Ein Meeting vorzubereiten ist häufig aufwendiger als die anschließende Durchführung des selbigen.
Aber, wie in vielen anderen Bereichen auch, trägt eine gute Vorbereitung wesentlich zum Erfolg des Meetings bei.
Was du für eine gute Meeting- und Workshopvorbereitung beachten musst und welche Fragen du dir stellen solltest, verrate ich Dir in folgendem Beitrag.
Die Vorbereitung vor der Vorbereitung
Bevor du ein Meeting planst und deine wertvolle Zeit in die Vorbereitung steckts, solltest du dir folgende Frage stellen:
Welches Ziel verfolge ich mit diesem Meeting?
Oder anders gesagt: Was soll sich nach dem Meeting gegenüber vorher verändert haben.
An Hand dieser Zielstellung kannst du dich dann weiter an das Meeting herantasten.
Folgende Leitfragen können dir dabei helfen:
- Ist ein Meeting notwendig, um das gesetzte Ziel zu erreichen?
- Gibt es alternative Formate?
- Wie relevant ist das Thema und die Zielstellung für die Teilnehmer?
- Welchen Mehrwert können diese Teilnehmer für das Erreichen des Ziels beitragen?
- Welche Rolle spielt die Akzeptanz der Ergebnisse durch die Teilnehmer / Abteilung / Firma …?
- Steht der Aufwand im Verhältnis zum Ziel des Meetings?
Wenn du diese Fragen für dich beantworten kannst und ein Meeting weiterhin gerechtfertigt ist, kannst du mit der Vorbereitung fortfahren.
Der Anlass des Meetings
Es gibt verschiedene Anlässe, weshalb ein Meeting oder eine Besprechung angesetzt wird. Abhängig vom Anlass sind unterschiedliche Vorüberlegungen notwendig.
Im Folgenden sind einige Anlässe und die notwendigen Vorüberlegungen aufgeführt.
Informatives Meeting
Informative Meetings dienen dem reinen Informationsaustausch. Es sollen keine Entscheidungen getroffen oder kreativ Themen erarbeitet werden.
Ziele eines solchen Meetings sind z.B.:
- Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand bringen
- Fragen zu einem Thema klären
- Vorstellung eines Neuerung oder eines Arbeitsprozesses
Deshalb solltest du dir folgende Fragen im Vorfeld beantworten:
- Welche Informationen sollen übergeben werden?
- In welcher Form sollen die Informationen übergeben werden?
- Wer ist mein Teilnehmerkreis? Welches Vorwissen existiert bereits?
Planungs- oder Entscheidungsmeeting
Planungs- oder Entscheidungsmeetings sind Meetings, welche die Bearbeitung einer weitreichenden Aufgabe erfordern. Am Ende muss ein konkretes Ergebnis in Form einer Lösung oder eines Plans vorhanden sein.
Ziele eines solchen Meetings sind z.B.:
- Aus den Lösungsvarianten A, B und C eine Lösung auszuwählen
- Den Inhalt des nächsten Releases planen.
Deshalb solltest du dir folgende Fragen im Vorfeld beantworten:
- Was ist der Ist-Zustand?
- Wo wollen wir hin? Was ist der Ziel-Zustand?
- Wer ist dafür alles notwendig?
- Was ist dafür alles notwendig?
Problemlösungsmeetings
Problemlösungsmeetings sind Meetings, welche die Lösung einer konkreten Aufgabe erfordern. Dementsprechend ist die kreative Mitarbeit der Teilnehmer erforderlich.
Ziele eines solchen Meetings sind z.B.:
- Für Problem X muss eine Lösung erarbeitet werden.
- Für Situation Y muss eine Handlungsleitfaden erstellt werden.
Deshalb solltest du dir folgende Fragen im Vorfeld beantworten:
- Was ist exakt das Problem oder die Situation?
- Wie muss die Lösung beschaffen sein?
