Ein Meeting dient der Erreichung eines bestimmten Ziels und sollte deshalb gut geplant sein. Die Moderation ist für viele Teilnehmer die größte Herausforderung, da sie dabei häufig mit unvorhergesehenen Situationen konfrontiert werden.
Um diese Herausforderung zu meistern, gibt es einen Moderationszyklus nach Seifert, welcher in die folgenden 6 Schritte aufgeteilt ist:
- Einstieg
- Sammlung
- Auswahl
- Bearbeitung
- Planung
- Abschluss
Anwendungsbereich des Moderationszyklus
Das Modell – auch Six Steps genannt – wurde Ende der 1980er von Moderationsexperten Josef W. Seifert entwickelt und hat sich in vielen Bereichen der Moderation und Meetings bewährt. Es kann entweder für den Ablauf des gesamten Meeting genutzt werden (z.B. in einer Retrospektive) oder in bei der Bearbeitung einzelner Agendapunkten (z.B. als Teilschritt in einem Workshop). Der Zyklus lässt sich dabei beliebig in Abhängigkeit an das Meeting beliebig tief verschachteln.
Einstieg – Schritt 1 des Moderationszyklus
Ziel diese Schrittes: Die Teilnehmer im Meeting physisch als auch geistig ankommen zu lassen.
Der Anfang einer jeden Moderation ist der „Einstieg“. Der Einstieg legt die Grundlage für das restliche Meeting, je besser und positiver dieser gestaltet wird, desto erfolgreicher werden die darauffolgenden Schritte umgesetzt.
Folgende Punkte können im Bereich „Einstieg“ gemacht werden:
- Begrüßung und ggf. Vorstellung der Teilnehmer
- Zielstellung des Meetings abstimmen
- Verlauf des Meetings an Hand der Agenda abstimmen
- Erwartungshaltung und Stimmung der Teilnehmer abfragen
- Warm-Up oder Check-In Spiele durchführen
Der Inhalt und Umfang des Einstiegs sollte zur Gruppengröße, der Gruppenzusammenstellung und dem Meetingzweck passend sein. Bei einer kleinen Gruppe von Teilnehmern, die sich an dem Tag schon mehrfach gesehen haben, kann eine kurze Abstimmung der Zielstellung und der Agenda ausreichen. Demgegenüber kann in einer Gruppe von Teilnehmern, welche sich nicht kennen, ein Kennenlernspiel und eine umfangreichere Begrüßung sinnvoll sein.
Sammlung – Schritt 2 des Moderationszyklus
Ziel dieses Schrittes: Eine von allen Teilnehmern mitgetragene, verstandene und strukturierte Themenübersicht für das gemeinsame Meeting zu besitzen.
Im zweiten Schritt des Moderationszyklus werden die Themen gesammelt, welche durch die Teilnehmer bearbeitet werden sollen. Je nach Meetingkontext können diese bereits im Vorfeld ermittelt worden sein oder sollen an Hand einer Fragestellung erarbeitet werden.
Für die Ermittlung relevanter Themen oder Punkte können verschiedene Kreativtechniken eingesetzt werden, z.B. Brainstorming oder Brainwriting. Als Moderator sollte man dabei gut auf die Zeit achten und Timeboxing nutzen.
Um Dopplungen oder ähnliche Punkte zusammenzufassen, sollte man auch ein Clustering der Punkte durchführen und jedem eine sprechende und für alle akzeptierte Überschrift geben.
Wichtig ist, dass bei allen Themen unter allen Teilnehmern eine Klarheit besteht, was hinter dem Thema steht. Eine Diskussion der Themen soll hier nicht stattfinden.
Um die Weiterarbeit zu erleichtern, sollten die Punkte aufgeschrieben werden. Eine Kartenabfrage ist deshalb an der Stelle besser geeignet als eine offene Diskussion.
