Das Sammeln von Feedback ist entscheidend, um wertvolle Einblicke zu erhalten und die Qualität deiner Meetings und Workshops zu verbessern.
Im Folgenden möchte ich dir einen Überblick über verschiedene Feedbacksammelmethoden geben, welche du entweder zur Verbesserung für dich oder für die Zielerreichung im Meeting bzw. Workshop nutzen kannst.
Warum du in Feedback in Meetings und Workshops sammeln solltest
Feedback kann für dich selbst als auch für deine Teilnehmer ein wertvoller Spiegel sein. Hier sind 5 Gründe, warum das so ist.
Kontinuierliche Verbesserung deines Meetings oder Workshops
Feedback bietet dir wertvolle Einblicke in die Effektivität deiner Meetings und Workshops. Es ermöglicht, Stärken zu verstärken und Schwächen zu identifizieren, um zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.
Durch das Sammeln von Rückmeldungen kannst du ineffiziente Prozesse oder Inhalte erkennen und anpassen, um die Produktivität und Relevanz zu steigern.
Zusätzlich fördert es eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der Meetings und Workshops stets angepasst werden, um den Bedürfnissen und Erwartungen der Teilnehmer gerecht zu werden.
Fördere Beteiligung und Teilnehmerzufriedenheit
Feedback gibt den Teilnehmern eine aktive Rolle und das Gefühl, dass ihre Meinung wertgeschätzt wird, was wiederum die Beteiligung und Engagement steigert.
Wenn Teilnehmer wissen, dass ihre Rückmeldungen berücksichtigt werden, sind sie motivierter, aktiv und konstruktiv an Meetings und Workshops teilzunehmen.
Durch deine Anpassungen an die Bedürfnisse und Interessen der Teilnehmer kannst du die allgemeine Zufriedenheit und das Gefühl der Wertschätzung steigern.
Löse Konflikte und verbessere die Kommunikation:
Feedback hilft, Unklarheiten, Missverständnisse oder Konflikte frühzeitig zu erkennen und zu lösen, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.
Eine offene Feedbackkultur fördert eine transparente Kommunikation zwischen den Teilnehmern und trägt dazu bei, Vertrauen und Zusammenarbeit zu stärken.
Es bietet eine Möglichkeit, mögliche Missverständnisse oder Differenzen in der Interpretation von Informationen zu klären und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Unterstütze die Individuelle Entwicklung und das Lernen
Feedback bietet eine Gelegenheit für individuelles Wachstum, da es konstruktive Kritik, Lob und Anregungen zur Weiterentwicklung liefert.
Durch das Erhalten von Rückmeldungen können Teilnehmer ihre Stärken besser erkennen und gezielte Maßnahmen ergreifen, um Schwächen zu verbessern.
Es fördert die Selbstreflexion und ermöglicht es den Teilnehmern, ihre eigenen Leistungen und Beiträge zu bewerten und zu verbessern.
Messe die Erfolg messen und Zielerreichung
Durch das Sammeln von Feedback können die tatsächlichen Ergebnisse und der Nutzen deines Meetings oder Workshops gemessen und bewertet werden.
Es ermöglicht eine objektive Beurteilung, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und ob die Teilnehmer die gewünschten Ergebnisse erzielt haben.
Die Bewertung anhand von konkreten Rückmeldungen kann als Grundlage für zukünftige Planungen und Entscheidungen dienen, um den Erfolg deiner Meetings zu maximieren.
Feedbacksammelmethoden für Meetings und Workshops
Feedback durch Beobachtung:
Beobachte das Verhalten und die Interaktion der Teilnehmer, um implizites Feedback zu erhalten.
Feedback durch Beobachtung der anderen Teilnehmer zu erhalten, ist die am wenigsten Aufwendigste Feedbackform als Moderator.
Beobachte dazu das Verhalten und auch die Interaktionen deiner Teilnehmer. Wie interagieren sie untereinander, gibt es unverständliche Blicke, wird viel nebenher geredet und diskutiert? Aus diesen Punkten kannst du als Moderator deine Schlüsse ziehen und dann gegeben falls nachfragen und reagieren.
