Rollen im Team definieren mit dem Role Model Canvas

Wer ist eigentlich dafür verantwortlich? Das ist nicht meine Aufgabe? Wieso bist du eigentlich auch in diesem Meeting eingeladen?

Wenn das Fragen sind, welche du in deinem Team oder Projekt öfters hörst, dann scheinen die Rollen und Verantwortungen nicht genau klar zu sein.

Abhilfe kann dir dabei das Role Model Canvas bieten.

Ursprünglich von den Kollegen von Visual Braindump entwickelt, ist es heutzutage eine valide Alternative zum bestehenden RACI Matrix Modell.

Es ist ebenfalls die perfekte Ergänzung zum Team Canvas, wenn du die Rollen in deinem Team visualisieren und transparent machen willst.

Vorteile des Role Model Canvas

• Ansprechende und schnell verständliche Visualisierung
• Klare Rollentrennung
• geringer Organisatorischer Aufwand für einen Workshop
• viele nützliche Nebeninformationen zur Rolle (Interaktionen, Nicht-Verantwortlichkeit, Unterstützungsbedarfe)
• Stärkere Bindung des Teams an die vorhandenen Rollen
• Ergibt in Verbindung mit mehreren Rollen einen guten Gesamtüberblick über Interaktionen und Abhängigkeiten zwischen den Rollen

Nachteile und Grenzen des Role Model Canvas

• Die Felder müssen gegebenenfalls an die Gegebenheiten des Teams angepasst werden
• Bei der Definition vieler Rollen muss ein langer Zeitraum eingeplant werden
• Eine gute und erfahrene Moderation ist notwendig
• Die Rollen werden nur sichtbar gemacht, verantwortlich für das Leben der Rolle ist das Team

Mehrwerte gegenüber der RACI Matrix

Viele kennen als Abbildungsmöglichkeit von Verantwortungen die RACI Matrix.

Die RACI Matrix ist ein sehr formelles Tool, was in der Regel in Excel oder einem ähnlichen Tabellenverarbeitungstool abgebildet wird.

Folgende Mehrwerte bietet der Role Model Canvas gegenüber der RACI Matrix:

• eine ansprechendes und ausdruckbares Rollenbild
• Übersichtlichkeit besonders bei einer hohen Anzahl an definierten Rollen
• effizienteres Vorgehen bei der Definition der Rolle
• mehr Aspekte, welche zu einer Rolle gehören

Aufbau des Role Model Canvas

Im Kopfbereich des Canvas kannst du den Projektnamen oder alternativ den Teamnamen hinterlegen. Daneben ist die zu definierende Rolle hinterlegt.

Wichtig: Pro Rolle benötigst du einen Canvas

Die weiteren Felder sind:

1. Verantwortet und Entscheidet die Rolle
2. Nein – das ist nicht in meiner Rolle
3. Ziele & Mission der Rolle
4. Verwendete Tools der Rolle
5. Primäre Aufgaben der Rolle
6. Hilfe – Unterstützung der Rolle
7. Informationstransfer von und zur Rolle
8. Sonstige Hinweise zur Rolle

Im Folgenden werden die einzelnen Bestandteile nochmal genauer beleuchtet.

(1) Verantwortet und Entscheidet

Hier werden alle von der Rolle verantworteten oder zu entscheidenden Punkte aufgelistet.

Fragestellungen:

• Für was ist die Rolle verantwortlich?
• Was darf/muss die Rolle eigenständig entscheiden?

Beispiel – Scrum Master

• Verantwortet die Weiterentwicklung des Teams
• Verantwortet die Ausräumung von Hindernissen für das Team

(2) Nein – das ist nicht in meiner Rolle

Das nächste Feld ist der Gegenpart zum Feld (1) und (5) – hier kommt alles rein, was nicht in der Rolle gesehen wird. Damit erreichst du eine Abgrenzung gegenüber anderen Rollen.

Fragestellungen:

• Was gehört nicht in meinen Aufgabenbereich?
• Wofür bin ich nicht verantwortlich?
• Was kann ich nicht entscheiden?

Beispiel – Scrum Master

• Priorisierung des Backlogs
• Aufgaben aus dem Sprint Backlog übernehmen
• Bericht des Sprint-Fortschritts

(3) Ziele und Mission der Rolle

In diesem Feld beschreibst du die Ziele und die Mission der Rolle. Du solltest dabei klar herausstellen können, wozu die Rolle gedacht ist.

Hast du hier Schwierigkeiten, dann ist das möglicherweise ein Indiz, dass die Rolle nicht notwendig oder sinnvoll ist.

Fragestellungen:

• Was ist das Ziel meiner Rolle?
• Welche Mission hat meine Rolle?

Beispiel – Scrum Master

• Ziel: Die ständige Optimierung der Prozesse im Team
• Mission: Die Selbstorganisation des Teams stärken, damit es zukünftig noch effizienter arbeiten kann

(4) Verwendete Tools der Rolle

Welche Tools (analog und digital) nutzt oder pflegt diese Rolle. Dabei sollten in der Regel nur die aufgenommen werden, welche in der alltäglichen Arbeit häufig und regelmäßig verwendet werden.

Ausnahme: Es gibt Tools, die z.B. nur einmal jährlich (z.B. zum Jahresabschluss) genutzt werden. Wenn dieses Tool kritisch für den Aufgabenbereich ist, dann nimm es hier mit auf.

Fragestellung:

• Welche Tools nutze ich primär?
• Ohne welche Tools kann ich meine Arbeit nicht erledigen?
• Welche Tools sind für meine Aufgaben kritisch?

