Die Lean Coffee Methode einfach erklärt

Meetings zum Wissensaustausch oder zur einfachen Diskussion von Themen müssen nicht kompliziert sein - die Lean Coffee Methode bietet ein simples Rezept dafür. Sie ist...
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Was beinhaltet der Moderationskoffer – eine Checkliste

Wenn kein Moderationskoffer im Meetingraum vorhanden ist oder selbiger nur rudimentär gefüllt wurde, dann führt dass in der Regel zu schlechteren oder weniger ergebnisreichen Meetings. Was in einem Moderationskoffer alles enthalten sein sollte und wozu die Dinge genutzt werden können, erfährst du in diesem Artikel. Was ist ein Moderationskoffer? Ein Moderationskoffer, auch als Moderatorenkoffer bezeichnet, ist ein Koffer, in welchem alle Hilfsmittel enthalten sind, welche zur Moderation eines Meetings oder eines Workshops notwendig sind. In der Regel sind das Schreibutensilien wie Stifte, Post-Its oder leere Moderationskarten. Aber auch Artikel zum Kleben und Basteln sollten enthalten sein, da diese eine ideale Unterstützung bei kreativen Methodiken darstellen. Ein gut ausgestatteter Moderationskoffer sollte immer gut gefüllt sein, damit Meetings nicht durch fehlende Utensilien gestört oder aus dem Fluss gebracht werden. Wozu brauche ich einen Moderationskoffer? Der Moderationskoffer unterstützt den Ablauf eines Meetings oder Workshops. In diesem befinden sich alle Werkzeuge, welche im Laufe der Besprechung zur Unterstützung der jeweiligen Methodik notwendig sind. Die Werkzeuge selbst können dabei häufiger (z.B. Moderationskarten, Stifte usw.) oder auch weniger häufig (z.B. Kreidestifte) genutzt werden. Aber sie haben alle eine Bestimmung und unterstützen Dich bei der Durchführung deiner Veranstaltung. Ein nicht vorhandener oder schlecht gefüllter Moderationskoffer verhindert, dass du in deinem Meeting in die richtige Arbeitsstimmung kommst. Es fehlt dann der sogenannte Flow. Du kannst nichts visualisieren, die Teilnehmer können nicht richtig eingebunden werden und am Ende kommen wahrscheinlich auch keine brauchbaren Ergebnisse heraus. Arten von Moderationskoffern Es gibt verschiedene Arten von Moderationskoffern, die je nach Anwendungsgebiet unterschiedlich groß und auch anders aufgebaut sein können. Grundsätzlich kann...

