Der Meeting Guru

Ist ein Check-In für ein Meeting notwendig oder nicht? Häufig hört man letzteres. Wozu soll ich 10 oder 15 Minuten meiner Meetingzeit damit verschwenden? Nur damit kurz über privates und belangloses gesprochen wird? Warum das nicht der Fall ist, was dir das Check-In bringt und wie du es optimal in deine Meetings einbaust erfährst du in diesem Artikel. Was ist ein Check-In Das Check-In ist eine Aktivität, welche am Anfang eines Meetings steht. Sie dient dazu, die Teilnehmer im Meeting ankommen zu lassen und sich auf die kommenden Ereignisse zu fokussieren. Dabei sollte das Check-In relativ zügig, innerhalb von 10 bis 15min durchgeführt werden. Dazu werden in der Regel 1 bis 3 Fragen gestellt, welche die Teilnehmer kurz und knackig beantworten. Beim Check-In werden in der Regel alle Teilnehmer beteiligt, so dass jeder mindestens einmal etwas gesagt und für die Runde beigetragen hat. Ausnahmen: In Veranstaltungen mit vielen Teilnehmer kann es sinnvoll sein, auf Wortmeldungen zu verzichten. Alternativ können alle Teilnehmer die Fragen via Post-It auf einem vorbereiteten Flipchart beantworten. In Remote-Veranstaltungen kann dafür auch der Chat oder ein Whiteboard genutzt werden. Was ist der Mehrwert des Check-In Das Check-In kannst du als Trenner zwischen dem bisherigen Tag (und Erlebten) und den kommenden Ereignissen sehen. Es lässt deine Teilnehmer nicht nur physisch, sondern auch Mental im Meeting ankommen. Zusätzlich kann es auch noch folgende Punkte erfüllen: Es dient dem Socializing in der Gruppe. Gerade in verteilten Teams, die sich nicht häufig sehen, kann das Check-In zum persönlichen Austausch genutzt werden. Was ist los bei den anderen? Wie geht...

Das Backlog Refinement Meeting gehört zu einem der wichtigsten Meetings im Scrum Framework, ist gleichzeitig aber auch eines der unterschätztesten. Warum ist das so? Weil es gleichzeitig eines der anstrengendsten Meetings für alle Beteiligten ist. Wie kannst du als Product Owner oder Scrum Master dieses Meeting also zu deinem Vorteil nutzen? Das erfährst du in diesem Artikel. Was ist ein Backlog Refinement Meeting? Das Backlog Refinement, auch als Backlog Grooming bezeichnet, ist eine gemeinsame Tätigkeit von Product Owner und Entwicklungsteam. Es dient dazu, Items aus dem Backlog, z.B. User Stories, Bugs oder Funktionale Anforderungen, auszuformulieren, zu ergänzen, zusammenzufassen oder auch zu entfernen. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis von dem umzusetzenden Item zu erhalten. Das bedeutet, dass jedem Teilnehmer klar ist: was umgesetzt werden soll,was nicht umgesetzt werden soll,was die Rahmenbedinungen undwas die Akzeptanzkriterien sind Eine gängige Empfehlung ist es, nicht mehr als 10% der verfügbaren Sprintzeit für das Refinement einzusetzen. Im Scrum Guide wurde die 10% Regel inzwischen entfernt. Hier kommt es natürlich auf die Rahmenbedingungen an. Ist das Thema oder das Team noch neu, dann werdet ihr sicherlich mehr Zeit einplanen müssen. Kommt Routine in die Umsetzung und ist der fachliche Rahmen klar, kann es schneller gehen und es wird weniger Zeit benötigt. Vorbereitung des Backlog Refinement Meetings Damit das Meeting ein Erfolg wird, muss es gut vorbereitet werden. Dabei haben sowohl der Product Owner als auch das Team ihren Anteil. Die wichtigste Aufgabe des Product Owners in Hinblick auf das Refinement Meeting, ist ein aufgeräumtes und priorisiertes Backlog. Denn nur die wichtigsten und am höchsten Priorisierten Backlog...

Du willst mit deinem Team einen Blick in die Zukunft werfen? Ein Projekt steht an und du willst die Erwartungen und Sorgen dazu aufnehmen? Dann ist eine Futurespective genau das richtige für dich. Was du mit der Futurespective erreichen kannst und welche Varianten es gibt verrate ich dir im folgenden Artikel. Zielstellung der Futurespective Bei einer Futurespective versuchst du gemeinsam mit deinem Team in die Zukunft zu schauen. Entweder möchtest du eine Vorschau über das kommende Jahr machen oder das Erreichen eines Projektziels besprechen. Die Futurespective soll dir dabei helfen, mögliche Chancen und Risiken, welche auf deinem Weg liegen, zu identifizieren. Analog zur Retrospektive kannst du aus den gefundenen Punkten Maßnahmen und Aktionen ableiten, welche deinem Team für die Zukunft weiterhelfen können. Unterschiede zur Retrospektive Die Retrospektive schaut auf Ergebnisse der Vergangenheit und versucht Verbesserungen für die Zukunft abzuleiten. Das bedeutet, dass dein Team und du aus bereits gemachten Fehlern lernt und versucht, diese in der Zukunft zu vermeiden. Im Gegensatz zur Retrospektive schaut die Futurespective in die Zukunft. Sie versucht mögliche Chancen, Risiken oder Hindernisse zu identifizieren. Dabei ist sehr viel Unsicherheit im Spiel, da es viele Faktoren gibt, auf die dein Team keinen Einfluss hat. Einsatzgebiete der Futurespective Die Futurespective bietet sich immer dann an, wenn du oder dein Team am Anfang einer größeren Aufgabe oder Projekt seit. Mögliche Einsatzgebiete sind: Jahresausblick mit einem Team / einer AbteilungProjektstart oder -kickoffProdukteinführungProzesseinführung im Rahmen des Change ManagementsPlanung und Durchführung eines großen Events Dies sind nur einige Einsatzgebiete, es gibt sicherlich noch viele weitere sinnvolle Möglichkeiten. Wichtig für die Futurespective ist die Fragestellung, welche du beantworten...