Wichtig: Um missverständliche Handlungen auszuschließen, bietet sich zu beginn des Meetings oder Workshops ein kurzes Check-In an, um die Stimmungslage der einzelnen Teilnehmer zu erfragen. Nicht jeder Teilnehmer ist z.B. gelangweilt, nur weil er gähnt – vielleicht hat er nur eine schlechte Nacht hinter sich. Mit einem guten Check-In kannst du die Interpretation von falschen Signalen verhindern.
Mündliches Feedback
Einfach fragen und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, ihre Gedanken und Meinungen zu teilen.
Das mündliche Feedback ist eine einfache und universelle Methode, um Feedback zu sammeln. Alle Teilnehmer haben die Möglichkeit, zu einer Position, einer Diskussion oder einer Entscheidung ihre Meinung zu teilen.
Mündliches Feedback kannst du sowohl während des Meetings als auch zum Ende des Meetings nutzen.
Wichtig: Als Moderator musst du dabei 2 Dinge beachten.
- Gib eine Reihenfolge unter den Teilnehmern vor, in welcher das mündliche gegeben wird.
- Definiere eine Zeit / einen Umfang des Feedbacks. Nutze Timeboxing Methoden, um aus einem kurzen Feedback keine lange Diskussion zu machen.
Schriftliches Umfragen
Verwende Tools oder Papierumfragen, um strukturiertes schriftliches Feedback zu sammeln.
Beim schriftlichen Feedback lässt du die Teilnehmer entweder via Papier oder Softwaretool ihre Meinung zu Positionen, Diskussionen oder Entscheidungen geben.
Jeder Teilnehmer wird aufgefordert, sich einen kurzen Moment (in der Regel 3 bis 5min) Zeit zu nehmen und seine Gedanken und Meinung zu verschriftlichen. Danach kann jeder Teilnehmer einzeln sein Feedback vortragen. Alternativ könnte auch der Moderator die Feedbackkarten einsammeln und das Feedback vortragen.
Das schriftliche Feedback ist aufwändiger als das mündliche Feedback, bietet aber folgende Mehrwerte:
- es erfolgt keine voreingenommene Meinungsbildung, da man die Meinung eventueller Vorredner noch nicht kennt
- jeder Teilnehmer ist gezwungen, seine eigenen Gedanken zu Papier zu bringen
- stille und zurückhaltende Teilnehmer kommen zu Wort
- das schriftliche Feedback kann für weitere Schritte im Meeting oder Workshop weiterverwendet werden
Zu beachten ist, dass das schriftliche Feedback mehr Zeit in Anspruch nimmt als z.B. das mündliche Feedback.
Einzelgespräche
Biete den Teilnehmern die Möglichkeit, nach dem Meeting oder Workshop individuell Feedback zu geben.
Einzelgespräche als Feedbackmethode dienen vor allem zum Sammeln von Feedback zum generellen Meeting oder Workshop. Als Moderator kannst du dir dabei Meinungen und Verbesserungsvorschläge zum Gesamtablauf, verwendeten Methodiken und Arbeitsergebnissen geben lassen.
Darüber hinaus kannst du Einzelgespräche auch zur Lösung von schwierigen Situationen oder Konflikten im Meeting oder Workshop nutzen. So kannst du z.B. bei kritischen Situationen auf einzelne Personen zugehen und nach ihrer Meinung oder Einschätzung fragen. Dazu sind auch Pausenzeiten sehr nützlich.
Gruppendiskussion
Organisiere Diskussionsrunden, in denen Teilnehmer ihre Meinungen austauschen können.
Gruppendiskussionen können vor allem bei großen Teilnehmerzahlen ein gutes Mittel sein, um Feedback zu sammeln. Dabei begrenzt man den zeitlichen Aufwand durch die Größe der Gruppen.
Eine Gruppendiskussion solltest du in folgende Schritte aufteilen
- Teile die Teilnehmer in gleiche Gruppen auf. Es sollten mind. 4 Teilnehmer pro Gruppe sein, damit auch ein vielseitige Diskussion stattfinden kann.
- Gib die Diskussionszeit bekannt, damit die Gruppe weiß, wie lange die Diskussion dauert.
- Bitte nach der Diskussionszeit einen Vertreter je Gruppe, eine kurze Zusammenfassung des Gruppenfeedbacks zu geben. Damit wird das Gruppenfeedback auch mit allen anderen Teilnehmern vergemeinschaftet.
