Teammeetings rangieren auf der Beliebtheitsskala eines Teams in der Regel zwischen notwendigem Übel und unnötiger Zeitverschwendung. Dabei muss das gar nicht der Fall sein.
Mit ein paar einfachen Regeln und Schritten kannst du ein Teammeeting gestalten, welches
- produktiv,
- effizient und
- beliebt ist.
Im Verlauf des Artikels erfährst du, was du alles dafür machen kannst.
Was ist ein Teammeeting?
Ein Teammeeting ist eine regelmäßig stattfindende Besprechung, welche vom ganzen Team wahrgenommen wird. In der Regel ist es 30 bis 60 Minuten lang und wird wöchentlich durchgeführt.
Es kann mehreren Zwecken dienen
- Besprechung von Arbeitsthemen und Teamaufgaben
- Vorstellung von Projekten oder Projektständen
- Abgleich von Meilensteinen oder Zeitplänen
- Durchsprache von Kundenthemen
- Austausch zu aktuellen Themen in der Firma
- Organisation von Teamthemen
Das Teammeeting sollte dabei eine feste Agenda besitzen, welche durch das Meeting führt und diesem eine Struktur verleiht.
Andere Namen für das Teammeeting sind Jour Fixe, Teambesprechung oder Team Weekly.
Welches Ziel hat dein Teammeeting
Ein Teammeeting sollte eine gewisse Zielstellung erfüllen. Fragt euch als Team, was ihr mit dem Meeting erreichen wollt. Damit gebt ihr der Besprechung einen Sinn, was auch das Commitment und die Teilnehmerquote positiv beeinflusst.
Ziele eines Teammeetings können sein:
- Wir wollen unsere Arbeitsstände regelmäßig synchronisieren
- Wir haben immer einen aktuellen Überblick über den Status aller Projekte
- Wir werden über aktuelle Vorgänge und Organisatorische Maßnahmen des Unternehmens / der Abteilung / des Bereichs informiert
- Wir wollen unser Wissen im Team austauschen
Das Teammeeting kann mehrere Ziele haben. Die Ziele sollten dann in die Agenda überführt werden. Dabei legt die Reihenfolge der Agendapunkte gleichzeitig die Priorität der Ziele fest.
Was passiert, wenn ihr kein Ziel habt?
Dann kommt es häufig zu folgenden Situationen:
- am Beginn des Meetings muss geklärt werden, was überhaupt besprochen wird
- die Führungskraft nutzt dieses Meeting komplett für seine eigenen Ziele
- das Commitment für das Meeting sinkt
- es kommen immer weniger Teammitglieder ins Meeting, weil sie „wichtigeres“ zu tun haben
- Teilnehmer langweilen sich und bearbeiten statt dessen E-Mails oder andere Aufgaben
Das Meeting bringt also keinen wirklichen Mehrwert und wird eher als Belastung angesehen.
Wie ist eine Beispielagenda für ein Teammeeting
Die Agenda für ein Teammeeting muss nicht kompliziert und extrem lang sein. Wichtig ist, dass sie einen festen Rahmen setzt, Möglichkeiten fürs Timeboxing bietet und den Zielen des Meetings entspricht.
Angenommen dein Teammeeting hat folgende Ziele:
- Wir haben den Arbeitsstand unserer Teamaufgaben abgeglichen
- Wir kennen den Stand bei unseren Projekten
- Wir haben organisatorische Themen besprochen
Dann kann eine Agenda für ein 60min Teammeeting wie folgt aussehen:
- Check In – Wie geht es jedem – 10min
- Aufgabenboard durchgehen – 20min
- Aktuelles aus den Projekten – 15min
- Organisatorische Punkte – 10min
- Check-Out – 5min
Die angegebenen Zeiten sind dabei eher als Richtwerte zu sehen. Sie können je nach Teamgröße, Aufgabenmenge und Projektanzahl variieren.
Wichtig ist ein kurzer Check-In, damit alle Teilnehmer im Meeting ankommen. Wenn du mehr zu dem Thema Check-In wissen möchtest, findest du hier mehr Inspirationien.
Auch der Check-Out sollte nicht vergessen werden. Hier kannst du fragen, wie wertvoll das Meeting für die Teilnehmer war, um Verbesserungsmöglichkeiten abzuleiten. Dies kann zum Beispiel über eine Retrospektive erfolgen.
Wie bereitest du ein Team Meeting vor?
Wie jedes gute Meeting sollte das Teammeeting ebenfalls gut vorbereitet sein. Denn nur so kann das eigentliche Meeting effizient und reibungslos ablaufen.
Folgende Punkte solltest du dabei im Blick haben und vorbereiten:
- Themen, die außerhalb der Standardagenda besprochen werden müssen, wurden gesammelt
- Eine Einladung an alle Teilnehmer wurde versendet – im Idealfall über einen Serientermin
- Ein Meetingraum wurde reserviert, es gibt einen Beamer oder Monitor
- Für hybride Meetings – es gibt entsprechende Technik für die Remote Teilnehmer
- Gastteilnehmer wurden – falls benötigt – rechtzeitig eingeladen
Gerade bei Serienterminen kann es passieren, dass man die Verlängerung vergisst und dann ohne Einladung oder Meetingraum dasteht.