Verhandlungsmeeting
Ein Verhandlungsmeeting hat in der Regel zum Ziel, Bedingungen für einen Leistungsaustausch zu vereinbaren. Meist sind diese Meetings in einem kleineren Teilnehmerkreis.
Ziele eines solchen Meetings sind z.B.:
- Einen Rabatt von mindestens X% herausschlagen.
- Eine 2-jährige Preisgarantie zu erhalten.
Deshalb solltest du dir folgende Fragen im Vorfeld beantworten:
- Welche Verhandlungsziele können vor dem Meeting festgelegt werden?
- Welche Strategie oder Taktik soll im Gespräch verfolgt werden?
- Was sind mögliche Abbruchpunkte im Laufe des Meetings?
Projekt Meeting
Projektmeetings werden in regelmäßigen Abständen während eines Projekts durchgeführt. In der Regel im Abstand von einer oder zwei Wochen. Dabei kommen die wesentlichen Stakeholder des Projekts zusammen, um sich über den aktuellen Stand auszutauschen und ggf. Maßnahmen und Aktionen zu beschließen, soweit notwendig.
Ziele eines solchen Meetings sind z.B.:
- Alle Projektteilnehmer auf den gleichen Stand bringen.
- Lösungen für mögliche Projektrisiken erarbeiten.
Deshalb solltest du dir folgende Fragen im Vorfeld beantworten:
- Wie ist der aktuelle Projektstand?
- Was sind aktuelle Knackpunkte und Probleme?
- In welchen Bereichen muss (nach-)gesteuert werden?
Überzeugungsmeeting
In Überzeugungsmeetings geht es darum eine andere Partei von etwas zu überzeugen. Das können
- Ideen,
- Lösungsvorschläge oder
- Produkte
sein.
Meist hat man einen kurzen Zeitrahmen, in welchem man seine Argumentation in Form eines Pitches vortragen kann.
Ziele eines solchen Meetings sind z.B.:
- Eine Finanzierung für Projekt X zu erhalten.
- Das Managegement von der Lösungsvariante B für Problem Y zu überzeugen.
Deshalb solltest du dir folgende Fragen im Vorfeld beantworten:
- Wer ist meine Zielgruppe? Wen muss ich überzeugen?
- Wer ist ein möglicher Entscheider?
- Welche Informationen benötigt mein Gegenüber unbedingt?
Thematische Vorbereitung des Meetings
Nachdem klar ist, was der Meetinganlass ist, kannst du dich mit den thematischen Fragen auseinandersetzen. Du erstellst quasi den thematischen Scope des Meetings. Welche Themen werden behandelt, welche nicht.
Folgende Fragen können dir bei der thematischen Vorbereitung des Meetings helfen:
- Welche Themen sollen im Meeting behandelt werden?
- Was ist das Ziel der Besprechung? Inwieweit zahlen die Themen in die Zielerreichung ein?
- Welche Themen sollen nicht behandelt werden?
- Welche Themen sind verschiebbar?
- In welcher Reihenfolge sollen die Themen bearbeitet werden?
- Wieviel Zeit steht pro Thema zur Verfügung?
- Ist die Gesamtlänge des Meetings ausreichend und für die Teilnehmer zumutbar?
- Wie groß ist der Zeitpuffer?
- Wie viel Zeit ist für Pausen, soziale Aktivitäten und Socializing eingeplant?
- Welches Material muss an die Teilnehmer verteilt werden?
- Welches Material wird für eine Präsentation benötigt?
- Welche Fragen können im Laufe des Meetings aufkommen? Gibt es bereits Antworten darauf?
Personelle Vorbereitung des Meetings
Im nächsten Schritt kannst du dich um die personelle Vorbereitung des Meetings kümmern. Hier geht es hauptsächlich um die notwendigen und auch nicht notwendigen Teilnehmer.
