierung ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die verfügbare Zeit nicht mit unwichtigen oder nebensächlichen Themen verschwendet wird.
Jeder Agendapunkt sollte eine Kategorisierung haben. Dabei hilft das I-D-E Prinzip. I-D-E steht dabei für Information, Diskussion und Entscheidung.
Information
Die Teilnehmer sollen über ein bestimmtes Thema informiert werden. Ein Diskussion wird nicht erwartet, es können aber Rückfragen gestellt werden.
Diskussion
Eine Problematik wird vorgestellt, für welche eine Lösung oder Entscheidung getroffen werden soll. Dabei ist noch nicht klar, welche Lösungs- bzw. Entscheidungsvarianten es gibt oder sinnvoll sind.
Es wird eine längere Diskussion erwartet.
Entscheidung
Es soll eine Entscheidung getroffen werden. Verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten werden vorgestellt und im Teilnehmerkreis muss eine Entscheidung getroffen werden.
Es wird keine größeren Diskussionen oder Rückfragen erwartet, da der Teilnehmerkreis bei der Erarbeitung der Entscheidungsvarianten involviert oder informiert war.
Wichtig beim letzten Punkt: Der Teilnehmerkreis muss auch das Mandat haben, eine Entscheidung zu treffen.
Dauer der Themenpunkte
Jedem Themenpunkt sollte ein Zeitbudget zugeordnet sein. Dieses sollte ausreichen um
- das Thema vorzustellen
- etwaige Diskussionen zu führen und
- eine mögliche Entscheidung zu treffen
Hat jeder Agendapunkt ein Zeitbudget, kannst du die Zeiten einfach addieren und erhältst die Gesamtdauer für alle Punkte. Danach kannst du entscheiden ob du das Meeting verlängern musst oder Themen weglässt.
Als Moderator des Meetings kannst du dieses Zeitbudget dann für das Timeboxing des Agendapunktes verwenden. Ein überschreiten des Zeitbudgets führt automatisch dazu, dass für andere Themen weniger Zeit ist.
Wenn jeder Punkt sein Zeitbudget hat, wird den Teilnehmern schneller bewusst, was ein überschreiten der Zeit bedeutet – nämlich das Punkte wegfallen oder weniger Zeit bekommen.
Hier wird auch deutlich, dass die Priorisierung der Themen nach Wichtigkeit eine hohe Bedeutung hat.
Verantwortlicher für die Themenpunkte
Jeder Themenpunkt sollte einen Themenverantwortlichen haben. Dieser hat in der Regel ein großes Interesse daran, dass sein Agendapunkt geklärt oder behandelt wird.
Falls der Themenverantwortliche nicht am Meeting teilnehmen kann und auch kein Vertreter benannt ist, kann der Punkt entfallen.
Nachfragen der Art „Von wem kommt der Punkt?“ oder „Weiß jemand, um was es in dem Punkt geht?“ verhinderst du dadurch ebenfalls.
Kontextdokumente
Gibt es zusätzliche Dokumente, welche die Teilnehmer benötigen, sollten diese der Agenda beigefügt werden.
Das können Präsentationen, Arbeitsergebnisse aus vorherigen Meetings oder auch Spezifikationen sein.
Wichtig ist, dass die Dokumente den entsprechenden Agendapunkten zugeordnet sind.
Was gehört nicht in eine Meeting Agenda
Es gibt einige Dinge, die gern in Meeting Agenden enthalten sind, dort aber nichts zu suchen haben.
Eine detaillierte Beschreibung des Agendapunktes
Der Agendapunkt sollte kurz und knackig sein. Die Teilnehmer sollten diesen verstehen.
Ist eine detaillierte Beschreibung notwendig, dann sollte dies über einen Anhang geschehen und im Agendapunkt nur darauf verwiesen werden.
Die Agenda als Bild
Die Agenda sollte möglichst in Textform sein. Somit ermöglichen sie allen Teilnehmern, dass sie die Agenda auch mal rauskopieren und woanders eingefügt werden kann.
Nicht jedes Kalender-Tool kommt mit der Darstellung von Bildern klar, manchmal verhindern auch Sicherheitseinstellung am Gerät eine Darstellung.