Feedbackkarten
Stelle vorbereitete Karten bereit, auf denen Teilnehmer schriftliches Feedback notieren können.
Um strukturiertes Feedback zu deinem Meeting oder Workshop zu erhalten, kannst du bereits vorbereitete Feedbackkarten nutzen.
Auf der Karte kannst du bereits vorbereitete Bereiche definieren, wo die Teilnehmer ihr Feedback eintragen.
Vor allem bei größeren Meetings oder Workshops mit mehreren Agendapunkten ist diese Methode nützlich. Du kannst in Vorbereitung auf der Feedbackkarte bereits feste Feedbackbereiche je Agendapunkt hinterlegen. Damit erleichterst du es deinen Teilnehmern, zu jedem Punkt auch ein Feedback zu geben.
Das Feedback kannst du dann am Ende einsammeln und im Nachgang auswerten.
Diese Methode ist vor allem für das kontinuierliche Sammeln von Feedback geeignet. Gerade bei längeren Veranstaltungen gehen Meinungen, Vorschläge und Feedbackideen über die Zeit verloren. Indem du z.B. nach jedem Agendapunkt deine Teilnehmer erinnerst, ihr Feedback niederzuschreiben, wird dieser Effekt verhindert.
Anonymes Feedback
Ermögliche es den Teilnehmern, ihr Feedback anonym zu geben, um ehrliche Meinungen zu erhalten.
Die Methode des anonymen Feedbacks ist vor allem in Meeting oder Workshops relevant, bei denen z.B. zwischen den Teilnehmern größere Hierarchiestufen bestehen oder es zu hitzigen oder auch kritischeren Diskussionen kam.
Durch die Anonymität ist es für die einzelnen Teilnehmer einfacher, wirklich ehrliches Feedback zu geben.
Jeder Teilnehmer schreibt dazu sein Feedback auf einer Karte auf und gibt es dem Moderator.
Je nach Intension des Feedbacks, kann dieses dann entweder vom Moderator vorgetragen oder erst im Nachgang ausgewertet werden.
Bei der ersten Variante hast du als Moderator noch die Möglichkeit, bei Unklarheiten im Feedback die Teilnehmer zu befragen. Damit wird zwar die Anonymität ausgesetzt, es kann aber zu einer fruchtbaren und wertvollen Diskussion führen.
Bei einer Auswertung im Nachgang des Termins bietet sich diese Möglichkeit nicht mehr. D.h. es kann auch Feedback entstehen, welche vielleicht wertvoll war, aber aus dem keine Schlüsse gezogen werden können.
Feedback Box
Stelle eine physische Box bereit, in der Teilnehmer schriftliches Feedback ablegen können.
Feedback über eine Feedbackbox einzuholen ist eine Kombination aus Feedbackkarten und anonymen Feedback. Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, zu bestimmten vorgegebenen Fragestellung eine Feedbackkarte auszufüllen und diese in die Box zu werfen.
Wenn du die Box gleich am Anfang des Meetings oder Workshops aufstellst, kannst du damit kontinuierliches Feedback einsammeln.
Die Methode ist dann sinnvoll, wenn du im Nachgang das Feedback strukturiert auswerten willst. Die Teilnehmer selbst bekommen die Feedbacks der anderen dabei nicht zu Gesicht.
Feedback per Post-its
Biete Post-its an, auf denen Teilnehmer anonym Feedback notieren können.
Als Alternative zur Feedback Box kannst du auch ein Flipchart oder einen Bereich der Wand im Konferenzraum für Feedback via Post-its verwenden.
Alle Teilnehmer geben hier anonym ihr Feedback ab und hängen es an den entsprechenden Platz. Die anderen Teilnehmer können im Gegensatz zur Feedbackbox das Feedback der anderen lesen und darauf gegebenenfalls reagieren.
Online-Umfrageformulare
Verwende Tools wie Google Forms oder SurveyMonkey, um strukturiertes Feedback zu sammeln.
Um strukturiertes Feedback einzusammeln und es danach gleich digital auszuwerten, bieten sich Online Umfrageformulare wie zum Beispiel Google Forms oder SurveyMonkey an.
