Online Meetings zu meistern ist eine Kunst, die du mit einfachen Mitteln beherrschen kannst. Generell solltest du dir die Grundlagen eines jeden Meetings zu herzen nehmen.
Im Gegensatz zu Präsenzmeetings, bei denen du die Teilnehmer siehst und du auch besser nonverbal kommunizieren kannst, stellen dich Online Meetings noch vor zusätzliche Herausforderungen.
Störungen bei Online Meetings
In Online Meetings hast du oft mit Störungen und Problemen zu tun, die in Präsenzmeetings nicht stattfinden. Die Plattform Statista hat hier eine schöne Umfrage bereitgestellt. Sie wollte von den Befragten wissen, was sie am meisten in Online Meetings stört.
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista
Die größten Störfaktoren und somit Herausforderungen in Meetings sind:
- schlechte Internetverbindung,
- nicht funktionierende Technik
- die gestiegene Menge an Meetings und
- die Verzögerung von Meetings durch Technikprobleme
Um diese Herausforderungen zu meistern, biete ich dir hier eine große Anzahl an leicht umsetzbaren Tipps an.
Tipps zur Vorbereitung von Online Meetings
Generell gelten für Online Meetings alle Vorbereitungstipps, welche auch für reguläre Meetings gelten. Dazu zählen:
- rechtzeitig die richtigen Leute einladen
- eine Agenda und ein Meetingziel besitzen und
- zu prüfen, ob das Meeting überhaupt notwendig ist.
Zusätzlich sollte man bei Online Meetings noch die nun folgende Punkte beachten.
(1) Teilnehmerzahl begrenzen
Je mehr Teilnehmer in Meetings sind, desto länger und umfangreicher sind die Diskussionen. In Online Meetings kommt noch die Schwierigkeit hinzu, dass nicht alle Teilnehmer sichtbar sind. Ohne konkrete Regeln und Absprachen, wann geredet wird, kann es schnell zu einem durcheinander kommen.
Deshalb solltest du bereits im Vorfeld überlegen, wer wirklich am Meeting teilnehmen soll. Personen, denen eine Information zum Ergebnis reicht, solltest du garnicht erst einladen.
(2) Meetings nicht zur vollen Stunde beginnen/enden lassen
Gerade wenn man viel Zeit im Homeoffice verbringt und der Kalender stark getaktet ist, sollte man kurze Verschnaufpausen zwischen den Meetings einbinden.
Anstatt also das Meeting von 10:00 bis 12:00 stattfinden zu lassen, kann man alternativ 10:05 bis 11:55 ansetzen. Das bietet deinen Teilnehmern die Möglichkeit, sich vorher noch ein Getränk – Wasser, Tee Kaffee – vorzubereiten oder nochmal den menschlichen Bedürfnissen nachzugehen.
Zusätzlich kann dadurch auch die Pünktlichkeit erhöht werden, da das Hetzen von Termin zu Termin entfällt.
(3) Technikcheck vorziehen
Kommt das Bild oder der Ton richtig an? Ist alles gut lesbar? Und können die anderen Meetingteilnehmer die eingesetzten Tools auch nutzen? Diese Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden.
Um im Meeting nicht unnötig Zeit für die Technik zu verschwenden, sollte man den Test dazu in ein separates Meeting vorziehen.
Generell sollte man als Moderator alle Dinge, die man im Meeting einsetzen möchte, wie
- Videos,
- Musik,
- geteilte Dokumente
- Präsentationen oder
- online Whiteboards
vorher mit einer anderen Person testen. Dadurch vermeidet man im Meeting ungewollte Überraschungen und unnötige Pausen.
(4) Rollen im Meeting vorher festlegen
Rollen, welche in Präsenzmeetings auf natürlichem Wege oder auch komplett unnötig sind, werden in Onlinemeetings wichtig. Diese sind z.B.
- der Timekeeper, welcher auf die Einhaltung der Zeiten achtet
- der Moderator, welcher durch das Meeting führt
- der Protokollant, der wenn nötigt die Ergebnisse mitschreibt
- der „Bildschirmfreigeber“, also derjenige der seinen Bildschirm teilt
Das zu verwendende Tool (Zoom, MS Teams, Skype, WebEx …) muss bei diesem Punkt ebenfalls beachtet werden. Z.B. sieht derjenige, der den Bildschirm teilt, nicht immer, wenn sich Personen melden. Dann sollte ein anderer Teilnehmer festgelegt werden, welcher darauf achtet.
(5) Umgebung beachten
Umgebungsgeräusche können sich sehr störend auf Online Meetings auswirken. Als Teilnehmer solltest du dir deshalb einen ruhigen und soweit möglich störungsfreien Raum suchen.
Ein Headset ist in der Regel auch wesentlich effizienter beim Filtern der Umgebung als das Nutzen des internen Mikrofons am Laptop.
Ist es nicht möglich, die Hintergrundgeräusche zu reduzieren, weil du z.B. unterwegs bist, dann solltest du immer die Stumm-Taste verwenden, wenn du nicht sprichst.
Alternativ kannst du auch eine App zur Geräuschunterdrückung, wie z.B. Krisp* verwenden.
Deren Vorteile:
- es läuft mit jeder gängigen Meetingsoftware
- es reduziert ungewollte Geräusche sowohl aus deiner Umgebung als auch der deiner Meetingteilnehmer
- du kannst die App sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone nutzen
(6) Visualisierungstools verwenden und vorbereiten
Was in Präsenzmeetings gilt, das gilt auch hier. Wenn du die Visualisierung bereits im Vorfeld erarbeitest, du dir einen Plan machst, wie du durch die Besprechung navigieren willst, dann wird es in der Regel eine sehr gute Veranstaltung.