Meetingergebnisse langfristig verfolgen mit einem Maßnahmenplan

Du willst die erarbeiteten Ergebnisse und Aufgaben deines Meetings oder Workshops langfristig nachhalten? Ihr habt sehr viele Punkte herausgearbeitet, welche von verschiedenen Personen weiterverfolgt werden sollen? Dann ist ein Maßnahmenplan das richtige Mittel der Wahl für dich. (function(w,d,e,u,f,l,n){w=w||function(){(w.q=w.q||) .push(arguments);},l=d.createElement(e),l.async=1,l.src=u, n=d.getElementsByTagName(e),n.parentNode.insertBefore(l,n);}) (window,document,'script','https://assets.mailerlite.com/js/universal.js','ml'); ml('account', '199113'); Ich möchte die Vorlage für den Maßnahmenplan sofort herunterladen Was ist ein Maßnahmenplan? Ein Maßnahmenplan ist eine Art Todo-Liste für eine größere Gruppe von Beteiligten. Der Fokus liegt dabei auf einer übersichtlichen Darstellung der konkret umzusetzenden Aufgaben und Maßnahmen. Zusätzlich ist hinterlegt, bis zu welchem Zeitpunkt ein Ergebnis vorliegen soll und wer für die Maßnahme verantwortlich ist. Aufbau eines Maßnahmenplans Der Maßnahmenplan sollte übersichtlich und auf den ersten Blick erfassbar sein. Enthalten sein sollten: die Ursache und/oder Problembenennung die vereinbarten Maßnahmen der Umsetzungszeitraum oder das Enddatum der Maßnahme der Verantwortliche für die Maßnahme das Ergebnis der Maßnahme Sind die Maßnahmen zu komplex, dann können diese als Unterpunkte auch in kleinere Maßnahmen aufgeteilt werden. Einsatzmöglichkeiten für einen Maßnahmenplan Der Maßnahmenplan ist immer dann sinnvoll, wenn im Nachgang eines Meetings oder Workshops ein langfristiger Plan umgesetzt oder ein großes Ziel erreicht werden soll. Konkret bedeutet das, dass alle Schritte, welche zur Planumsetzung oder Zielerreichung notwendig sind. Somit ist der Maßnahmenplan in folgenden Bereichen sehr gut einsetzbar: Projektmanagement Umsetzung von OKRs Changemanagement Den beteiligten bietet sie damit eine gute Übersicht, was bis wann erledigt werden muss und wer der Ansprechpartner ist. Auch für das Management oder Außenstehende des Projekts schafft ein Maßnahmenplan Transparenz und Vertrauen. Er ist leicht nachvollziehbar und stellt bei guter Pflege immer...

Meetings und Workshops professionell vorbereiten

Ein Meeting vorzubereiten ist häufig aufwendiger als die anschließende Durchführung des selbigen. Aber, wie in vielen anderen Bereichen auch, trägt eine gute Vorbereitung wesentlich zum Erfolg des Meetings bei. Was du für eine gute Meeting- und Workshopvorbereitung beachten musst und welche Fragen du dir stellen solltest, verrate ich Dir in folgendem Beitrag. Die Vorbereitung vor der Vorbereitung Bevor du ein Meeting planst und deine wertvolle Zeit in die Vorbereitung steckts, solltest du dir folgende Frage stellen: Welches Ziel verfolge ich mit diesem Meeting? Oder anders gesagt: Was soll sich nach dem Meeting gegenüber vorher verändert haben. An Hand dieser Zielstellung kannst du dich dann weiter an das Meeting herantasten. Folgende Leitfragen können dir dabei helfen: Ist ein Meeting notwendig, um das gesetzte Ziel zu erreichen? Gibt es alternative Formate?Wie relevant ist das Thema und die Zielstellung für die Teilnehmer? Welchen Mehrwert können diese Teilnehmer für das Erreichen des Ziels beitragen?Welche Rolle spielt die Akzeptanz der Ergebnisse durch die Teilnehmer / Abteilung / Firma ...?Steht der Aufwand im Verhältnis zum Ziel des Meetings? Wenn du diese Fragen für dich beantworten kannst und ein Meeting weiterhin gerechtfertigt ist, kannst du mit der Vorbereitung fortfahren. Der Anlass des Meetings Es gibt verschiedene Anlässe, weshalb ein Meeting oder eine Besprechung angesetzt wird. Abhängig vom Anlass sind unterschiedliche Vorüberlegungen notwendig. Im Folgenden sind einige Anlässe und die notwendigen Vorüberlegungen aufgeführt. Informatives Meeting Informative Meetings dienen dem reinen Informationsaustausch. Es sollen keine Entscheidungen getroffen oder kreativ Themen erarbeitet werden. Ziele eines solchen Meetings sind z.B.: Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand bringenFragen zu einem Thema klärenVorstellung eines Neuerung oder eines Arbeitsprozesses Deshalb...