Der Punkt „Sonstiges“
Der Themenpunkt „Sonstiges“ ist in der Regel ein Sammelbecken für alle die Dinge, welche den Teilnehmern entweder kurz vor oder während des Meetings eingefallen sind.
Das hat folgende Nachteile für das Meeting:
- für die meisten Teilnehmer sind die Themen überraschend. Sie können sich inhaltlich nicht darauf vorbereiten
- nicht immer sind die Themen passend für den Teilnehmerkreis
- ein Timeboxing der Themen ist schlecht möglich
- da der Agendapunkt meist am Ende kommt, werden die angesprochenen Themen meist gehetzt und unter Zeitdruck abgearbeitet
Besser ist es, die Themen schon vorher abzufragen und sie als eigenständige Agendapunkte einzubinden.
Agenda Formate und Beispiele
Im folgenden sind eine Reihen von Meetingformaten und eine passende Beispielagenda aufgelistet.
One-On-One Meeting
Kurzbeschreibung
Ein One-On-One Meeting ist ein direkter Austausch zwischen 2 Personen. Dies kann über verschiedene Hierarchieebenen, auf gleicher Ebene oder über verschiedene Fachebenen gehen.
Häufige One-On-One Meetings sind:
- Berichte
- fachliche Abstimmungen
- Feedbackgespräche
- Urlausübergabe
Beispiel
Szenario: Als Scrum Master will ich einen regelmäßigen Austauschtermin mit meinen Teammitgliedern machen
Ziel: Austausch zwischen Dir und mir
Zeitaufwand: 50min
Agenda:
- Wie geht es dir aktuell? – 10 min
- Was gefällt dir gerade im Team? Was nicht? – 30min
- Wobei kann ich dich als Scrum Master unterstützen? 10min
Kickoff Meeting
Kurzbeschreibung
Ein Kickoff Meeting wird in der Regel zum Start eines Projekts angesetzt.
Es soll alle relevanten Projektteilnehmer auf einen gemeinsamen Stand bringen, die Ziele und erwarteten Ergebnisse des Projekts verdeutlichen sowie erste Zusammenarbeitsregeln festlegen.
Beispiel
Szenario: „Das Projekt Vertriebsplattform 3.0 soll in 2 Jahren abgeschlossen werden“
Ziel: „Alle Teilnehmer kennen das Projekt, ihre Verantwortung und Rolle sowie die nächsten konkreten Schritte.“
Zeitaufwand: 120min
Agenda:
- Check-In und Stimmungsabfrage – 10min
- Gegenseitiges Kennenlernen – 20min
- Ziele des Projekts vorstellen – 10min
- Meilensteine des Projekts vorstellen – 20 min
- Pause – 10min
- Kommunikation im Projekt definieren – 20min
- Rollenverteilung im Projekt aufzeigen – 15min
- Nächste Schritte und Termine festlegen- 15min
Team Meeting
Kurzbeschreibung
Das Teammeeting ist ein regelmäßiges Treffen eines Team, um sich auf den gleichen Stand zu bringen.
Dabei werden vor allem organisatorische und wirtschaftliche Themen behandelt. Es kann auch zum Wissensaustausch und zum Nachverfolgen von Teamaufgaben genutzt werden.
In Teams, in denen man keinen gemeinsamen Arbeitsort hat, wird das Teammeeting auch fürs Teambuilding genutzt.
Beispiel
Szenario: „Als Beraterteam treffen wir uns wöchentlich, um über für das Team relevante Themen zu sprechen“
Ziel: Wir haben einen aktuellen Stand zu Projekten und Wirtschaftlichkeit.
Zeitaufwand: 60min
Agenda
- Check In und Stimmungsabfrage – 10min
- Review des Team Boards – 20min
- Aktuelle Projektsituation und Wirtschaftlichkeit des Teams – 20min
- Organisatorische Themen – 10min
Noch mehr Tipps und Gestaltungsmöglichkeiten zu Teammeetings findest du hier.
