Schlecht vorbereitete Meetings, fehlende Agenda oder unklares Ziel – mit dieser Vorlage für Meetings und Workshops kann Dir das nicht mehr passieren.
Ich nutze diese Vorlage schon sehr lange und setze sie bei allen möglichen Meeting- und Workshopvorbereitungen ein.
Sie hilft mir dabei, mich zu fokussieren, das anstehende Meeting zu strukturieren und mich auch mit anderen darüber auszutauschen.
Und diesen Mehrwert möchte ich gern mit dir teilen.
Warum? Weil ich glaube, dass es dir weiterhelfen kann, deine Meetingvorbereitung zu strukturieren und dabei noch Zeit zu sparen.
Aufbau der Meetingvorlagen
Die Vorlage ist in 4 Blöcke unterteilt
- Rahmenbedinungen
- Agenda und Ablauf
- Aufgabenliste
- Persönliche Notizen für den Moderator
Du kannst dabei alle 4 Bereiche nutzen, hast aber auch die Möglichkeit, nur einzelne Seiten zu nutzen. Die Vorlage ist flexibel gestaltet.
Rahmenbedingungen
Auf der ersten Seite kannst du die Rahmenbedingungen für dein Meeting oder deinen Workshop festhalten.
Im Kopfbereich kannst du den Namen, das Datum und den Zeitrahen der Veranstaltung hinterlegen.
Die nächsten vier Quadranten beschäftigen sich mit
- den Zielen deines Meetings / Workshops
- den Teilnehmern
- den notwendigen Materialien und Vorbereitungen sowie
- den Organisatorischen Punkten
Ziele des Meetings
Was willst du mit dem Meeting erreichen? Wann bist du mit dem Ergebnis zufrieden? Diese Fragen solltest du dir im Vorfeld des Meetings stellen und notieren.
Die so formulierte Zielstellung kannst du dann auch an den Anfang deines Meetings oder Workshops stellen. Das gibt dem ganzen einen Fokus und eine Richtung.
Teilnehmerkreis
Wer soll im Meeting teilnehmen? Und welche Rolle bzw. welchen Beitrag leisten sie.
Hier kannst du die wichtigsten Personen, die am Meeting teilnehmen sollen, notieren. Wenn du zusätzlich noch die Rolle im Meeting ergänzt, kannst du leicht erkennen, ob sich vielleicht bestimmte Rollen über oder unterrepräsentiert sind.
Du kannst auch eine Gewichtung nach Pflichtteilnehmern und optionalen Teilnehmern machen. Dass erleichtert dann die Terminfindung.
Materialien und Vorbereitung
Was brauchst du alles im Meeting? Was muss vorbereitet werden und durch wen?
An dieser Stelle kannst du diese Punkte notieren. Brauchst du unbedingt einen Beamer? Oder mehrere Flipcharts für Gruppenarbeiten? Dann gehört das in diesen Bereich.
Oder müssen Vorarbeiten mitgebracht werden, um bei bestimmten Agendapunkten zu unterstützen. Auch das findet hier Platz.
Organisatorische Punkte
Muss du den Schlüssel für den Meetingraum vorher abholen? Oder das Mittagessen vorbestellen?
Alle Punkte Rund um das Meeting, an die man denken muss, kommen hier hinein.
Agenda und Ablauf
Die zweite Seite beinhaltet die Agenda und den Ablauf des Meetings. Hier kannst du den Ablauf minutiös planen. Jede Spalte betrachtet dabei einen separaten Aspekt des Agendapunkts
Zeit und Dauer
Diese beiden Spalten geben an, wann der Agendapunkt starten soll und wie lange er dauert. Die Spalte Dauer kannst du dabei gut für das Timeboxing deines Meetings nutzen.
Agendapunkt
Hier kommt der sprechende Name für den Agendapunkt hinein. Er sollte selbsterklärend sein, so dass du den Inhalt der gesamten Spalte nutzen kannst, um eine Agenda an deine Teilnehmer zu versenden.