Bedenke: Je mehr Teilnehmer in einem Meeting sind, desto höher sind eventuelle Diskussionszeiten und desto ineffizienter kann ein Meeting werden.
Folgende Fragen können dir bei der personellen Vorbereitung des Meetings helfen:
- Wer muss an dem Meeting unbedingt teilnehmen?
- Warum ist jeder einzelne Teilnehmer wichtig? Welchen Mehrwert liefert er?
- Was wird von jedem einzelnen Teilnehmer erwartet? Weiß der Teilnehmer das auch?
- Wie müssen sich die Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten? Was brauchen sie zur Vorbereitung?
- Hat jeder Teilnehmer zugriff auf die Informationen zur Vorbereitung?
- Welche Vorbereitungen muss ich im Vorfeld des Meetings kontrollieren?
- Sind alle notwendigen Teilnehmer zum Meetingzeitpunkt verfügbar?
- Gibt es Teilnehmer, die nur einem kleinen Teil des Meetings beiwohnen?
- Wer leitet / moderiert das Meeting?
- Wer kümmert sich um die Protokollierung und Dokumentation des Meetings?
- Wer ist für die Nachverfolgung der Ergebnisse zuständig?
- Welche weiteren Rollen gibt es (z.B. Fachexperten)?
- Gibt es „Beziehungsthemen“, welche Auswirkungen auf das Meeting haben können?
- Gibt es erwartbare Schwierigkeiten – sowohl im menschlichen als auch im inhaltlichen Bereich?
Organisatorische Vorbereitung des Meetings
Der letzte Schritt ist die organisatorische Vorbereitung auf das Meeting. Hier werden alle Dinge betrachtet, welche für einen reibungslosen und entspannten Ablauf des Meetings notwendig sind.
Folgende Fragen können dir bei der organisatorischen Vorbereitung des Meetings helfen:
- Ist der Meetingtag und die Uhrzeit geklärt bzw. festgelegt?
- Sind Pausen eingeplant?
- Haben die Teilnehmer die Einladung und eine erste Agenda erhalten?
Für Präsenzmeetings kannst du noch folgende Fragen nutzen:
- Sind ein mögliches Catering und eventuelle andere Kosten geklärt?
- Sind die notwendigen Räumlichkeiten, insbesondere Tische und Bestuhlung, vorhanden und gebucht?
- Sind die notwendigen Medien (Beamer, Flipchart, Meta-Planwand, Stifte&Co) vor Ort vorhanden?
- Ist die funktionsweise von Heizung, Verdunklung und Klimaanlage bekannt? Ist ein Techniker vor Ort?
- Wie finden die Teilnehmer die Räumlichkeiten?
- Sind Störungen denkbar, z.B. durch Bauarbeiten?
Für Online Meetings kannst du dir folgende Fragen stellen:
- Haben alle Teilnehmer Zugang zum gewählten Collaborationstool (z.B. MS Teams oder Zoom)
- Muss im Vorfeld ein Techniktermin durchgeführt werden?
- Können alle Teilnehmer auf geteilte Dokumente (Präsentationen, Unterlagen) zugreifen?
- Kann es zu technischen Problemen bei der Verwendung eines Tools kommen (z.B. MS Whiteboard mit einem Apple-Rechner)
Fazit
Die Vorbereitung eines Meetings ist enorm wichtig. Die oben aufgezeigten Punkte und Fragestellung sollen dir dabei helfen, die wichtigsten Punkte des Meetings abzuarbeiten und nichts wesentliches dabei zu vergessen.
Die Fragen und die Vorbereitungsschwerpunkte solltest du dabei nicht als feste Reihenfolge vorstellen. Auch wirst du nicht alle Punkte auf einmal beantworten können.
Viele der Fragen können vor allem bei kleineren und routinierteren Meetings nicht notwendig sein. Dennoch ist es immer gut, sie im Hinterkopf zu behalten.
Zum Weiterlesen:
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