Du willst die erarbeiteten Ergebnisse und Aufgaben deines Meetings oder Workshops langfristig nachhalten? Ihr habt sehr viele Punkte herausgearbeitet, welche von verschiedenen Personen weiterverfolgt werden sollen? Dann ist ein Maßnahmenplan das richtige Mittel der Wahl für dich.
Was ist ein Maßnahmenplan?
Ein Maßnahmenplan ist eine Art Todo-Liste für eine größere Gruppe von Beteiligten. Der Fokus liegt dabei auf einer übersichtlichen Darstellung der konkret umzusetzenden Aufgaben und Maßnahmen. Zusätzlich ist hinterlegt, bis zu welchem Zeitpunkt ein Ergebnis vorliegen soll und wer für die Maßnahme verantwortlich ist.
Aufbau eines Maßnahmenplans
Der Maßnahmenplan sollte übersichtlich und auf den ersten Blick erfassbar sein.
Enthalten sein sollten:
- die Ursache und/oder Problembenennung
- die vereinbarten Maßnahmen
- der Umsetzungszeitraum oder das Enddatum der Maßnahme
- der Verantwortliche für die Maßnahme
- das Ergebnis der Maßnahme
Sind die Maßnahmen zu komplex, dann können diese als Unterpunkte auch in kleinere Maßnahmen aufgeteilt werden.
Einsatzmöglichkeiten für einen Maßnahmenplan
Der Maßnahmenplan ist immer dann sinnvoll, wenn im Nachgang eines Meetings oder Workshops ein langfristiger Plan umgesetzt oder ein großes Ziel erreicht werden soll.
Konkret bedeutet das, dass alle Schritte, welche zur Planumsetzung oder Zielerreichung notwendig sind.
Somit ist der Maßnahmenplan in folgenden Bereichen sehr gut einsetzbar:
- Projektmanagement
- Umsetzung von OKRs
- Changemanagement
Den beteiligten bietet sie damit eine gute Übersicht, was bis wann erledigt werden muss und wer der Ansprechpartner ist.
Auch für das Management oder Außenstehende des Projekts schafft ein Maßnahmenplan Transparenz und Vertrauen. Er ist leicht nachvollziehbar und stellt bei guter Pflege immer den aktuellen Stand z.B. eines Projekts dar.
4 Schritte zur Erstellung eines Maßnahmenplans
Einen Maßnahmenplan zu erstellen ist relativ einfach.
Folgende Schritte solltest du durchführen:
1. Todos sammeln und Maßnahmen festlegen
Im ersten Schritt sammelst du alle Todos, welche im Meeting oder Workshop erarbeitet wurde, zusammen und erstellst daraus eine Maßnahmenliste. Bei der Formulierung der Maßnahmen kannst du dich an das SMART Prinzip halten.
Die Maßnahmen bringst du dann in eine sinnvolle Abarbeitungsreihenfolge. Du solltest auch Abhängigkeiten unter den Punkten dokumentieren.
Die so erstellten Maßnahmen trägst du am Ende in den Maßnahmenplan ein.
2.Verantwortliche und mögliche Beteiligte bestimmen
Im nächsten Schritt erhält jede Maßnahme einen Verantwortlichen. Dieser ist dafür verantwortlich, die Maßnahme voranzutreiben und entweder abzuschließen oder in den nächsten Stand zu bringen.
Zusätzlich können in diesem Schritt auch mögliche Beteiligte dokumentiert werden, welche zur Umsetzung der Maßnahme notwendig sind. Diese sollten am Ende auch eine Kopie des Maßnahmenplans erhalten, damit sie über ihre Beteiligung informiert sind.
3. Fristen und Endtermine hinterlegen
Der letzte Schritt ist die Hinterlegung eines Termins, bis wann die Maßnahme entweder umgesetzt wird oder wann ein Zwischenergebnis präsentiert werden soll.
Du solltest darauf achten, die Termine realistisch zu planen. Also nicht zu kurz oder zu lang.
4. Den Maßnahmenplan verteilen
Hast du den Maßnahmenplan fertiggestellt, muss er an alle beteiligten verteilt werden. Adressaten sind des Plans sind:
- die Ersteller des Maßnahmenplans,
- die Verantwortlichen für die Maßnahmen und
- die an den Maßnahmen beteiligten.
Wichtig: Lege den Maßnahmenplan an einem zentralen Ort ab (z.B. im Sharepoint oder auf einem Gruppenlaufwerk) und verteile nur den Link dahin. Dadurch verminderst du das Risiko, dass verschiedene Arbeitsstände und Versionen des Plans im Umlauf sind.
