Moderationstechniken und -verfahren können dir in vielen Meeting und Workshopsituationen weiterhelfen. Sie geben einen Rahmen und eine Vorgehensweise vor. Im Folgenden erhältst du einen Überblick über eine Reihe schnell nutzbarer und universell einsetzbarer Moderationstechniken.
Was sind Moderationstechniken?
Moderationstechniken sind Verfahren und Methodiken, welche du als Moderator in deinen Meetings oder Workshops anwenden kannst.
Sie haben verschiedene Zielstellungen wie z.B.:
- Abfragen in der Gruppe,
- Diskussionen zielgerichtet durchführen,
- Fragestellungen an die Teilnehmer richten oder
- gemeinsam Ideen generieren
Manche Verfahren sind allgemeingültig und können in allen Meetings und Workshops verwendet werden. Andere wiederum sind nur in speziellen Veranstaltungen relevant und nutzbar.
Wiederverwendbare Moderationstechniken
Wiederverwendbare Verfahren sind Methodiken, welche du in (fast) allen Meetings und Workshops verwenden kannst.
Systemische Einführung
Wenn du ein Verfahren in eine Gruppe bringst, welches noch nicht bekannt ist, dann musst du dieses entsprechend einführen. Jeder Teilnehmer sollte verstehen, warum die Methode in diesem Moment die richtige ist.
Andernfalls kann es dazu führen, dass die Methodik falsch ausgeführt oder auch abgelehnt wird. Dies führt zu Frust und schlechteren Meetingergebnissen.
Folgende Punkte solltest du beachten:
- Begründe, warum die Methode verwendet werden soll
- Was ist das Ziel der Methode
- Wie ist der Ablauf der Methode, welche Einzelschritte werden durchlaufen
- Wie viel Zeit wird die Methode in Anspruch nehmen
- Was ist die konkrete Arbeitsaufgabe, was soll erreicht werden und wie hilft die Methode dabei
Stelle dabei sicher, dass alle Anwesenden die Vorgehensweise verstanden haben.
Wichtig ist, dass du dir am Ende das Einverständnis der Teilnehmer holst, die Methode wie vorgestellt anzuwenden. Andernfalls kann es zu Widerständen innerhalb der Gruppe kommen.
Arbeitsfragen
Arbeitsfragen kommen immer dann zum Einsatz, wenn die Gruppe aktiv etwas tun oder erarbeiten muss.
In der Regel beinhalten die Fragen Aufforderungen etwas zu tun, wie zum Beispiel:
- „Was verstehen Sie unter …“ – um danach Karten oder PostIts zu beschriften
- „Wie bewerten Sie …“ – zur Erstellung eines Meinungs- oder Stimmungsbildes
- „Welches Thema sollen wir als nächstes besprechen? – zur Priorisierung von Punkten
- „Auf einer Skala von 1 bis 10 – wie würden Sie den Vorschlag bewerten?“ – zur Bewertung von Ideen oder Vorschlägen
Als Moderator kannst du über die Art der Frage die darauffolgenden Diskussionen oder Arbeitsschritte steuern.
Arbeitsfragen können sehr allgemein und offen gestellt werden.
Beispiel aus der Retrospektive: „Was lief gut in unserem letzten Sprint, was lief nicht so gut?“
Damit erweiterst du das Antwortspektrum enorm.
Das kann im Gegensatz auch dazu führen, dass die Antworten für die Zielerreichung des Arbeitsschritts teilweise unbrauchbar sind.
Arbeitsfragen können auch sehr speziell gestellt werden.
Beispiel aus der Retrospektive: „Wie können wir dafür sorgen, dass wir unser Commitment des Sprints besser erreichen?“
Damit erzeugst du automatisch nur Antworten, welche auf das gewünschte Arbeitsthema einzahlen.
Nachteil dieser Variante kann sein, dass die Antworten kaum neue oder auch kreative Anregungen erzeugen. Somit reduzierst du automatisch das mögliche Ergebnispotenzial des Arbeitsschritts.
Was folgt daraus?
Arbeitsfragen sollten:
- gut durchdacht und sehr sorgfältig formuliert werden.
- in ihrer Absicht immer die Zielstellung des Arbeitsschritts verfolgen.
- eindeutig formuliert sein
- Einzelfragen enthalten, keine Doppel oder Dreifachfragen.
- die Persektive der Gruppe einnehmen
Als Moderator solltest du:
- die Arbeitsfragen eher enger als weiter stellen. Im Zweifel kannst du in einem weiteren Schritt die fehlende Komplexität hinzufügen. Das ist einfacher als unter Zeitdruck Komplexität rauszunehmen.
