Die Kartenabfrage wird – in verschiedenster Formen und Varianz- schon seit Jahrzehnten in Meetings oder Workshops benutzt. Sie ist eines der unterschätztesten und wahrscheinlich wertvollsten Moderationsmittel, welche dir als Moderator an die Hand gegeben werden.
Warum?
Weil sie universell und flexibel für viele Moderationstechniken verwendet werden kann. In Präsenzmeetings bietet sie zusätzlich noch eine tolle Haptik.
Was du sonst noch alles damit anstellen kannst, erfährst du in diesem Artikel.
Was ist die Kartenabfrage?
Die Kartenabfrage in Meetings ist eine effektive Methode, um den aktuellen Standpunkt, die Meinungen und die Stimmung der Teilnehmer zu einem bestimmten Thema zu erfassen.
Dabei werden Karten oder kleine Post-Its verwendet, auf denen die Teilnehmer ihre Ansichten schriftlich festhalten. Diese können beispielsweise in Form von farbigen Karten mit verschiedenen Bedeutungen oder einfachen Notizzetteln sein.
Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, anonym oder mit eigenem Namen seine Gedanken niederzuschreiben.
Anschließend werden die Karten gesammelt und gemeinsam ausgewertet. Das ermöglicht es, einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Perspektiven im Raum zu bekommen, ohne dass einzelne Stimmen untergehen.
Die Methode fördert die aktive Beteiligung aller Teilnehmer und schafft eine offene Kommunikationskultur, da auch schüchterne oder zurückhaltende Personen ihre Ansichten einbringen können, ohne sich vor der Gruppe zu äußern.
Kartenabfragen sind besonders nützlich in größeren Gruppen oder bei sensiblen Themen, bei denen es wichtig ist, eine breite Palette an Standpunkten zu berücksichtigen.
Durch die strukturierte Auswertung der gesammelten Informationen können Meetings effizienter gestaltet und fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Wie unterscheidet sich die Kartenabfrage von einer herkömmlichen Diskussion?
Die Kartenabfrage unterscheidet sich von einer herkömmlichen Diskussion in der Art und Weise, wie Informationen gesammelt und ausgetauscht werden.
Während bei einer Diskussion die Teilnehmer mündlich ihre Standpunkte äußern, ermöglicht die Kartenabfrage eine schriftliche Erfassung der Gedanken.
Hier eine kurze Gegenüberstellung
| Aspekt | Diskussion | Kartenabfrage |
|---|---|---|
| Kommunikationsart | Mündlich | Schriftlich |
| Teilnehmerbeteiligung | Direkter Austausch, lautes Sprechen | Schriftliche Beiträge, keine lauten Stimme |
| Anonymität | Gering, da Äußerungen identifizierbar | och, Beiträge sind anonym |
| Chancengleichheit | Variiert, laute Stimmen können dominieren | Chancengleichheit für alle Teilnehmer, unabhängig von der Lautstärke der Stimme |
| Umgang mit sensiblen Themen | Potenziell eingeschränkt, da öffentliche Positionierung | Offener und ehrlicher, da anonyme Beiträge |
| Strukturierte Auswertung | Schwieriger, da mündliche Beiträge schwer zu dokumentieren | Einfacher, da schriftliche Beiträge vorliegen |
| Effizienz | Kann länger dauern, um zu Ergebnissen zu gelangen | Kann effizienter sein, da strukturierte Auswertung möglich ist |
| Gruppengröße | Funktioniert gut in kleinen Gruppen | Besonders nützlich in größeren Gruppen |
Die Vorteile der Kartenabfrage
Die Kartenabfrage bietet dem Moderator des Meetings viele Vorteile, wovon einige hier aufgelistet sind.
- Echtzeit-Rückmeldungen: Mit der Kartenabfrage können Teilnehmer schnell und anonym ihr Feedback zu präsentierten Inhalten oder Diskussionen geben. Dies ermöglicht es dem Moderator, die Stimmung und Meinungen der Gruppe in Echtzeit zu erfassen und gegebenenfalls die Agenda anzupassen oder auf bestimmte Punkte genauer einzugehen.
- Förderung der Teilnahme von Introvertierten: Kartenabfragen schaffen eine gleichberechtigte Kommunikationsplattform, auf der auch schüchternere oder introvertierte Teilnehmer ihre Meinungen und Gedanken teilen können. Dies fördert die Vielfalt der Perspektiven und erhöht die Chancen auf kreative Lösungsansätze.