Beispiel – Scrum Master

• Scrum Board
• Jira

(5) Primäre Aufgabe der Rolle

In dieses Feld gehören die wichtigsten 3 bis 5 Aufgaben der Rolle.

Fragestellung:

• Was sind meine wichtigsten Aufgaben?
• Was sind meine wichtigsten Tätigkeitsfelder

Beispiel – Scrum Master

• Hindernisse aus dem Weg räumen
• Coaching des Teams
• Unterstützung des Teams bei der Selbstorganisation
• Sorgt für Austausch zwischen den Teammitgliedern

(6) Hilfe – Unterstützung der Rolle

In dieses Feld kommen alle Abhängigkeiten der Rolle. Wer liefert Input, auf welche Arbeitsergebnisse ist die Rolle angewiesen?

An dieser Stelle kann man mit unterschiedlichen Farben arbeiten, je nachdem ob die Rolle Unterstützung benötigt oder Unterstützung liefert.

Fragestellungen:

• Von wem brauche ich Unterstützung, um meine Arbeit zu erledigen?
• Wen unterstütze ich, damit diejenige Rolle ihre Arbeit erledigen kann?

Beispiel – Scrum Master:

• Unterstützt Product Owner beim iterativen Entwicklungsvorgehen
• Braucht Unterstützung vom Management

(7) Informationstransfer von und zur Rolle

In diesem Feld wird geklärt, wie die Rolle an Informationen kommt, an wen es Informationen weitergibt und mit welchen Rollen sie Informationen austauscht.

Fragestellungen:

• Wie kommen Informationen zur Rolle?
• An wen gibt die Rolle ihre Informationen weiter?
• Mit welchen Rollen tauscht die Rolle Informationen aus?
• An welchen Meetings sollte die Rolle teilnehmen?

Beispiel – Scrum Master

• Schnittstelle zwischen Team und Product Owner
• Schnittstelle zwischen Team/PO und Management

(8) Sonstige Hinweise zur Rolle

An dieser Stelle können alle Punkte hinterlegt werden, welche unklar sind und zum Beispiel zu einem späteren Zeitpunkt entschieden werden sollen.

Tipp: Hier kannst du mit einer anderen PostIt Farbe arbeiten, damit diese Karten besser hervorstechen. Denn hier hast du noch Handlungsbedarf.

Beispiel Scrum Master:

• Moderation von Meetings (muss das immer der Scrum Master machen?)

Role Model Canvas Beispiel

Ein ausgefüllter Role Model Canvas am Beispiel eines Scrum Masters sieht dann wie folgt aus.

Workshopvorlagen für den Role Model Canvas

Den Role Model Canvas kannst du aus 2 Perspektiven heraus befüllen

1. Du willst eine vorhandene oder zu erstellende Rolle definieren
2. Du willst die Rollen in deinem Team sichtbar machen

Je nach Zielsetzung ergibt sich dadurch eine andere Herangehensweise für dich.

Variante 1 – Eine Rolle definieren

An dieser Stelle füllst du je Rolle den Role Model Canvas aus. Dabei kannst du auch die Teilnehmer aufteilen, falls es bestimmte Teilnehmer mit Rollenschwerpunkten gibt.

Im Laufe des Workshops kann es vorkommen, dass neue Rollen aufgedeckt werden. Je nach Wichtigkeit der gefundenen Rolle kannst du diese ebenfalls ausfüllen.

Wann solltest du das nutzen?

Du willst eine oder mehrere neue oder bestehende Rolle definieren.

Beispielablauf

1. Gemeinsames Verständnis für den Role Model Canvas schaffen – 10min
2. Sammeln und festlegen der zu definierenden Rollen – 10min
3. Ausfüllen des Canvas je Rolle – jeweils 20min
4. (Optional bei Gruppenarbeit) Vorstellung der einzelnen Rollen – je Rolle 5min
5. Handlungsfelder aufdecken – 15 bis 30min

Variante 2 – Die Rollen im Team sichtbar machen

Hier füllt jedes Teammitglied den Role Model Canvas für sich selbst aus. Danach könnt ihr gemeinsam schauen, wo sich die Bereiche der Teammitglieder überschneiden oder wo es Engpässe gibt.

Wann solltest du das nutzen?

Wenn die Zusammensetzung deines Teams konstant bleibt und ihr einen Überblick haben wollt, wer was im Team macht und verantwortet.

Beispielablauf:

1. Gemeinsames Verständnis für den Role Model Canvas schaffen – 10min
2. Ausfüllen des Canvas durch jedes Teammitglied – 20min
3. Vorstellung der einzelnen Team Mitglieder – je Mitglied 5min – 25 bis 45min
4. Handlungsfelder aufdecken – 30min

Fazit

Der Role Model Canvas ist eine perfekte Ergänzung zum Team Canvas. Es macht Rollen sichtbar und transparent.

Gegenüber der herkömmlichen RACI Matrix kannst du dir die wichtigsten Rollen auch ausdrucken und an die Wand hängen. So bleiben die Rollen besser im Gedächtnis und Aussagen wie „Ich weiß nicht wer dafür verantwortlich ist!“ gehören der Vergangenheit an.

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Zum Weiterlesen:

• Team Canvas erstellen – Schritt für Schritt Anleitung
• Teamwerte mittels Werteworkshop definieren und erarbeiten
• Effiziente Methoden um Entscheidungen im Team zu treffen
• Die Lean Coffee Methode einfach erklärt
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