- die Arbeitsfragen vorher in Gedanken noch einmal durchgehen. Versuche dabei die Perspektive der Teilnehmer einzunehmen. Welche Art von Antwort werden sie an Hand der Frage geben? Könnte es Rückfragen oder Unklarheiten geben?
- offene Fragestellungen nutzen. Also W-Fragen wie z.B. „Was …“, „Wie …“, „Welche …“.
Moderationszyklus
Ein bewährtes und einfach verständliches Grundgerüst für einen Meeting- oder Workshopablauf kann dir viel Arbeit abnehmen. Der Moderationszyklus bietet dir dieses Gerüst.
Du kannst ihn für verschiedene Situationen und Bereiche anwenden. Er ist leicht zu merken. Und du kannst daraus schnell eine Agenda ableiten.
Der Moderationszyklus besteht aus 6 Schritten:
- Einstieg ins Thema / in die Arbeitsfrage
- Sammeln von Punkten
- Auswahl bzw. Priorisierung der zu bearbeiteten Punkten
- Bearbeitung der Punkte
- Planung der resultierenden Aufgaben
- Abschluss des Themas
Diese Abfolge kannst du sowohl für ein ganzes Meeting oder auch nur Teile eines Workshops nutzen.
Eine detaillierte Beschreibung des Moderationszyklus findest du hier.
Moderationstechniken für den Meetingbeginn
Moderationstechniken für den Einstieg in ein Meeting oder einen Workshop dienen dem idealen Start in die Veranstaltung.
Stimmungsabfrage
Stimmungsabfragen sind ein einfaches und schnell durchzuführendes Mittel, um die Stimmung der Gruppe zu ermitteln. Sie sollte direkt am Beginn des Meetings stattfinden.
Sinn und Zweck der Stimmungsabfrage ist es, die emotionale Haltung deiner Teilnehmer zu erfragen. Denn diese wirkt sich direkt auf den Verlauf des Meetings aus.
Ist ein Teilnehmer gestresst, weil er gerade viel zu tun hat und das Meeting eher als Zeitverschwendung sieht. Oder ein anderer teilnahmslos, weil er die letzte Nacht dank Baby wenig geschlafen hat.
Das kannst du über eine Stimmungsabfrage herausfinden.
Und danach entsprechend handeln bzw. darauf eingehen.
Abfragevarianten
Die Abfrage kannst du in verschiedenster Weise durchführen, zum Beispiel als
- einfache Frage zum Beantworten – „Wie geht es dir heute?“
- Auswahl von Bildern – „Welches Bild entspricht deiner Stimmung?“
- Auswahl von Gefühlen – „Welche 3 Gefühle spiegeln deine aktuelle Situation wieder?“
- Abfrage einer Skala – „Auf einer Skala von 1 bis 10 – …“
Eine ausführlichen Artikel zum Thema Stimmungsabfragen findest du hier.
Check-In
Das Check-In ist ein kurze Aktivität am Beginn eines Meetings. Es dient dazu, die Teilnehmer ankommen zu lassen und den Fokus auf die vorausliegende Veranstaltung zu richten.
Ein gutes Check-In dauert in der Regel nicht länger als 10-15min. In der Regel wird eine Frage durch den Moderator gestellt und diese wird von den Teilnehmern kurz beantwortet.
Über die Frage(n) kannst du als Moderator mehrere Dinge erreiche. Du kannst
- sich die Teilnehmer kennen lernen lassen
- die Erwartung und Motivation der Mitarbeiter abfragen oder
- bei Online Meetings einen Technik-Check durchführen.
Gut eingesetzt, bringt es also jedem Meeting einen großen Mehrwert.
Ablauf des Check-Ins
- Der Moderator stellt die Fragestellung vor
- Der Moderator definiert die Reihenfolge der Beantwortung
- Alle Teilnehmer antworten kurz und knapp auf die gestellte Frage
- Der Moderator bedankt sich kurz bei den Teilnehmern und fährt mit der Agenda fort
Warm-Ups
Warm-Ups werden häufig mit einem Check-In verbunden.
Sie können für verschiedene Zwecke genutzt werden, wie zum Beispiel:
- zur Auflockerung der Atmosphäre,
- zum Kennenlernen,
- als Energizer für die Teilnehmer oder
- zur Teambildung.
Im Gegensatz zum Check-In kann das Warm-Up zu verschiedene Phasen im Meeting oder Workshop eingesetzt werden. So wird es häufig neben dem Beginn auch nach Pausen oder zwischen 2 Themenblöcken eingesetzt.
Als Moderator solltest du beachten, dass es wesentliche Unterschiede zwischen Warm-Ups in einem Präsenzmeeting oder einem Online Meeting gibt.