- Bessere Fokussierung und Aufmerksamkeit: Indem Teilnehmer Karten verwenden, um ihre Zustimmung, Verwirrung oder Unzufriedenheit auszudrücken, können Meetings effizienter gestaltet werden. Der Moderator kann so besser einschätzen, wann es notwendig ist, das Tempo zu ändern oder auf spezifische Fragen einzugehen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer aktiv beteiligt bleiben.
- Konfliktlösung und Konsensbildung: Durch die Möglichkeit, unterschiedliche Standpunkte anonym zu äußern, können Konflikte oder Meinungsverschiedenheiten leichter erkannt und bearbeitet werden. Der Moderator kann dann gezielte Fragen stellen oder Diskussionen lenken, um einen Konsens zu finden.
- Schutz vor Dominanz einzelner Stimmen: In manchen Gruppen neigen bestimmte Personen dazu, das Gespräch zu dominieren. Die Kartenabfrage hilft dabei, die Präsenz einzelner Teilnehmer zu reduzieren und anderen die Möglichkeit zu geben, sich gleichberechtigt einzubringen.
- Effektive Priorisierung von Themen: Wenn es viele Punkte zur Diskussion gibt, kann die Kartenabfrage genutzt werden, um zu ermitteln, welche Themen oder Fragen für die Gruppe am wichtigsten sind. Auf diese Weise kann die Agenda entsprechend angepasst werden, um die wertvollste Zeit zu nutzen.
- Erleichterung der Anonymität bei sensiblen Themen: In manchen Fällen ist es wichtig, dass Teilnehmer ihre Meinungen anonym äußern können, insbesondere bei heiklen oder sensiblen Themen. Die Kartenabfrage bietet hier eine diskrete Möglichkeit, ohne den Druck, öffentlich Stellung zu beziehen.
- Entlastung des Moderators: Der Moderator muss im Gegensatz zu Diskussionen nicht gleichzeitig Zuhören und Mitschreiben. Dadurch kann er sich vollkommen auf die Gruppe und die Beiträge der Teilnehmer fokussieren.
Was muss für eine Kartenabfrage vorbereitet werden?
Wenn du als Moderator feststellst, dass die Kartenabfrage für einzelne Aspekte deines Meetings oder Workshops sinnvoll ist, solltest du folgende Punkte vorbereiten:
Genügend Karten bereitstellen
Auch wenn der Punkt offensichtlich ist, solltest du darauf achten, dass für die Teilnehmer genügend Karten vorhanden sind.
Ideal ist es, wenn du verschiedene Farben, Formen und Größen hast. Dann kannst du später besser gruppieren und sortieren.
- UMFANGREICH: Die stabile Moderationsbox besitzt einen Inhalt von über praktischen 1500 Moderationsartikeln. Von Moderationskarten, über Marker und Stiften bis zu Klebestiften und Pinnnadel
- MOBIL: Egal ob im Büro, im Hotel oder bei einem Seminar, dank des leichten Gewichts und der kompakten Maße, können Sie die weiße Kartonbox einfach von einer Präsentation zur nächsten mitnehmen
- PRAKTISCH: In der stabilen weißen Kartonbox lassen sich alle Utensilien für Ihre Präsentation verstauen
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Karten passend zum Raum wählen
Vor allem wenn du die Karten weiterverwenden willst, solltest du die an die Gegebenheiten anpassen. Es macht wenig Sinn, Karteikarten zu verwenden, wenn du keine Möglichkeit hast, diese Aufzuhängen.
Gute und ausreichend Stifte bereitstellen
Neben den Karten sollten auch genügend passende Stifte vorhanden sein. Idealerweise gibt es eine Varianz an Stiften.
Gelkugelschreiber eignen sich gut für ein Brainwriting auf Karteikarten. Sie schreiben aus meiner Sicht leserlicher als Kugelschreiber.
- Gel-Tintenroller von Pentel BL77, aus 54% recycelten Materialien.
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- 0,7 mm Feder liefert A 0,35 mm Strichstärke.
- Mit gummierte Finger-Grip 'für zusätzliche Kontrolle und Komfort.
- Box Enthält 12 blau Stifte
Für größere Karten in der Gruppierungs- und Sortierungsphase sollten auch einige Flipchart oder Whiteboard Marker dabei sein.
- Zum Beschreiben von Flipcharts, Moderationskarten und anderem Papier
- Spezialtinte auf Wasserbasis: geruchsneutral, nicht durchschlagend
- Keilspitze sorgt für akzentuiertes Schreiben: Besonders geeignet für Überschriften
- Nachfüllbar durch Tropfer-System
- Cap Off: Stift trocknet bei geöffneter Kappe nicht schnell aus
Im Idealfall sind alle diese Dinge bereits in einem gut gefüllten Moderationskoffer vorhanden.