Die Umfragen werden im Vorfeld der Veranstaltung gestaltet und dann nur noch mit den Teilnehmern geteilt. D.h. du solltest dir bereits vor dem Meeting oder Workshop im klaren sein, was du abfragen möchtest.
Dafür erhältst du eine strukturierte Auswertung von all den Teilnehmern, welche die Umfrage ausfüllen, in digitaler Form. Vor allem bei einer großen Teilnehmerrunde bietet sich diese Art von Feedbackabfrage an.
Stimmungsbarometer
Lasse die Teilnehmer ihre Zufriedenheit auf einer Skala bewerten.
Ein Stimmungsbarometer ist eine der einfachsten und effizientesten Methoden, um sich ein Stimmungsbild in der Teilnehmergruppe zu machen. Dazu kannst du entweder auf einem Flipchart oder einem digitalen Whiteboard eine Skala (1-10, Smileys) aufzeichnen, in denen sich jeder Teilnehmer eintragen kann.
Auch hier kannst du entweder mit anonymen Punkten oder mit Teilnehmernamen arbeiten.
Stimmungsbarometer bieten sich gut an, um die Zufriedenheit mit dem Ergebnis eines Workshops oder Meetings in der Gruppe zu messen.
Du kannst es auch gut nutzen, um Veränderungen während des Zeitablaufes zu dokumentieren. Dazu machst du die Stimmungsabfrage am Anfang, optional in der Mitte und dann am Ende des Meetings. Wichtig dabei ist, dass du die gleiche grundlegende Frage stellst, damit die Vergleichbarkeit bestehen bleibt.
Beispielfragestellung: Wie zuversichtlich (Auf einer Skala von 1 bis 10) bist du, dass wir zu einem guten und für alle nützlichen Ergebnis kommen?
Mit dieser Methode kannst du auch Abfragen, was notwendig wäre, damit die Person um z.B. 1 Schritt auf der Skala nach oben zu klettern.
Fünf Finger Methode
Lasse die Teilnehmer mit ihren Fingern zeigen, wie zufrieden sie mit verschiedenen Aspekten waren
Die Fünf Finger Methode ist eine spielerische Art, Feedback zum eigenen Meeting oder Workshop zu erhalten.
Jeder Finger steht dabei für einen Aspekt.
- Daumen – Das hat mir gut gefallen
- Zeigefinger – Das könnte man besser machen
- Mittelfinger – Das hat mir nicht gefallen
- Ringfinger – Das nehme ich mit
- Kleiner Finger – Das ist zu kurz gekommen
Du kannst das Feedback sowohl mündlich als auch schriftlich einsammeln.
Für die Schriftliche Variante forderst du deine Teilnehmer auf, den Umriss ihrer Hand auf ein weißes Blatt Papier zu zeichnen und die entsprechenden Aspekte an jedem Finger zu notieren.
Feedback per Chat oder Messaging-Plattform
Sammle Feedback über Chat oder Messenger-Apps, um eine schnelle Reaktion zu ermöglichen.
In Online Meetings ist der Chat oder eine vorhandene Messaging Plattform die perfekte Umgebung, um schnell Feedback einzuholen.
Eine Variante ist, eine Frage und 2 bis 3 Antwortmöglichkeiten vorzugeben. Die Teilnehmer können dann mit einem Daumen nach Oben voten.
Eine weitere Variante ist, eine Skala vorzugeben und die Teilnehmer antworten im Chat mit der entsprechenden Zahl.
Es gibt auch mehrere Collaborationstools, wie z.B. MS Teams, welche ein Umfragetool in das Meeting mit eingebunden haben. Damit kannst du ebenfalls Feedback einholen.
Fazit
Feedback in Meetings und Workshops einzusammeln ist essentiell, um sich selbst als Moderator weiterzuentwickeln. Auch hilft es, das Meeting in die eine produktive und erfolgreiche Richtung zu lenken, so dass alle Teilnehmer zufrieden aus dem Termin hinausgehen.
Je nach Zielsetzung und Teilnehmergruppe ist es dabei wichtig, die passende Feedbackmethode zu wählen. Es ist auch oft sinnvoll, mehrere Methoden zu kombinieren, um ein umfassendes Bild zu erhalten.
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