Wie beginnst du ein Team Meeting
Ein Teammeeting sollte immer pünktlich beginnen. Du solltest keine Rücksicht auf nicht entschuldigte Zuspätkommer nehmen. Tust du das nicht, dann wird dieses Verhalten zur Gewohnheit.
Beginne das Meeting mit einem kurzen Check-In der Teilnehmern. Damit holst du alle Gedanklich aus einem eventuellen Vorgängertermin und lässt alle in Ruhe ankommen.
Gehe kurz über die Agenda des Tages. Falls ihr Themen habt, die nicht in der Standardagenda sind, sprecht sie kurz an, so dass jeder sie versteht. Prüft dann, in welche Kategorie sie kommen sollen und wann sie besprochen werden. Im Zweifel kann man Extrathemen auch an das Meeting dranhängen oder ein eigenes Meeting dafür erstellen.
Danach kannst du der Agenda folgend das Meeting bestreiten.
Kurzfassung:
- Pünktlich starten
- Check-In
- Agenda kurz durchgehen
Wie beendest du ein Team Meeting
Wie jedes Meeting sollte auch ein Team Meeting ein strukturiertes Ende haben. Es sorgt dafür, dass für alle das Meeting auch im Kopf beendet wird und einen Abschluss hat.
In dem letzten Zeitblock der Besprechung sollte auf folgende Punkte eingegangen werden.
- Welche Themen wurden nicht besprochen und auf das Folgemeeting verschoben
- Wie ist die Stimmung der Teilnehmer – z.B. ROTI Abfrage oder kurzes Stimmungsbild
- Wer moderiert das nächste Meeting (bei einem wechselnden Moderator)
- Gibt es Themen oder Aufgaben, die einzelne Teilnehmer im Nachgang besprechen wollen
Wie protokollierst du ein Team Meeting
Nicht immer können alle Teammitglieder bei den Meetings dabei sein. Oder du willst wissen, was vor 3 Wochen im Teammeeting besprochen wurde. Deshalb ist eine Dokumentation oder Protokollierung deines Teammeetings sinnvoll und wichtig.
Diese Punkte sollten im Protokoll enthalten sein
- Datum des Meetings
- Anwesende Teammitglieder (damit man weiß, wen man fragen soll)
- Agenda des Meetings
- die wichtigsten Informationen zu den Agendapunkten
- eventuelle Entscheidungen
Bei der Protokollierung solltest du auf folgende Dinge achten:
- protokolliere nur soviel wie nötig
- Kategorisiere die Agendapunkte, z.B. in „Info“, „Entscheidung“, „Diskussion“ oder „Frage“
- bei Informationen, verlinke am besten auf die Informationsquelle
- Entscheidungen sollten sofort als solche erkannt werden
Da die wenigsten gerne Protokoll schreiben, solltest du die Rolle in jedem Teammeeting neu vergeben und im Team rotieren lassen. Ideal ist dafür entweder eine feste Systematik oder der letzte Agendapunkt vor dem Abschluss des Meetings.
Jetzt stellt sich noch die Frage, wo man das Meeting am besten protokolliert. Das Tool deiner Wahl sollte folgende Kriterien erfüllen:
- es ist einfach und intuitiv für alle bedienbar
- alle Teilnehmer haben von überall Zugriff darauf
- die Informationen werden zentral gespeichert, d.h. es gibt keine lokalen, abweichenden Kopien
- es sollte strukturierbar sein, d.h. du kannst die Teammeetings nach einer festen Struktur ablegen
- es bietet die Möglichkeit, Templates oder Vorlagen für ein Protokoll zu definieren
- es passt in die bisher verwendete Softwarestruktur, d.h. das Tool wird bereits auch anderweitig genutzt
Meist kannst du also Tools verwenden, die sowieso schon im Einsatz sind.
Aus meiner Erfahrung haben sich folgende 2 Tools bewährt:
- Microsoft One Note
- Atlassian Confluence
Natürlich gibt es auch jede Menge mehr. Auf was man aber nur im Notfall zurückgreifen sollte, sind Word oder Excelprotokolle. Das Risiko, dass veraltete lokale Kopien die Runde machen ist dabei viele zu hoch.
Wie führst du Team Meetings online durch?
Gerade in Teams mit einem hohen Homeofficeanteil ist es sinnvoll, das Teammeeting hybrid oder online stattfinden zu lassen. Neben den oben genannten Punkten, solltest du die Besonderheiten von Online Meetings im Hinterkopf behalten:
- deine Teilnehmer lassen sich schneller ablenken
- die Tonqualität und auch die Verminderung von Störquellen ist immens wichtig
- Video ist ein Muss, jeder Teilnehmer sollte seine Kamera anschalten
Generell kannst du alle Mittel nutzen, welche entweder in Online Meetings oder auch in hybriden Meetings sinnvoll sind.
Sehr hilfreich sind im Zusammenhang mit Online Team Meetings auch Online-Whiteboards, wie Lucidspark, Miro oder MS Whiteboard. Auf diese kann jeder auch im Vorfeld zugreifen, sie bieten oft fertige Frameworks für Teammeetings an und sie haben eingebaute Mechanismen für z.B. Abstimmungen oder Entscheidungen.
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