Wie bindest du die Kartenabfrage effizient in Meetings ein?
Eine Kartenabfrage kannst Du relativ einfach einbinden. Wenn du schon im Vorfeld weißt, dass du Karten beschreiben lässt, solltest du sie schon aufteilen und auch Stifte bereitlegen. So verschwendest du keine Zeit im Meeting.
Beim jeweiligen Agendapunkt solltest du dir im Vorfeld überlegen, wie viel Zeit du den Teilnehmern lässt. Je nach Thema kann das zwischen 5 und 15 Minuten liegen. Wichtig dabei ist, dass du auf ein Timeboxing achtest.
Sind die Karten geschrieben, hast du zur Vorstellung der Karten 2 Möglichkeiten.
Variante 1)
Als Moderator sammelst du alle Karten ein und trägst den Inhalt vor. Dadurch wird die Anonymität der Kartenschreibers gewahrt. Vor allem bei sensiblen Themen oder wenn unter den Teilnehmern unterschiedliche Hierarchiestufen bestehen, kann das sehr hilfreich sein.
Variante 2)
Jeder Teilnehmer trägt seine Karten selbst vor. Wenn das Vertrauen unter den Teilnehmern hoch genug ist oder keine sensiblen Themen besprochen werden, ist dies die gängige Variante.
Generell kannst du mit ca. 3 bis 5 min je Teilnehmer für die Vorstellung der Karten rechnen. Als Moderator solltest du dabei darauf achten, nur Verständnisfragen zuzulassen und keine Diskussionen.
Sind alle Karten vorgestellt, kannst du mit dem nächsten Schritt weitermachen. Abhängig von der Aufgabenstellung kann das eine Sortierung, Gruppierung oder Priorisierung sein.
Die Karten selbst können dann entweder an einer Pinnwand oder einem Flipchart festgemacht werden.
Wie kann die Kartenabfrage in Online Meetings verwendet werden?
Um die Vorteile der Kartenabfrage in Online Meetings zu nutzen, sollte man ein Online Whiteboard verwenden. Diese bieten in der Regel eine große Anzahl verschiedener virtueller Notizzettel und Kartenformen an.
Die Vorteile der virtuellen Karten sind dabei enorm:
- sie sind unabhängig von der Handschrift immer Lesbar
- sie können vergrößert oder verkleinert werden
- Schreibfehler und formulierungen können einfach korrigiert werden
- sie können sehr einfach kopiert, sortiert und gruppiert werden.
Der große Nachteil an der Online Variante ist, dass häufig die Anonymität des Kartenschreibens verloren geht.
Bei sensiblen Themen kann man zum Beispiel Teilnehmern verschiedene Boardbereiche zuweisen. Alternativ können die Teilnehmer die Karten außerhalb des Boards schreiben und dann nur noch ins Board kopieren.
Beispiele für Kartenabfrage-Techniken
Die Kartenabfragetechnik wird in verschiedenen Bereichen angewendet. Hier sind mehrere Methoden aufgelistet, bei der die Technik sinnvoll eingesetzt werden kann.
Retrospektiven
In Retrospektiven, bei denen es häufig um sensible Themen geht, ist die Kartenabfrage unumgänglich. Es ermöglicht jedem Teilnehmer genügend Zeit, seine Gedanken niederzuschreiben und bietet jedem Teilnehmer Gehör.
Sensible und Kritische Themen können somit effizient und zielführend besprochen werden.
Durch das Aufschreiben der Punkte können auch keine Themen verloren gehen.
Und falls ein Thema nicht besprochen wurde, es aber einem Teilnehmer sehr wichtig ist, kann er die Karte als Thementreiber symbolisch mitnehmen.
Problemanalysen
Bei Problemanalysen (und dem anschließenden ableiten von Lösungen) kann eine Sammlung der Problemsymptome auf Papier hilfreich sein. Es bietet den Raum, erstmal alles zu dokumentieren, was möglicherweise relevant ist.
Im Anschluss kann die Teilnehmergruppe die gefundenen Punkte sortieren, filtern und priorisieren.
Gruppierung und Strukturierungen
Als Basis für Gruppierungen und Strukturierungen ist die Kartenabfrage ebenfalls sinnvoll. Ideen, Punkte, Oberpunkte usw. können dank der Karten visuell sichtbar gemacht werden. Die Teilnehmer können einfach Punkte umstrukturieren und umordnen.
Wenn die Karten anonym geschrieben sind, dann fällt der Kartenbesitz automatisch in die Gruppe. Hierarchien oder dominante Persönlichkeiten wird damit entgegengewirkt.
Kreativitätstechniken
Die häufigste Anwendung findet die Kartenabfrage in Kreativitätstechniken.