Zum Beispiel kannst du Bewegungs- oder Non-Verbale Übungen eher in Präsenzmeetings einsetzen. Das Sammeln von Bildern oder Emojies passt dagegen eher in Online-Meetings.
Viele Inspirationen für Warm-Up Spiele speziell für Online Meetings kannst du hier finden.
Moderationstechniken für spezielle Meeting- und Workshopsituationen
Spezielle Moderationstechniken sind Methodiken, welche nur in bestimmten Situationen oder für bestimmte Zielstellung zum Einsatz kommen.
Ein-Punkt Abfrage
Ein-Punkt Abfragen dienen der einfachen und schnellen Momentaufnahme. Meist wird diese Abfrage am Beginn oder Ende eines Meetings eingesetzt.
Du kannst sie nutzen zur Abfrage
- der Meinung,
- der Stimmung,
- einer Haltung,
- von Erwartungen oder
- Einschätzungen.
Als Moderator ist die Methode ein gutes Einstiegsinstrument. Du kannst damit
- einen ersten, eher oberflächlichen Kontakt mit dem Thema schaffen.
- eine erste Themen- oder Problemorientierung schaffen.
- versteckte Interessen der Teilnehmer sichtbar machen und
- die Stimmung der Gruppe bewusst machen.
Ablauf (Zeit 10-30min)
- Sinn und Zweck sowie Konsequenzen der Abfrage erklären
- die Arbeitsfrage und ein Ein- oder Zweidimensionales Antwortraster vorstellen
- die Dimensionen auf dem Antwortraster erklären
- Klebepunkt oder Stift verteilen
- Jeder Teilnehmer kann seinen Punkt auf dem Antwortraster verteilen
- das Ergebnisbild kurz besprechen
- Fragemöglichkeiten
- „Möchte jemand etwas zu seinem Punkt sagen?“
- „Wie stellt sich das Ergebnis für Sie dar?“
- „Was drücken diese Punkte für sie aus?“
- Fragemöglichkeiten
- Dokumentation der Antworten
- Abfrage möglicher Konsequenzen aus dem Bild für den weiteren Verlauf des Meetings
Blitzlicht Methode
Die Blitzlichtmethode ist eine Moderationstechnik, mit welcher du als Moderator ein spontanes, subjektives und aktuelles Feedback der Teilnehmer erhalten willst.
Es macht die aktuelle Stimmung sowie die individuellen Bedürfnisse, Wünsche, Gedanken und Gefühle der Einzelnen transparent.
Ablauf
- Als Moderator stellst du Ziel und Zweck der Blitzlichtmethode vor. Erkläre, warum du zum jetzigen Zeitpunkt und im aktuellen Arbeitsschritt diese Moderationstechnik einsetzen willst. Beispiel: „Ich möchte mit Euch ein Blitzlicht machen, um ein aktuelles Stimmungsbild der Gruppe zu erhalten“
- Du stellst formulierst und stellst eine Frage an die Teilnehmer. Diese sollen ihre persönliche Meinung und Sicht auf die Frage darstellen.
- Ein Teilnehmer beginnt mit einer kurzen Aussage zur Frage, danach schließen sich die anderen an
- Nach dem Blitzlicht muss es zu keiner inhaltlichen Diskussion kommen, das Gesagte bleibt im Raum stehen. Als Moderator kannst du aber Fragen, ob es aus der Blitzlichtrunde irgendwelche Konsequenzen für den weiteren Verlauf gibt.
Anregungen und Empfehlungen zur Methode
- als Moderator musst du entscheiden, ob du am Blitzlicht teilnimmst. Wichtig: Geht es um den Prozess im Meeting, dann bist du Teil davon und kannst deine Meinung beisteuern. Geht es um inhaltliche Themen, solltest du neutral bleiben und kein Feedback geben.
- achte darauf, dass jeder Teilnehmer nur über sich selbst spricht, nicht über andere.
- das Blitzlicht ist eine Momentaufnahme. Eine Diskussion über das gesagte findet nicht statt.
Karten-Antwort Verfahren – die Kartenabfrage
Das Karten-Antwort Verfahren – auch Kartenabfrage genannt – ist eine Möglichkeit – anonym über das beschriften von Karten – Ideen, Meinungen, Erwartungen, Lösungsansätze oder wichtige Themen zu sammeln.
Die Karten werden dazu von den Teilnehmern geschrieben und danach an den Moderator weitergegeben. Dieser stellt die Karten dann vor. Somit bleibt verborgen, von wem die Karte kommt.
Ablauf:
- Als Moderator erläuterst du Sinn und Zweck des Verfahrens.
- Du stellst die Aufgabenstellung vor. Diese sollte für alle Teilnehmer sichtbar sein, z.B. an einem Flipchart.
