Meetings zum Wissensaustausch oder zur einfachen Diskussion von Themen müssen nicht kompliziert sein – die Lean Coffee Methode bietet ein simples Rezept dafür.
Sie ist einfach zu verstehen, in vielen Bereichen einsetzbar und kommt ohne verschwenderisches Beiwerk daher.
Wie du die Lean Coffee Methode für deine Zwecke nutzen kannst, erfährst du in diesem Artikel.
Was ist die Lean Coffee Methode
Der Begriff Lean Coffee kommt aus dem Lean Thinking und wurde ab 2009 von den Agilen Coaches Jeremy Lightsmith und Jim Bensen verbreitet. Es sollte ein Meetingformat sein, welches die Lean Prinzipien
- Vermeidung von Verschwendung
- Eigenverantwortung
- Ständiges Lernen und
- den Blick fürs Ganze
umsetzt. Dies sollte kombiniert werden mit einer lockeren Kaffeehaus Atmosphäre – also dem Coffee.
Dieses Format schafft eine offene, inkludierende Meetingkultur, welche den Fokus auf gegenseitigen Austausch und Lernen legt.
Es folgt den Interessen der Teilnehmer, wodurch alle auch einen Mehrwert von dieser Meetingform haben.
Einsatzmöglichkeiten der Lean Coffee Methode
Die Einsatzmöglichkeiten der Lean Coffee Methode sind sehr vielfältig. Überall dort, wo verschiedene Themen zur Sprache kommen, es keine oder nur lose Agenda gibt und die Teilnehmer selbst für die Priorisierung sorgen, ist diese Methode anwendbar.
Im folgenden 3 Beispiele für die Einsatzmöglichkeiten.
Teammeetings und Jour Fixe
Die Lean Coffee Methode kann hier eingesetzt werden, falls es keine feste Agenda gibt oder nur einzelne Agendapunkte vorgegeben sind. Häufig gibt es einen Punkt Sonstiges auf der Agenda.
Im Teammeeting oder Jour Fixe kann dazu an den Anfang der Punkt Agendaerstellung gesetzt werden. Die Teilnehmer sollten ihre Themenpunkte inkl. etwaiger Dauer im Vorfeld sammeln. Damit verschwendest du keine wertvolle Meetingzeit.
Die Themen werden an Hand der Wichtigkeit und dem verfügbaren Zeitbudget priorisiert und dann abgearbeitet. Wichtig ist, dass eine Person auf das Timeboxing achtet, damit spätere Themen nicht hinten runterfallen.
Alle Themen die nicht behandelt werden können am Ende entweder in einen separaten Termin oder ins Folgemeeting verschoben werden.
Retrospektiven
Die Retrospektive ist sehr gut geeignet für das Lean Coffee Format. Vor allem, wenn man ein spezielles Thema hat, welches diskutiert und verbessert werden soll.
Dabei wird zu Beginn die Problematik vom Moderator erläutert. Danach können alle ihre Ideen oder auch Problempunkte einbringen. Bevor es zur Priorisierung kommt, kannst du als Moderator auch eine Clusterung der Themen machen.
Danach werden die Themen der Reihe nach besprochen und mit Aktionen versehen. Achte darauf, dass hinter jeder Aktion auch ein Verantwortlicher und ein Datum steht.
Wissensaustausch
Der Klassiker der Lean Coffee Methode ist der Wissensaustausch. Es wird ein Oberthema vorgegeben, über welches man sprechen will, danach können alle ihre Wunschthemen einbringen.
Die Themen werden an Hand des Interesses der Teilnehmer priorisiert. Danach werden die Themen der Reihenfolge nach besprochen.
Vor- und Nachteile der Lean Coffee Methode
Wie jede Methode hat auch das Lean Coffee seine Vor- und Nachteile.
Vorteile Lean Coffee
- sehr schnell zu verstehen
- wenig Vorbereitung notwendig
- bietet in der Regel einen Mehrwert für alle Teilnehmer
- kurzes Format zum Austausch von Wissen
- Diskussionen auf Augenhöhe
- Fördert die Eigenverantwortung der Teilnehmer
Nachteile Lean Coffee
- Themen sind vorher nicht beeinflussbar
- es muss kein zwingendes Ergebnis am Ende einer Diskussion herauskommen
- stark Abhängig vom Input der Teilnehmer
- nicht unbedingt für Entscheidungen geeignetes Format
Ablauf der Lean Coffee Methode
Die Lean Coffee Methode zeichnet sich durch ihre Einfachheit aus. Sie besteht aus 3 aufeinander aufbauenden Schritten
- Themen sammeln – 5-10 Minuten
- Themen priorisieren – 5 Minuten
- Themen nacheinander abarbeiten – je Thema 10-20 Minuten
Vorbereitung
Für die Lean Coffee Methode brauchst du nur wenige Sachen. Führst du es in Präsenz durch, dann benötigst du
- ein Besprechungsthema, welches weiter oder enger gefasst werden kann
- ein Flipchart oder Whiteboard mit 3 Spalten – „Zum besprechen“ , „In Besprechung“ und „Besprochen“
- Post-Its und
- Stifte
In der Onlinevariante reicht ein einfaches Whiteboard. Falls du noch ein geeignetes suchst, kannst du hier fündig werden.
