Hybride Meetings organisieren und durchführen

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Hybride Meetings werden sich als de Facto Standard in unserem Meetingleben etablieren. In den meisten Bereichen wird es eine Mischung von Teilnehmern Vor-Ort und via Videotool sein. Du als Moderator hast bei diesen Meetings also mehrere Herausforderungen zu meistern:

  • du musst die Personen im Besprechungsraum als auch die via Konferenzsystem zugeschalteten im Blick halten.
  • du musst für Formate sorgen, bei dem sich beide Gruppen in Diskussionen und Entscheidungen einbringen können
  • du musst für eine funktionierende Technik sorgen, damit sich alle gut verstehen können und es nicht zu Störungen kommt.

Wie das alles funktionieren kann, erfährst du in diesem Artikel.

Was sind hybride Meetings?

Von hybriden Meetings spricht man in der Regel, wenn ein Teil der Teilnehmer vor Ort in einem Besprechungsraum sind, die weiteren Teilnehmer sich aber online dazuschalten.

Hybrid steht hierfür für die Mischung aus Vor-Ort und Online. Dabei ist nicht genau festgelegt, wie genau das Verhältnis zwischen den beiden Seiten sein muss. Meiner Meinung nach reicht es schon, wenn mindestens eine Person Online oder mind. 2 Personen Vor-Ort präsent sind.

Wie gelingt ein gutes hybrides Meeting?

Nach einer Umfrage von Sherpany im Mai 2022 sind mehr als die Hälfte aller befragten Führungskräfte unzufrieden, was die Effizienz von hybriden Meetings angeht. D.h. es gibt noch sehr viel Potenzial, diese Besprechungen effizienter und erfolgreicher zu gestalten.

Umfrage zur Effizienz von hybriden Meetings

Generell gelten für hybride Meetings alle Tipps und Verbesserungsmöglichkeiten zu Präsenzmeetings als auch zu Onlinemeetings.

Die meines Erachtens wichtigsten 3 davon:

  • Dein Meeting hat ein Ziel.
  • Du hast eine Agenda erstellt.
  • Du nutzt Timeboxing für die Agendapunkte.

Zusätzlich kannst Du folgende Punkte umsetzen und nutzen, um diese Art Meeting zu verbessern:

Ernenne einen Moderator

Der Punkt ist offensichtlich, wird aber trotzdem gern weggelassen. Gerade in hybriden Meetings ist die Rolle des Moderators extrem wichtig, um den Überblick zu behalten, Diskussionen fokussiert zu begleiten und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

Vergebe Unterstützungsrollen

Neben dem Moderator gibt es noch weitere Rollen, welche vor allem bei großer Teilnehmerzahl den Moderator unterstützen können

  • Der Timekeeper – er hält die Zeit im Auge und gibt Rückmeldung, wenn ein Agendapunkt überzogen wird
  • Der Protokollant – er hält die wesentlichen Aussagen und Entscheidungen im Meeting fest
  • Der Aufpasser – er achtet darauf, ob sich bei Diskussionen von den Onlineteilnehmern jemand meldet und definiert die Reihenfolge bei den Diskussionsbeiträgen

Sorge für gute Video- und Tonqualität

Gerade in hybriden Meetings kommt es auf eine gute Ton- und Videoqualität an. In der Regel reicht es nicht aus, bei einem Teilnehmer vor Ort die Kamera und das Mikrofon am Laptop anzuschalten. Dadurch hört man a) nur die Teilnehmer direkt neben dem Laptop und b) können sich nicht alle Teilnehmer sehen.

Im schlechtesten Fall sorgt dies dafür, dass Teilnehmer nicht richtig verstanden , gesagte Punkte untergehen oder Gesten nicht wahrgenommen werden.

Bessere Tonqualität

Für gute Tonqualität vor Ort kann bereits mit einem Konferenzlautsprecher, umgangssprachlich auch Telefonspinne, gesorgt werden. Hier gibt es viele verschiedene Modelle, persönlich habe ich sehr gute Erfahrung mit dem Jabra Speek 510 gemacht.

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Diesen kann man per USB Kabel oder via Bluetooth einfach mit dem Laptop verbinden und dann die gesamte Akustik vor Ort darüber laufen lassen. Die Geräuschunterdrückung ist bei diesem Gerät sehr gut, so dass man tatsächlich nur die Gespräche, nicht aber andere störende Hintergrundgeräusche hört.