Wer ist eigentlich dafür verantwortlich? Das ist nicht meine Aufgabe? Wieso bist du eigentlich auch in diesem Meeting eingeladen? Wenn das Fragen sind, welche du in deinem Team oder Projekt öfters hörst, dann scheinen die Rollen und Verantwortungen nicht genau klar zu sein. Abhilfe kann dir dabei das Role Model Canvas bieten. Ursprünglich von den Kollegen von Visual Braindump entwickelt, ist es heutzutage eine valide Alternative zum bestehenden RACI Matrix Modell. Es ist ebenfalls die perfekte Ergänzung zum Team Canvas, wenn du die Rollen in deinem Team visualisieren und transparent machen willst. Den Role Model Canvas herunterladen Vorteile des Role Model Canvas Ansprechende und schnell verständliche Visualisierung Klare Rollentrennung geringer Organisatorischer Aufwand für einen Workshop viele nützliche Nebeninformationen zur Rolle (Interaktionen, Nicht-Verantwortlichkeit, Unterstützungsbedarfe) Stärkere Bindung des Teams an die vorhandenen Rollen Ergibt in Verbindung mit mehreren Rollen einen guten Gesamtüberblick über Interaktionen und Abhängigkeiten zwischen den Rollen Nachteile und Grenzen des Role Model Canvas Die Felder müssen gegebenenfalls an die Gegebenheiten des Teams angepasst werden Bei der Definition vieler Rollen muss ein langer Zeitraum eingeplant werden Eine gute und erfahrene Moderation ist notwendig Die Rollen werden nur sichtbar gemacht, verantwortlich für das Leben der Rolle ist das Team Mehrwerte gegenüber der RACI Matrix Viele kennen als Abbildungsmöglichkeit von Verantwortungen die RACI Matrix. Die RACI Matrix ist ein sehr formelles Tool, was in der Regel in Excel oder einem ähnlichen Tabellenverarbeitungstool abgebildet wird. Folgende Mehrwerte bietet der Role Model Canvas gegenüber der RACI Matrix: eine ansprechendes und ausdruckbares Rollenbild Übersichtlichkeit besonders bei einer hohen Anzahl an definierten Rollen effizienteres Vorgehen bei der Definition der Rolle mehr Aspekte, welche zu einer Rolle gehören Aufbau...

Schlecht vorbereitete Meetings, fehlende Agenda oder unklares Ziel - mit dieser Vorlage für Meetings und Workshops kann Dir das nicht mehr passieren. Ich nutze diese Vorlage schon sehr lange und setze sie bei allen möglichen Meeting- und Workshopvorbereitungen ein. Sie hilft mir dabei, mich zu fokussieren, das anstehende Meeting zu strukturieren und mich auch mit anderen darüber auszutauschen. Und diesen Mehrwert möchte ich gern mit dir teilen. Warum? Weil ich glaube, dass es dir weiterhelfen kann, deine Meetingvorbereitung zu strukturieren und dabei noch Zeit zu sparen. var ml_webform_5140598 = ml_account('webforms', '5140598', 'a4v1h6', 'load'); ml_webform_5140598('animation', 'fadeIn'); Ich möchte die Meeting/Workshop-Vorlage direkt herunterladen Aufbau der Meetingvorlagen Die Vorlage ist in 4 Blöcke unterteilt Rahmenbedinungen Agenda und Ablauf Aufgabenliste Persönliche Notizen für den Moderator Du kannst dabei alle 4 Bereiche nutzen, hast aber auch die Möglichkeit, nur einzelne Seiten zu nutzen. Die Vorlage ist flexibel gestaltet. Rahmenbedingungen Auf der ersten Seite kannst du die Rahmenbedingungen für dein Meeting oder deinen Workshop festhalten. Im Kopfbereich kannst du den Namen, das Datum und den Zeitrahen der Veranstaltung hinterlegen. Die nächsten vier Quadranten beschäftigen sich mit den Zielen deines Meetings / Workshops den Teilnehmern den notwendigen Materialien und Vorbereitungen sowie den Organisatorischen Punkten Ziele des Meetings Was willst du mit dem Meeting erreichen? Wann bist du mit dem Ergebnis zufrieden? Diese Fragen solltest du dir im Vorfeld des Meetings stellen und notieren. Die so formulierte Zielstellung kannst du dann auch an den Anfang deines Meetings oder Workshops stellen. Das gibt dem ganzen einen Fokus und eine Richtung. Teilnehmerkreis Wer soll im Meeting teilnehmen? Und welche Rolle bzw. welchen Beitrag leisten sie. Hier kannst du...