Jour Fixe
Kurzbeschreibung
Das Jour Fixe ist ein regelmäßiger Austausch einer Gruppe, die entweder in einem gemeinsamen Projekt arbeiten oder ein gemeinsames Ziel verfolgen.
In der Regel werden in diesem Termin Informationsstände abgeglichen und nächste Handlungsschritte festgelegt
Häufig wird das Team Meeting auch als Jour Fixe bezeichnet.
Beispiel
Szenario: „Der Gesamtprojektleiter und die 4 Teilprojektverantwortlichen für das Projekt Vertriebsplattform 3.0 treffen sich wöchentlich, um sich über den aktuellen Projektstand zu informieren, Risiken zu identifizieren und Maßnahmen sowie nächste Schritte zu definieren“
Ziel: Projektfortschritt im Projekt transparent machen und weitere Handlungsschritte festlegen
Zeitaufwand: 60min
Agenda
- Check-In und Stimmungsabfrage – 10min
- Bericht aus den 4 Teilprojekten – 4×5 min = 20min
- Organisatorisches von der Projektleitung – 10min
- Risikoliste bearbeiten und ggf. Maßnahmen definieren – 10min
- Maßnahmen und nächste Schritte – 10min
Daily SCRUM Meeting
Kurzbeschreibung
Das Daily Meeting – im Scrum Umfeld auch als Daily Scrum bezeichnet – ist ein tägliches Statusmeeting.
Der Fokus liegt dabei darauf, alle Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand zu bringen und Hindernisse aufzudecken.
Beispiel
Szenario: „Als Scrum Team wollen wir das Daily Scrum nutzen.“
Ziel: Sicherstellen, dass wir das richtige Tun, um das Sprint Ziel zu erreichen
Zeitaufwand: 15min
Agenda:
Je Teammitglied werden 3 Fragen gestellt:
- Was habe ich gestern zur Erreichung des Sprint Zieles beigetragen?
- Was werde ich bis zum nächsten Daily für das Sprint Ziel beitragen?
- Welche Hindernisse stehen mir im weg, um das Sprintziel zu erreichen?
Scrum Retrospektive
Kurzbeschreibung
Die Retrospektive ist ein fester Bestandteil des Scrum Frameworks und dient der kontinuierlichen Verbesserung im Team.
Richtig eingesetzt, kann die Retrospektive genutzt werden, um die Leistung eines Teams maßgeblich zu steigern.
Beispiel
Szenario: „Als Scrum Team führen wir eine Retrospektive nach Abschluss des Sprints durch“
Ziel: „Herausfinden, was im letzten Sprint gut oder schlecht lief und daraus konkrete Handlungen erarbeiten.
Zeitaufwand: 120min
Agenda:
- Check In und Stimmungsabfrage – 10min
- Themen sammeln – 10min
- Themen vorstellen – 10min
- Themen gruppieren – 10min
- Themen priorisieren – 5min
- Pause – 5min
- Top 3 Themen besprechen – je 20min -> insgesamt 60min
- Ergebnisse zusammenfassen – 5min
- Stimmungsabfrage – 5min
Die Agenda der Retrospektive kann gut an Hand des Moderationszyklus abgebildet werden.
Fazit
Ohne eine Agenda können sich Besprechungen in die Länge ziehen, ohne dass viel erreicht wird – was zu einer Menge verschwendeter Zeit und verpassten Chancen für dein Team führt.
Damit ist die Agenda ein wesentlicher Bestandteil eines Meetings. Aber was bedeutet es, eine effiziente und produktive Tagesordnung zu haben?
Eine gute Agenda sollte
- die Richtung vorgeben, indem sie die wichtigsten zu besprechenden Themen festlegt,
- einen Schwerpunkt setzen, indem sie bestimmten Punkten Vorrang vor anderen einräumt und
- Themenprioritäten setzen, damit das Meeting nicht aus dem Ruder läuft.
Somit trägt die Agenda dazu bei, die Erwartungen der Teilnehmer/innen an das Meeting zu behandeln, die Dauer der Besprechung festzulegen und die Ziele des Meetings zu erfüllen.
Zum Weiterlesen:
- 28 Tipps für effiziente Meetings und Besprechungen
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