- Die Teilnehmer erhalten eine gewisse Zeit, um Karten zur Aufgabenstellung zu formulieren.
- Als Moderator sammelst du die Karten ein und liest sie nacheinander vor.
- Die Teilnehmer können im Anschluss entscheiden, welche Karten zusammengehören. Als Moderator kannst du dann diese Karten clustern.
Anregungen und Empfehlungen zur Methode
- nach dem Vorstellen der Karten solltest du diese idealerweise an einer Metaplanwand befestigen. Damit können sie später schneller geclustert werden
- du kannst bereits beim Vorstellen der Karte die Teilnehmer fragen ob sie zu einem bestehenden Cluster gehört
- je nach Teilnehmeranzahl können auch alle Teilnehmer oder gewählte Vertreter der Gruppe das Clustern übernehmen
- den Clustern sollten aussagekräftige Titel gegeben werden, mit denen man später weiterarbeiten kann
- das umordnen von Karten ist jederzeit möglich, falls die Gruppe der Meinung ist, dass die Karte woanders besser passt
- wenn es größere Diskussionen um die Zuordnung einer Karte gibt, kann diese auch geteilt werden
Einen detaillierteren Einblick zur Kartenabfrage bekommst du hier.
Brainwriting
Das Brainwriting dient analog dem Brainstorming dem Sammeln von Ideen und Informationen bezogen auf eine Arbeitsfrage.
Im Gegensatz zum Brainstorming erfolgt das Brainwriting still. Die Teilnehmer schreiben ihre Punkte auf Karten oder PostIts. Am Ende einer vorgegeben Zeit stellen die Teilnehmer die Punkte vor. Das unterscheidet diese Methodik vom Karten-Antwort Verfahren.
Ablauf:
- Vorstellung der Arbeitsfrage
- Stille Erarbeitung der Ideen / Punkte
- Vorstellung der Punkte
- Gruppieren und Priorisieren der Punkte
- Weiterbearbeitung der Punkte
Wie mit den Punkten weiter gearbeitet wird, hängt von den Zielen und der verfügbaren Zeit ab.
Du kannst in Kleingruppen oder in der gesamten Gruppe weiterarbeiten. Nicht relevante Punkte können ebenfalls in den Themenspeicher verschoben werden.
Vorteile der Methode:
- es kommt zu keiner gegenseitigen Beeinflussung der Teilnehmer
- auch stille und in offener Diskussion zurückhaltende Teilnehmer kommen zu Wort
- Hierarchien oder Autoritätsprobleme können bei anonymer Vorstellung der Karten umgangen werden
Eine detailliertere Beschreibung zum Brainwriting findest du hier.
Themen- und Fragenspeicher
Der Themen oder Fragenspeicher ist ein ideales Instrument, um Punkte zu sammeln, die wichtig für die Teilnehmer sind, aber zum aktuellen Diskussionspunkt nichts beitragen.
Indem du diese Punkte separat aufnimmst und dokumentierst, zeigst du ggü. dem Teilnehmer, der den Punkt aufbringt, dass
- du seinen Einwurf wertschätzt,
- du die Wichtigkeit des Themas erkennst und
- dieser Punkt nicht vergessen wird
Du machst gleichzeitig deutlich, dass der Punkt zum jetzigen Zeitpunkt nicht diskutiert wird. Dadurch behältst du den Fokus und verhinderst ein abdriften in Nebenthemen.
Wichtig: Am Ende des Meetings solltest du dir Zeit blocken, um noch einmal über den Themen und Fragenspeicher zu gehen. Für alle Punkte sollte geklärt werden ob:
- das Thema noch relevant ist – es wird ein Verantwortlicher zugeordnet
- das Thema beantwortet wurde – kurz nochmal in Erinnerung rufen, wann dies geschah
- das Thema nicht mehr relevant ist – gern aus der Liste streichen
Eine detailliertere Beschreibung des Fragenspeichers findest du hier.
Maßnahmenplan
Um Ergebnisse eines Meetings oder eines Workshops langfristig nachzuhalten, ist ein Maßnahmenplan von großem Mehrwert. Er hilft dir dabei, während des Meetings genau festzuhalten:
- was zu tun ist
- wer es tun soll
- bis wann es erledigt werden soll und
- wie der Ergebnisfortschritt gemessen wird.
Die Methodik hat sich über Jahrzehnte bewährt, da es einfach verständliche und übersichtlich ist.
Maßnahmenpläne können:
- nach dem Meeting gut an alle Teilnehmer und relevanten Personen weitergeleitet werden
- in Folgemeetings durchgegangen und abgehakt werden.
- ausgedruckt und an die Wand gehangen werden.
Mehr zu Maßnahmenplänen und passende Vorlagen in Excel, Word und PDF findet ihr hier.
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