Wann ist ein Maßnahmenplan sinnvoll?
Ein Maßnahmenplan ist dann sinnvoll, wenn eine größere Anzahl an Maßnahmen von mehr als einem Verantwortlichen umgesetzt werden soll. Der Umsetzungszeitraum der Maßnahmen sollte dabei mehrere Tage oder Wochen dauern.
Folgende Fragen solltest du mit „Ja“ beantworten können:
- Gibt es mehrere Maßnahmen die umgesetzt werden sollen?
- Ist mehr als 1 Verantwortlicher für die Maßnahmen benannt?
- Sind die Maßnahmen (teilweise) voneinander abhängig?
- Ist der Umsetzungszeitraum der Punkte größer als eine Woche?
- Soll ein langfristiges, komplexes Ziel erreicht werden?
Wenn du diese Fragen nicht mit „Ja“ beantworten kannst, dann ist ein Maßnahmenplan häufig kein sinnvolles Instrument.
Wann ist ein Maßnahmenplan nicht sinnvoll?
Für kleinere Aufgabe, die unabhängig voneinander sind, oder welche nur bei einer Person liegen, ist ein Maßnahmenplan meist nicht sinnvoll. Der Aufwand, welcher für die Pflege und die Kommunikation aufgebracht werden muss, ist meist nicht im Verhältnis zum erreichten Ergebnis.
Folgende Fragen solltest du mit „Ja“ beantworten können:
- Sind die Aufgaben sehr kleinteilig?
- Sind die Aufgaben größtenteils unabhängig voneinander?
- Können die Aufgaben innerhalb kurzer Zeit, z.B. wenigen Tagen, abgearbeitet werden?
- Ist nur eine Person für die Umsetzung zuständig?
In der Regel sind diese Aufgaben dann in einer klassischen Todo-Liste besser aufgehoben.
Maßnahmenplan nachhalten
Der Erfolg oder Misserfolg eines Maßnahmenplans fällt mit der Nachverfolgung des selbigen. Damit der Plan erfolgreich umgesetzt werden kann, solltest du folgende Punkte beachten.
Regelmäßige Kontrolle
Der Maßnahmenplan sollte in regelmäßigen Abständen mit allen Verantwortlichen abgeglichen werden. In der Regel ist ein wöchentlicher oder zweiwöchentlicher Rhythmus sinnvoll.
Alle Beteiligten gehen die noch offenen und sich in Bearbeitung befindlichen Punkte des Plans durch und aktualisieren ggf. das Ergebnis / die Daten.
Transparenz und Zugänglichkeit
Der Maßnahmenplan sollte für alle Beteiligten zugänglich sein. D.h. es muss einen gemeinsamen Ablageort geben, an welchem der Plan zu finden ist.
Ideal ist z.B. ein gemeinsamer Ordner oder ein SharePoint Verzeichnis. Wichtig dabei ist, dass es nicht verschiedene Versionen des gleichen Plans gibt.
Um auch Transparenz z.B. ggü. dem Management herzustellen, sollte dieses ebenfalls Zugang erhalten. Falls Du sorgen hast, dass jemand nicht abgesprochene Änderungen durchführt, kannst du einen Schreibschutz einbinden.
Realistische Zeitvorgaben setzen
Die Zeitvorgaben, welche für die einzelnen Punkte gesetzt werden, sollten möglichst realistisch sein. Zu kurze Zeiträume können für unnötigen Druck oder Frust sorgen. Zu lange Zeiträume können dagegen für unnötige Wartezeiten oder Verzögerungen bei abhängigen Maßnahmen führen.
SMARTe Maßnahmen erstellen
Bei der Erstellung der Maßnahmen solltest du dich am SMART-Prinzip richten.
SMART steht dabei für:
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv
- Realistisch
- Terminiert
Mehr zum SMART Prinzip findest du hier.
Vorlagen für einen Maßnahmenplan
Um schnell in die Umsetzung zu kommen, möchte ich dir hier eine Vorlage für einen Maßnahmenplan zur Verfügung stellen.
Du kannst ihn Wahlweise als Word-, Excel- oder PDF-Vorlage nutzen.
Fazit
Ein Maßnahmenplan kann dir bei der Weiterverfolgung deiner Meeting und Workshopergebnisse schnell und effizient weiterhelfen. Er ist übersichtlich und für alle Beteiligten einfach zu verstehen.
Eine regelmäßige Kontrolle der (Zwischen-) Ergebnisse hilft dabei, die Ziele und Ergebnisse langfristig sicherzustellen.
Zum weiterlesen:
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