„Wer ist eigentlich dafür verantwortlich?“ „Das ist nicht meine Aufgabe!“ „Wieso bist du eigentlich auch zu diesem Meeting eingeladen?“
Wenn das Fragen sind,
Abhilfe kann dir dabei das Role Model Canvas bieten.
Ursprünglich von den Kollegen von Visual Braindump entwickelt, ist es heute eine valide Alternative zum klassischen RACI-Matrix-Modell.
Es ist zudem die perfekte Ergänzung zum Team Canvas, wenn du die Rollen in deinem Team visualisieren und transparent machen willst.
Vorteile des Role Model Canvas
- Ansprechende und schnell verständliche Visualisierung
- Klare Rollentrennung
Geringer organisatorischer Aufwand für einen Workshop- Viele nützliche Nebeninformationen zur Rolle (Interaktionen, Nicht-Verantwortlichkeit, Unterstützungsbedarfe)
- Stärkere Bindung des Teams an die vorhandenen Rollen
- Guter Gesamtüberblick über Interaktionen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Rollen
Nachteile und Grenzen des Role Model Canvas
- Die Felder müssen gegebenenfalls an die Gegebenheiten des Teams angepasst werden
- Bei der Definition vieler Rollen muss ein längerer Zeitraum eingeplant werden
- Eine erfahrene Moderation ist notwendig
- Die Rollen werden nur sichtbar gemacht; für das Ausfüllen der Rolle im Alltag ist das Team selbst verantwortlich
Mehrwerte gegenüber der RACI-Matrix
Viele kennen die RACI-Matrix als Methode zur Abbildung von Verantwortlichkeiten.
Die RACI-Matrix ist ein sehr formelles Tool, das in der Regel in Excel oder ähnlichen Tabellenprogrammen abgebildet wird.
Folgende Mehrwerte bietet das Role Model Canvas gegenüber der RACI-Matrix:
- Ein ansprechendes und ausdruckbares Rollenbild
- Übersichtlichkeit, besonders bei einer hohen Anzahl an definierten Rollen
- Effizienteres Vorgehen bei der Rollendefinition
- Abdeckung weiterer Aspekte, die zu einer Rolle gehören
Aufbau des Role Model Canvas
Im Kopfbereich des Canvas kannst du den Projekt- oder Teamnamen sowie die zu definierende Rolle hinterlegen.
Wichtig: Pro Rolle benötigst du ein eigenes Canvas.
Die weiteren Felder sind:
- Verantwortet und Entscheidet
- Nein – das ist nicht Teil meiner Rolle
- Ziele & Mission der Rolle
- Verwendete Tools der Rolle
- Primäre Aufgaben der Rolle
- Hilfe & Unterstützung der Rolle
- Informationstransfer von und zur Rolle
- Sonstige Hinweise zur Rolle
Im Folgenden werden die einzelnen Bestandteile genauer beleuchtet.
(1) Verantwortet und Entscheidet
Hier werden alle Punkte aufgelistet, für die eine Rolle die Verantwortung trägt oder Entscheidungsbefugnis hat.
Fragestellungen:
- Wofür ist die Rolle verantwortlich?
- Was darf oder muss die Rolle eigenständig entscheiden?
Beispiel – Scrum Master
- Verantwortet die Weiterentwicklung des Teams
- Verantwortet das Beseitigen von Hindernissen für das Team
(2) Nein – das ist nicht Teil meiner Rolle
Dieses Feld ist das Gegenstück zu den Feldern (1) und (5). Hier wird alles notiert, was explizit nicht zur Rolle gehört, um eine klare Abgrenzung zu schaffen.
Fragestellungen:
- Was gehört nicht in meinen Aufgabenbereich?
- Wofür bin ich nicht verantwortlich?
- Was kann ich nicht entscheiden?
Beispiel – Scrum Master
- Priorisierung des Backlogs
- Aufgaben aus dem Sprint Backlog übernehmen
- Bericht des Sprint-Fortschritts
(3) Ziele und Mission der Rolle
Hier beschreibst du den Daseinszweck der Rolle. Wenn es dir schwerfällt, Ziele zu formulieren, ist das oft ein Indiz dafür, dass die Rolle eventuell nicht notwendig ist.
Fragestellungen:
- Was ist das Hauptziel meiner Rolle?
- Welche Mission verfolgt die Rolle?