Mittels Check-In Meetings fokussiert beginnen

Ist ein Check-In für ein Meeting notwendig oder nicht? Häufig hört man letzteres. Wozu soll ich 10 oder 15 Minuten meiner Meetingzeit damit verschwenden? Nur damit kurz über privates und belangloses gesprochen wird? Warum das nicht der Fall ist, was dir das Check-In bringt und wie du es optimal in deine Meetings einbaust erfährst du in diesem Artikel. Was ist ein Check-In Das Check-In ist eine Aktivität, welche am Anfang eines Meetings steht. Sie dient dazu, die Teilnehmer im Meeting ankommen zu lassen und sich auf die kommenden Ereignisse zu fokussieren. Dabei sollte das Check-In relativ zügig, innerhalb von 10 bis 15min durchgeführt werden. Dazu werden in der Regel 1 bis 3 Fragen gestellt, welche die Teilnehmer kurz und knackig beantworten. Beim Check-In werden in der Regel alle Teilnehmer beteiligt, so dass jeder mindestens einmal etwas gesagt und für die Runde beigetragen hat. Ausnahmen: In Veranstaltungen mit vielen Teilnehmer kann es sinnvoll sein, auf Wortmeldungen zu verzichten. Alternativ können alle Teilnehmer die Fragen via Post-It auf einem vorbereiteten Flipchart beantworten. In Remote-Veranstaltungen kann dafür auch der Chat oder ein Whiteboard genutzt werden. Was ist der Mehrwert des Check-In Das Check-In kannst du als Trenner zwischen dem bisherigen Tag (und Erlebten) und den kommenden Ereignissen sehen. Es lässt deine Teilnehmer nicht nur physisch, sondern auch Mental im Meeting ankommen. Zusätzlich kann es auch noch folgende Punkte erfüllen: Es dient dem Socializing in der Gruppe. Gerade in verteilten Teams, die sich nicht häufig sehen, kann das Check-In zum persönlichen Austausch genutzt werden. Was ist los bei den anderen? Wie geht...

Das Backlog Refinement Meeting effizient durchführen

Das Backlog Refinement Meeting gehört zu einem der wichtigsten Meetings im Scrum Framework, ist gleichzeitig aber auch eines der unterschätztesten. Warum ist das so? Weil es gleichzeitig eines der anstrengendsten Meetings für alle Beteiligten ist. Wie kannst du als Product Owner oder Scrum Master dieses Meeting also zu deinem Vorteil nutzen? Das erfährst du in diesem Artikel. Was ist ein Backlog Refinement Meeting? Das Backlog Refinement, auch als Backlog Grooming bezeichnet, ist eine gemeinsame Tätigkeit von Product Owner und Entwicklungsteam. Es dient dazu, Items aus dem Backlog, z.B. User Stories, Bugs oder Funktionale Anforderungen, auszuformulieren, zu ergänzen, zusammenzufassen oder auch zu entfernen. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis von dem umzusetzenden Item zu erhalten. Das bedeutet, dass jedem Teilnehmer klar ist: was umgesetzt werden soll,was nicht umgesetzt werden soll,was die Rahmenbedinungen undwas die Akzeptanzkriterien sind Eine gängige Empfehlung ist es, nicht mehr als 10% der verfügbaren Sprintzeit für das Refinement einzusetzen. Im Scrum Guide wurde die 10% Regel inzwischen entfernt. Hier kommt es natürlich auf die Rahmenbedingungen an. Ist das Thema oder das Team noch neu, dann werdet ihr sicherlich mehr Zeit einplanen müssen. Kommt Routine in die Umsetzung und ist der fachliche Rahmen klar, kann es schneller gehen und es wird weniger Zeit benötigt. Vorbereitung des Backlog Refinement Meetings Damit das Meeting ein Erfolg wird, muss es gut vorbereitet werden. Dabei haben sowohl der Product Owner als auch das Team ihren Anteil. Die wichtigste Aufgabe des Product Owners in Hinblick auf das Refinement Meeting, ist ein aufgeräumtes und priorisiertes Backlog. Denn nur die wichtigsten und am höchsten Priorisierten Backlog...

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