Immer dort, wo auf den gewonnenen Erkenntnissen aufgebaut werden soll, diese Weiterentwickelt oder umgestaltet werden, ist der Einsatz sinnvoll.
Beispiele für diese Kreativitätstechniken sind:
- Mind Mapping: Eine bewährte Methode zur Visualisierung von Ideen
- Brainwriting: Eine gute Methode zum sammeln von Themen und Punkten
- 6-3-5 Methode: Eine kreative Ideenentwicklung im Team, um schnell Ideen zu generieren
Häufige Herausforderungen und wie man sie überwindet
Zu häufiger Einsatz der Methode führt zu schlechteren Ergebnissen
Wie jede Methode kann auch der übertriebene Einsatz der Kartenabfrage zu Langeweile und Ablehnung durch die Teilnehmer führen. Dadurch werden die Ergebnisse schlechter.
Ein guter Mix aus Kartenabfragen und Diskussionen, Einbindung von Gruppenarbeiten und Vergemeinschaftungen der Ergebnisse führt in der Regel zu langfristigen und nachhaltigen Lösungen.
Umgang mit Teilnehmern, die zögerlich sind oder sich nicht beteiligen
Auch wenn durch die Kartenabfrage eine gewisse Anonymität gewahrt sein kann, gibt es immer wieder Teilnehmer, die nichts schreiben wollen.
Hier kannst du den Teilnehmer bitten, wenigstens eine Karte zu schreiben.
Manchmal liegt die Ursache auch tiefer. Um dem Vorzugreifen, kannst Du am Beginn des Meetings oder Workshops auch eine Erwartungsabfrage durchführen oder die Rolle im Meeting benennen lassen.
Trägt der oder die Teilnehmer::in tatsächlich nichts bei oder stört gar das Meeting, kannst du als Moderator die Person auch freistellen von dem Termin.
Umgang mit dominanten Stimmen oder Hierarchien
Gerade Hierarchien und dominate Personen können eine objektive Lösungsfindung bei Problemen extrem behindern. Häufig werden dann Ideen von diesen Personen vorgezogen oder es kommen andere Ideen garnicht auf den Tisch.
Neben der anonymen Erfassung der Karte können folgende Punkte hier weiterhelfen:
- Die Teilnehmer stellen die Karten der anderen Teilnehmer vor. Dazu mischt der Moderator die Karten im Vorfeld und verteilt sie auf die Teilnehmer. Dann stellt jeder seine neuen Karten vor.
- Die Teilnehmer entwickeln die Karten weiter. Analog zum oberen Punkt bekommt jeder Teilnehmer neue Karten. Er muss diese weiterentwickeln und dann Vorstellen. Somit bringt er in die Karte auch seine sicht ein.
Zeitmanagement bei der Kartenabfrage
Bei der Kartenabfrage gibt es 3 wesentliche Stellräder, die du als Moderator zum Zeitmanagement in der Hand hast.
Sammelphase
Hier kannst du bestimmen, wie lang die Phase sein soll. Je nach schwere des Themas, kannst du den Teilnehmern zwischen 5 und 15min Zeit geben. Je länger du den Teilnehmern Zeit gibst, desto mehr Karten werden potentiell geschrieben. Dies führt zu längeren Zeiten bei der weiteren Bearbeitung.
Hier kannst du den Teilnehmern entweder weniger Zeit geben oder die Anzahl der zu schreibenden Karten reduzieren.
Gruppengröße
Je größer die Gruppe ist, desto mehr Karten können in der Sammelphase zusammenkommen. Dies führt dann automatisch zu längeren Zeiten in Vorstellung und Weiterbearbeitung.
Auch hier hilft es, entweder die Anzahl der Karten zu reduzieren oder die Zeit zum sammeln anzupassen.
Vorstellungsrunde
Bei der Vorstellung der Karten kann es immer mal wieder zu ausufernden Erklärungen oder direkten Diskussionen kommen.
Als Moderator musst du beides unterbinden. Bitte die Teilnehmer, die Karte so kurz und knapp wie möglich zu beschreiben und reduziere die Nachfragen nur auf Verständnisfragen.
Um Ausufernde Erklärungen zu vermeiden, kannst du die Vorstellung der Karten auch selbst durchführen. Dann hast du es selbst in der Hand, wie detailliert du die Karten beschreibst.
Zum weiterlesen:
- Universell nutzbare Moderationstechniken im Überblick
- 28 Tipps für effiziente Meetings und Besprechungen
- 13 Tipps zur Moderation von effizienten Online Meetings
- Der Moderationszyklus – die 6 Schritte eines erfolgreichen Meetings
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