Auswahl – Schritt 3 des Moderationszyklus
Ziel dieses Schrittes: Eine für alle Teilnehmer abgestimmte Reihenfolge der Themen geben und somit eine Orientierung für das ganze Meeting.
Wenn mehrere Themen zur Auswahl stehen und diese mehr Zeit in Anspruch nehmen als Zeit fürs Meeting vorhanden ist, dann müssen die Themen priorisiert werden.
Dadurch entsteht eine natürliche Reihenfolge der abzuarbeitenden Punkte. Jedem Punkt sollte zusätzlich ein Zeitbudget zugewiesen werden, damit die Teilnehmer abschätzen können, wie aufwendig und groß das Thema ist.
Bearbeitung – Schritt 4 des Moderationszyklus
Ziel diese Schrittes: Die Themenpunkte zu bearbeiten und konkrete Ergebnisse herauszuarbeiten.
In diesem Schritt werden die einzelnen Themen der Agenda abgearbeitet diskutiert. Zum Einsatz kommen dabei verschiedene Methodiken und Visualisierungtechniken, um die Zielstellung zu den einzelnen Punkte oder des Gesamtmeetings zu erreichen.
Als Moderator sollte man an dieser Stelle darauf achten, dass:
- alle Teilnehmer gleichmäßig Gehör finden
- sich Diskussionen im Kreis drehen
- Themen besprochen werden, die nicht zur Zielstellung des Punktes passen
- die Diskussion auf der Sachebene bleibt
Planung – Schritt 5 des Moderationszyklus
Ziel des Schrittes: Konkrete Aufgaben mit Termin und Verantwortlichem festlegen
Im Planungsschritt werden die konkreten Maßnahmen festgelegt bzw. noch einmal aufgezeigt. Der Maßnahmenplan ist dabei in einem „Wer, macht was, bis wann“ Format.
Die Aufgaben können dann im Anschluss in eine Todo-Liste, eine Aufgabenboard oder ähnliches übernommen werden.
Bei der Formulierung sollte der Moderator darauf achten, dass alle Aufgaben möglichst konkret formuliert sind. Das SMART Format hat sich dabei gut bewährt.
Abschluss – Schritt 6 des Moderationszyklus
Ziel des Schrittes: Eine gemeinsamer Blick aller Teilnehmer auf die im Meeting erreichten Ziele und Punkte.
Der letzte Schritt ist der Abschluss des Meetings – die Verabschiedung der Teilnehmer aus dem gemeinsamen Termin.
Diesen Punkt kann man nutzen um:
- eine kurze Zusammenfassung des Meetings zu machen (Was wurde erreicht)
- einen Ausblick auf die nächsten Schritte zu geben
- Feedback der Teilnehmer einzuholen (z.B. mit der Blitzlichtmethode)
- die Erwartungen der Teilnehmer mit dem Ergebnis abzugleichen
Wichtig ist, den Teilnehmern einen gelungen Ausstieg und ein rundes Erlebnis des Meetings zu ermöglichen.
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Welche Vorteile hat der Moderationszyklus
Der Moderationszyklus bietet einen einfach anzuwendenden, strukturierten Rahmen für Meetings und Besprechungen. Dabei ist diese Moderationsmethode für verschiedenste Arten und Größen von Meetings anwendbar, von kleinen 1h Terminen bis Ganztagesworkshops.
Auch kann man den Zyklus beliebig tief ineinander verschachteln, mehrfach hintereinander nutzen oder nur in einem Agendapunkt eines Meetings oder Workshops verwenden.
Fazit
Die Kenntnis und die Anwendung des Moderationszyklus gehört in den Methodenkoffer eines jeden Moderators. Auch „Nicht-Profi“-Moderatoren, die z.B. als Team- oder Abteilungsleiter in die Moderationsrolle gerutscht sind, bietet dieses Framework ein einfach umsetzbares Gerüst, womit jedes Meeting strukturiert und gut durchdacht bei den Teilnehmern ankommt.
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