Durchführung
Das Lean Coffee besteht aus 3 wesentlichen Schritten:
- Themen sammeln
- Themen priorisieren und
- Themen besprechen
Themen sammeln – 5 bis 10 Minuten
Als Moderator stellst du kurz das Oberthema vor. Je nachdem, wie groß das Themenspektrum sein soll, kannst du das Oberthema sehr weit fassen oder sehr speziell formulieren.
Alle Teilnehmer sollen ihre Themen auf die PostIts schreiben und an das Board pinnen.
Themen priorisieren – 5 bis 10 Minuten
Die Teilnehmer können ihre Themenpunkte kurz vorstellen – Rückfragen sind erlaubt. Danach kannst du mittels Dot-Voting eine Priorisierung durchführen.
Im Board kannst du dann die „Zu besprechen“ Spalte entsprechend sortieren.
Themen besprechen – 15 Minuten pro Thema – Timeboxed
Jetzt beginn der inhaltliche Teil. Das oberste Thema wird auf die Spalte „In Besprechung“ geschoben und die Diskussion beginnt. Wichtig dabei ist, auf das Timeboxing zu achten, damit man nicht aus der Zeit läuft.
Am Ende der Zeit kann der Moderator kurz nachfragen, ob das Thema weiterbesprochen werden soll oder zum nächsten Thema übergegangen wird. In letzterem Fall wird die Themenkarte in die Spalte „Besprochen“ verschoben.
Falls aus den Diskussionen noch konkrete Aktionen abgeleitet werden, kann man auf dem Board einen extra Bereich „Aktionen“ anlegen und dort die Aktionen mit dem jeweiligen Verantwortlichen hinterlegen.
Nachbereitung
Die Teilnehmergruppe muss am Ende des Meetings entscheiden, was sie mit den nicht besprochenen Themen macht. Entweder macht man einen Folgetermin oder verzichtet auf die Diskussion dazu.
Falls Aktionen besprochen wurden, dann sollte dies am Ende nochmal an alle Verantwortlichen geteilt werden, so dass die Aktionen nicht untergehen. In einen Scrum Team kann man diese zum Beispiel ins Backlog übernehmen und so in den nächsten Sprint einplanen.
Die Dokumentation des Meetings kann, falls gewünscht oder notwendig, als Fotoprotokoll erfolgen.
Lean Coffee Methode Online durchführen
Die Lean Coffee Methode lässt sich sehr einfach Online durchführen. Es reicht ein einfaches Online Whiteboard aus, welches man während des Meetings teilt.
Auf diesem Board kann man schnell eine Tabelle mit den 3 Spalten – „Zu besprechen“, „in Besprechung“ und „Besprochen“ anlegen. Post-Its und eine Voting-Funktion ist in der Regel auch vorhanden.
Der Vorteil dieser Variante ist, dass man die Dokumentation des Meetings gleich mit erhält.
Tipps zur Lean Coffee Methode
Ausstattung bei Vor-Ort Meetings prüfen
Wenn du das Lean Coffee in Präsenz durchführst, solltest du sicherstellen, dass Vor-Ort im gewählten Meetingraum alle notwendigen Utensilien – Flipchart / Whiteboard, PostIts und Stifte vorhanden sind.
Ein gut gefüllter Moderationskoffer ist indem Fall sehr hilfreich.
Timeboxing nutzen
Als Moderator solltest du beim diskutieren der Themen unbedingt auf das Timeboxing achten. Diskussionen können schnell aus dem Ruder laufen. Ob ein Thema weiterbesprochen werden soll, kannst du immer am Ende der Timebox von den Teilnehmern erfragen.
Themen vorher sammeln
Um den Part „Themen sammeln“ zu optimieren, kannst du die Teilnehmer auch bitten, die Themen schon im Vorfeld auf Post-Its zu schreiben oder im Online-Whiteboard zu hinterlegen. Damit kann das Meeting gleich mit der Vorstellung und Priorisierung der Themen beginnen.
Falls Teilnehmern spontan noch Themen einfallen, dann können sie diese gern auch noch dazunehmen.
Zum weiterlesen:
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