Videoqualität erhöhen

Damit vor Ort alle Teilnehmer gesehen werden, sollte auch eine Kamera vorhanden sein, welche alle im Blick behält. So können die Online-Teilnehmer die Personen Vor-Ort gut erkennen.

Mobile Kameras gibt es sehr viele, wichtig ist dass diese einen großen Blickwinkel haben und idealerweise auch auf den aktuell sprechenden Teilnehmer fokussieren können.

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Öffne den Onlinezugang vor dem eigentlichen Meetingbeginn

Bei Meetings Vor-Ort ist ein wichtiger Part das Ankommen vor der eigentlichen Besprechung. Die Teilnehmer können sich schon etwas kennenlernen und kurz austauschen. Damit die Online-Teilnehmer ebenfalls die Möglichkeit dazu haben, sollte der Onlinezugang auch schon 5-10min vor dem Meetingbeginn gestartet werden.

Das bedeutet, dass zu diesem Zeitpunkt Audio und Videotechnik bereits aktiviert sein sollte. Somit können die Online-Teilnehmer ebenfalls an den lockeren Gesprächen teilnehmen.

Binde alle Teilnehmer ein

Als Moderator solltest du auf Methoden zurückgreifen, die sowohl Online als auch in Präsenz genutzt werden können. Es nutzt nichts, wenn Vor-Ort alle ihre Punkte auf Post-Its schreiben, welche dann von den Online Teilnehmern nicht gelesen werden können.

Idealerweise haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, auf ein Online Whiteboard zuzugreifen. Damit können Punkte gemeinsam gesammelt, gruppiert und bewertet werden. Zusätzlich schaffst du damit eine digitale Dokumentation, auf welche im Nachgang von allen zugegriffen werden kann.

Eine Übersicht über gängige Online Whiteboards findest du hier.

Hole dir Feedback ein

Als Moderator des Meetings solltest du dir am Ende der Besprechung Feedback der Teilnehmer einholen.

Was fanden alle gut am Format, wo gibt es Verbesserungspotenzial? Nur so kannst du deine Meetings weiter optimieren?

Ein Beispiel:

In einem Meeting habe ich zum Sammeln der Ideen einen gemeinsamen Bereich erstellt. Alle Teilnehmer konnten hier innerhalb von 8 Minuten ihre Punkte sammeln.

Feedback einzelner Teilnehmer:

  • es war sehr hektisch
  • ich konnte mich nicht konzentrieren
  • mir ist nichts neues eingefallen

Ansatz im Folgemeeting:

Jeder Teilnehmer hatte seinen eigenen Bereich, in welchem er 8 Minuten lang seine Punkte sammeln konnte. Die Bereiche waren so weit getrennt, dass keiner die anderen sehen konnte. Zum vergemeinschaften wurden die Punkte dann in die Mitte des Whiteboards verschoben.

Welche Videokonferenzsysteme gibt es für hybride Meetings?

Es gibt eine Reihe von Videokonferenzsystemen, welche hybride Meetings unterstützen. In der Regel bieten die Tools eine kostenfreie Variante, um sie aber auch für längere Meetings einsetzen zu können, muss ein monatliches Abonnement abgeschlossen werden.

Im folgenden ein kurzer Überblick über die verbreitetsten Tools und ihre Limitierung für den kostenfreien Einsatz.

Google Meet

  • jeder Nutzer mit einem Google Konto kann Google Meet nutzen
  • bis zu 100 Personen können eingeladen werden
  • Meetings können maximal 60min dauern

Microsoft Teams

  • der Einladende benötigt einen Microsoft Account
  • bis zu 100 Personen können eingeladen werden
  • Meetings können maximal 60min dauern
  • 5 GB Cloudspeicher pro Nutzer zum Austausch (wenn man einen Microsoft Account hat)

Zoom

  • der Einladende benötigt einen Zoom Account
  • bis zu 100 Personen können eingeladen werden
  • Meetings können maximal 40min dauern

Cisco Webex

  • der Einladende benötigt einen Cisco Webex Account
  • bis zu 100 Personen können eingeladen werden
  • Meetings können maximal 40min dauern

Zum weiterlesen:

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