Aufgaben
Wie soll der Agendapunkt bearbeitet werden? Welche konkreten Schritte sind notwendig.
An dieser Stelle kannst du deinen Agendapunkt noch detaillierter beschreiben. Möchtest du konkrete Methodiken anwenden? Ist es eine Gruppenarbeit oder eine Diskussion mit allen.
Vor allem bei komplexeren Workshops bietet sich diese Spalte an, dir als Moderator einen geeigneten Ablauf vorzugeben.
Es hilft dir auch dabei, besser abzuschätzen, wie lange du für diesen Agendapunkt benötigst.
Zielstellung
Was willst du mit diesem Agendapunkt erreichen? Was soll das Ergebnis des Punktes sein?
In dem du jedem Agendapunkt ein Ziel gibst, kannst du zum einen vorher besser priorisieren, welche Punkte wichtig oder weniger wichtig sind.
Du kannst zum anderen auch während des Meetings fokussierter an die Bearbeitung diese Punktes gehen.
Verantwortung
Wer ist für diesen Punkt verantwortlich? Wer hat ein Interesse an diesem Punkt?
Für die Agendapunkte Einstieg und Abschluss ist in der Regel der Moderator zuständig, bei Gruppenarbeiten oder Entscheidungen alle Teilnehmer.
Es kann aber auch Themen geben, die einzelne Teilnehmer in das Meeting hineinbringen. Dann sollte ihr Name dort stehen. Das hat den Vorteil, dass bei Nicht-Anwesenheit dieser Personen die Themen schnell gestrichen werden können.
Aufgabenliste
Aufgaben, welche in einem Meeting aufgenommen werden, sollten immer protokolliert werden in der Form:
- Wer ist verantwortlich?
- Was ist zu tun?
- Bis wann wird es erledigt bzw. ist das nächste Zwischenergebnis vorhanden?
Und die Aufgabenliste kannst du nach dem Meeting an alle Teilnehmer versenden. Das erhöht die Verbindlichkeit für die Umsetzung der Aufgaben erheblich.
Brauchst du etwas mehr als nur eine reine Aufgabenliste, dann ist ein Maßnahmenplan vielleicht besser dafür geeignet. Er passt für größere Projektpläne mit mehreren, meist auch langfristigen Schritten.
Persönliche Notizen für den Moderator
Die vierte Seite ist für den Moderator des Meetings gedacht.
Hier kannst du alles notieren, was für dich vor oder im Meeting wichtig ist.
Beispiele:
- die Telefonnummer des Empfangs, falls es Fragen zur oder Probleme mit der Technik gibt
- ein Teilnehmer kann nur für einen bestimmten Agendapunkt anwesend sein, so dass du die Zeit genau im Auge behalten musst
- Hinweise oder Links zu konkreten Methodiken, welche du in einem Agendapunkt anwenden möchtest
Fazit
Diese Vorlagen kann dir dabei helfen, einfach und schnell Meetings und Workshops vorzubereiten.
Sie ist flexibel einsetzbar, ob einstündiges Teammeeting, halbtägiger Kickoff oder mehrtägiger Workshop.
Und du kannst dir sicher sein, dass du nichts wesentliches für dein Meeting vergisst.
Viel Spass und Erfolg damit.
Zum weiterlesen:
- Die perfekte Meeting Agenda – Tipps und Beispiele
- Mittels Check-In Meetings fokussiert beginnen
- Check In und Warm-up Methoden für Online Meetings
- Einfache Methoden zur Stimmungsabfrage in Meetings
- 28 Tipps für effiziente Meetings und Besprechungen
- 13 Tipps zur Moderation von effizienten Online Meetings
- Der Moderationszyklus – die 6 Schritte eines erfolgreichen Meetings
- Meetings und Workshops professionell vorbereiten
- Meetingergebnisse langfristig verfolgen mit einem Maßnahmenplan
Recent comments