Deine Meetingzeit wird immer überzogen. Diskussionen kommen zu keinem Ende. Regelmäßig bleiben Agendathemen übrig. Wenn dir das bekannt vorkommt, dann solltest du einmal Timeboxing als Zeitmanagementinstrument in deinen Besprechungen nutzen.
Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist ein Instrument zum Zeitmanagement. Beim Timeboxing legst du für eine zu erledigende Aufgabe ein Zeitbudget fest. Wichtig ist, dass diese Zeit ausreichend sein muss, um die Aufgabe zu erfüllen oder zumindest wesentlich damit voranzukommen.
„Arbeit dehnt sich immer genau so lang aus, wie man ihr Zeit zur Erledigung einräumt. “
Cyril Northcote Parkinson
Eine bekannte Methode, welche auf Timeboxing setzt, ist die Pomodoro-Technik. Hier nimmt man sich für Arbeitsschrite immer 25 Minutenblöcke vor.
Wie nutze ich Timeboxing in meinen Meetings?
Als Moderator gibst du für eine bestimmte Aktivität eine feste Zeit vor, an deren Ende ein Ergebnis entstanden ist oder eine Entscheidung getroffen wird. Die Zeitspanne kann von 1 Minute bis über 60 Minuten gehen. Es ist immer von der Aufgabenstellung abhängig. Timeboxing kannst du dabei an verschiedenen Stellen im Meeting einsetzen, z.B. für
- Agendapunkte,
- Diskussionen,
- Brainstormings oder
- Gruppenarbeiten
Wichtig ist, dass du allen Teilnehmern vorher genau mitteilst, wie lange sie Zeit haben. Die vorhandene Zeit sollte dabei im Idealfall für alle sichtbar sein. Bei längeren Zeitspannen (>5min) solltest du in regelmäßigen Abständen die vorhandene Zeit mitteilen.
Am Ende des Zeitblocks sollte ein akustisches Signal allen Teilnehmern signalisieren, dass die Zeit abgelaufen ist. Andernfalls kann es sonst schnell passieren, dass die Zeit nicht eingehalten und z.B. weiter diskutiert wird. Dann ist der Effekt des Timeboxings dahin.
Was mache ich, wenn die Zeit abgelaufen ist, aber kein Ergebnis feststeht?
Ist die Zeit abgelaufen, es steht aber noch kein Ergebnis fest, dann gibt es mehrere Möglichkeiten, wie man weiter verfährt.
- Einen weiteren Zeitblock hinzufügen
- Das Thema verschieben
- Ohne Ergebnis zum nächsten Punkt übergehen
Wichtig ist, dass diese Entscheidung von den Teilnehmern getroffen wird. Somit liegt es in ihrer Verantwortung, ob sie mehr Zeit investieren wollen oder nicht.
Einen weiteren Zeitblock hinzufügen
Die erste Möglichkeit ist, weitere Zeit hinzuzufügen. Erfahrungsgemäß sind Zeitblöcke von 5 oder 10 Minuten am effizientesten. Als Moderator solltest du darauf hinweisen, was dieser Zeitblock für Konsequenzen auf die weitere Agenda hat.
- Bleibt weniger Zeit für andere Diskussionspunkte?
- Fallen Themenpunkte weg?
- Muss das Meeting überzogen werden?
Das neue Zeitbudget wird festgehalten und es kann weitergearbeitet werden. Ist auch dieses Zeitbudget ohne Ergebnis verbraucht, kannst du die Gruppe wieder vor die drei Entscheidungsmöglichkeiten stellen.
Durch die regelmäßigen Unterbrechungen wird allen Teilnehmern schnell bewusst, wie viel Zeit tatsächlich verbraucht wird. Und durch die Abfrage aller Teilnehmer, wie weiter verfahren werden soll, werden Endlosdiskussionen oder Diskussionen zwischen einzelnen Teilnehmern aktiv unterbunden.
Das Thema verschieben
Die zweite Möglichkeit ist, das Thema auf einen Folgetermin zu verschieben. In der Diskussion stellt ihr fest, dass euch wichtige Kenntnisse fehlen, um z.B. eine Entscheidung zu treffen. Oder ein Experte, welcher hier guten Input geben kann, fehlt. Dann ist es am Besten, das Thema zu verschieben.
Als Moderator solltest du hier darauf achten, dass ein Termin für die Weiterbearbeitung des Themas und ein Verantwortlicher benannt ist. Damit stellst du sicher, dass dieser Punkt auch nach dem Meeting weiterverfolgt wird.
Ohne Ergebnis zum nächsten Punkt übergehen
Die dritte Möglichkeit ist, ohne Ergebnis zum nächsten Punkt überzugehen. Manchmal gibt es Themen, über welche man einfach nur reden möchte. Es hat allen geholfen, dass ihre Meinung dazu gehört wurde. Eine konkrete Aktion wird von der Gruppe aber nicht benötigt oder erwartet.
An dieser Stelle ist dass Timeboxing besonders hilfreich, da es definierte Schlusspunkte setzt, an denen die Gruppe entscheiden kann, ob sich eine Diskussion weiter lohnt oder nicht. Es verhindert, dass diese Diskussionen in die Länge gezogen werden.
Welche Hilfstools fürs Timeboxing gibt es?
Fürs Timeboxing brauchst du einen Timer. In der Regel hat jedes Handy oder Smartphone einen entsprechenden Timer in seiner Uhren-App eingebaut. Der Vorteil hiervon ist, dass ein akustisches Signal am Ende des Zeitbudgets vorhanden ist.
Hier eine kleine Auswahl von verschiedenen Time Timern
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Diese Uhren haben folgende Vorteile:
- sie sind einfach zu bedienen
- sie sind in jedem Meeting ein Aufmerksamkeitsmagnet
- jeder Teilnehmer kann ohne große Mühe erkenne, wie viel Zeit übrig ist
- am Ende kommt ein für alle hörbares, aber nicht nervtötendes Signal
Online Variante des Timers
Für Onlinemeetings gibt es verschiedene kostenfreie Webseiten, welche du nutzen kannst. Aktuell nutze ich den Timer, welcher unter http://timer.designthinkingcoach.de/#/10 zu finden ist. An diesem ist praktisch, dass ich bereits in der URL die gewünschte Zeit eingeben kann. Einzig das akustische Signal fehlt noch.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Timeboxing in Meetings aus den folgenden drei Gründen wichtig ist.
Erstens hilft es den Teilnehmern, sich auf das zu konzentrieren, was sie zu tun haben, und sich nicht von anderen Aufgaben ablenken zu lassen, die im Moment vielleicht dringender oder interessanter sind.
Zweitens spart es wertvolle Sitzungszeit, wenn alle Teilnehmer eine bestimmte Redezeit erhalten, bevor ein anderer Redner das Wort ergreift, ohne von anderen Anwesenden unterbrochen zu werden.
Und schließlich sorgt die Begrenzung der Zeit dafür, dass jeder Agendapunkt seinen gerechten Anteil am Meeting erhält, vor allem wenn es viele Themen gibt.
All diese Vorteile tragen dazu bei, die Effizienz in Meetings zu steigern, was direkt zu höherer Produktivität und besseren Ergebnissen führt!
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