Viele Visualisierungstools bieten Templates an, um dich beim Sammeln und Dokumentieren einzelner Punkte zu unterstützen. Für viele Meetingtypen, wie z.B. Retrospektiven, werden teilweise auch komplette Vorlagen angeboten, welche dich durch den kompletten Prozess führen.
Tipps zur Durchführung von Online Meetings
(7) Technikcheck via Check-In oder WarmUp
Um gleich am Anfang des Meetings festzustellen, ob bei allen Teilnehmern die Technik funktioniert, bietet sich ein kurzer Check-In oder ein Mini-WarmUp an. Dadurch kannst du schnell feststellen, ob die Kamera richtig eingestellt ist und die Tonqualität passt.
Zusätzlich unterstützt ein gutes Check In auch für eine positive Meetingstimmung.
(8) Meetingetikette einführen und einhalten
Das etablieren von festen Meetingregeln in Form einer Meetingetikette ist bei Online Meetings besonders wichtig. Anders als bei Präsenzmeetings sieht man z.B. nicht so schnell, wenn andere Teilnehmer sprechen wollen oder wie diese auf Redebeiträge reagiert wird.
Sinnvolle Regeln sind:
- Pünktlich sein und pünktlich anfangen
- Stummschalten, wenn man selbst nicht redet
- Melden (via Tool), wenn man sprechen möchte
- Chat für Fragen nutzen
- Handy stummschalten
Wichtig: Alle Teilnehmer müssen die Regeln kennen und diesen auch zustimmen.
(9) Visualisierung nutzen
In Präsenzmeetings ist eine Visualisierung von Agenda, Besprechungsergebnissen und Aufgabelisten sinnvoll und hilfreich. In Online Meetings ist sie ein Muss.
Es muss nicht immer ein virtuelles Whiteboard sein, für manche Meetings reicht es auch aus, wenn der Bildschirm geteilt wird und die Agenda z.B. in MS One Note angezeigt wird.
Wichtig ist, dass deine Teilnehmer sehen, wo sie sich gerade in deinem Meeting befinden und was gerade bearbeitet oder besprochen wird.
(10) Frühzeitig für Interaktion sorgen
Als Moderator solltest du gleich zu Beginn des Meetings dafür sorgen, dass alle Teilnehmer mindestens einmal sprechen.
Wieso fragst du dich?
Auswertungen in Meetings haben gezeigt, dass Menschen, die bereits am Anfangs des Meetings eine Wortmeldung hatten, sich auch im weiteren Meeting an der Diskussion beteiligen.
Andersherum hast du sonst den negativen Effekt, dass vor allem schüchterne Menschen gar nichts während des Meetings sagen.
Wenn du das ganze noch mit einen guten WarmUp oder Check In verbindest, sorgst du gleichzeitig auch für gute Stimmung im Meeting.
(11) Setze die Kamera ein
Da man sich von Natur aus in einem Online Meeting erstmal nicht sieht, ist der Einsatz der Kamera umso wichtiger. Nur so kannst du die anderen und die Teilnehmer dich sehen.
Wichtig dabei ist:
- Trage Kleidung, welche du auch bei einem Präsenzmeeting tragen würdest
- sitze Aufrecht und Gerade
- versuche in die Kamera zu schauen
- die Kamera nur einschalten, wenn du auch bereit bist
- die Kamera ausschalten, wenn du mit jemandem anderen ausserhalb des Meetings sprichst
- das ein und ausschalten des Tons nicht vergessen
(12) Vermeide lange Vorstellungsrunden
Die Aufmerksamkeitsspanne in online Meetings ist wesentlich kürzer als bei Präsenzmeetings. Auch ist die Ablenkungsgefahr größer. Deshalb solltest du, wenn möglich, Vorstellungsrunden auf ein Minimum reduzieren oder ganz weglassen.
Nutze stattdessen WarmUp Spiele, damit sich deine Teilnehmer kennen lernen können.
(13) Sprich deine Teilnehmer direkt an
In Präsenzmeetings kann ich via Körpersprache vermitteln, wen ich gerade ansprechen möchte. In Online Meetings funktioniert dies nicht.
Deshalb sprich den Teilnehmer, welcher etwas zur Diskussion beitragen soll, direkt an.
Bei Fragen in die Runde solltest du die Funktion des „Hand hebens“ nutzen und dann die Teilnehmer in der entsprechenden Reihenfolge drannehmen.
Falls du die Teilnehmerliste nicht siehst, weil du z.B. deinen Bildschirm teilst, bitte im Vorfeld jemand anderen darum, auf die Handmeldungen zu achten.
Fazit
Diese 13 spezielle für Online Meetings relevanten Tipps können dir dabei helfen, deine Meetings effizienter zu gestalten und zu verbessern. Du musst nicht zwingend alle anwenden, wenn du nach und nach einzelne Punkte in deine Meetings einbeziehst, kannst du große Mehrwerte generieren.
Und wenn dir noch weitere gute Tipps einfallen, dann hinterlasse mir gern einen Kommentar und ich ergänze die Liste.
Zum Weiterlesen:
- 28 Tipps für effiziente Meetings und Besprechungen
- Hybride Meetings organisieren und durchführen
- Der Moderationszyklus – die 6 Schritte eines erfolgreichen Meetings
- Timeboxing – effektives Zeitmanagement in Meetings
- Check In und Warm-up Methoden für Online Meetings
- Einfache Methoden zur Stimmungsabfrage in Meetings
- Mittels Check-In Meetings fokussiert beginnen
- Die perfekte Meeting Agenda – Tipps und Beispiele
- Meetings und Workshops professionell vorbereiten
Recent comments