Beispiel – Scrum Master
- Ziel: Die ständige Optimierung der Prozesse im Team
- Mission: Die Selbstorganisation des Teams stärken, um die Effizienz nachhaltig zu steigern
(4) Verwendete Tools der Rolle
Welche Werkzeuge (analog oder digital) nutzt oder pflegt diese Rolle regelmäßig? Kritische Tools, die nur selten (z. B. jährlich) genutzt werden, gehören ebenfalls hierher.
Fragestellung:
- Welche Tools nutze ich primär?
- Ohne welche Tools kann ich meine Arbeit nicht erledigen?
- Welche Tools sind geschäftskritisch für meine Aufgaben?
Beispiel – Scrum Master
- Scrum Board
- Jira
(5) Primäre Aufgaben der Rolle
In dieses Feld gehören die wichtigsten drei bis fünf Kernaufgaben.
Fragestellung:
- Was sind meine wichtigsten Aufgaben?
- Was sind meine Haupttätigkeitsfelder?
Beispiel – Scrum Master
- Hindernisse aus dem Weg räumen
- Coaching des Teams
- Unterstützung bei der Selbstorganisation
- Förderung des Austauschs zwischen Teammitgliedern
(6) Hilfe – Unterstützung der Rolle
Hier werden Abhängigkeiten geklärt: Wer liefert Input und wer profitiert von den Ergebnissen dieser Rolle?
Fragestellungen:
- Von wem benötige ich Unterstützung, um meine Arbeit zu erledigen?
- Wen unterstütze ich aktiv bei dessen Aufgaben?
Beispiel – Scrum Master:
- Unterstützt Product Owner beim iterativen Vorgehen
- Benötigt Rückhalt und Unterstützung vom Management
(7) Informationstransfer von und zur Rolle
Wie fließen Informationen? An wen gibt die Rolle Wissen weiter und in welchen Meetings ist ihre Präsenz erforderlich?
Fragestellungen:
- Wie gelangen Informationen zur Rolle?
- An wen gibt die Rolle Informationen weiter?
- In welchen Meetings sollte die Rolle vertreten sein?
Beispiel – Scrum Master
- Schnittstelle zwischen Team und Product Owner
- Vermittler zwischen Team/PO und Management
(8) Sonstige Hinweise zur Rolle
Platz für alles Ungeklärte oder Punkte, die zu einem späteren Zeitpunkt entschieden werden müssen.
Tipp: Nutze hier eine andere Farbe für die Haftnotizen, um den Handlungsbedarf visuell hervorzuheben.
Beispiel – Scrum Master:
- Moderation von Meetings (muss das zwingend immer der Scrum Master übernehmen?)
Role Model Canvas Beispiel
Ein vollständig ausgefülltes Role Model Canvas am Beispiel eines Scrum Masters sieht wie folgt aus:
Workshop-Vorlagen für das Role Model Canvas
Du kannst das Canvas aus zwei Perspektiven heraus befüllen:
- Du möchtest eine bestehende oder neue Rolle präzise definieren.
- Du möchtest die vorhandenen Rollen in deinem Team transparent machen.
Je nach Zielsetzung empfiehlt sich ein unterschiedliches Vorgehen:
Variante 1 – Eine Rolle definieren
Hierbei füllst du für jede Rolle ein eigenes Canvas aus. Teilnehmer können in Kleingruppen arbeiten, falls sie Experten für bestimmte Rollen sind.
Wann solltest du das nutzen? Wenn du neue Rollen schaffen oder bestehende Rollenbilder schärfen willst.
Beispielablauf:
- Gemeinsames Verständnis für das Role Model Canvas schaffen (10 Min.)
- Festlegen der zu definierenden Rollen (10 Min.)
- Ausfüllen des Canvas pro Rolle (je 20 Min.)
- Vorstellung der Ergebnisse (je 5 Min.)
- Handlungsfelder identifizieren (15–30 Min.)
Variante 2 – Rollen im Team sichtbar machen
In diesem Modus füllt jedes Teammitglied das Canvas für sich selbst aus. Danach gleicht ihr ab, wo es Überschneidungen oder Engpässe gibt.
Wann solltest du das nutzen? Wenn das Team konstant zusammenarbeitet und ihr Klarheit über die aktuelle Aufgabenverteilung benötigt.
Beispielablauf:
- Gemeinsames Verständnis schaffen (10 Min.)
- Selbstreflexion & Ausfüllen durch jedes Mitglied (20 Min.)
- Vorstellung der individuellen Rollen (je 5 Min.)
- Handlungsfelder & Synergien aufdecken (30 Min.)
Fazit
Das Role Model Canvas ist die ideale Ergänzung zum Team Canvas. Es schafft Transparenz und macht Rollen greifbar.
Im Vergleich zur starren RACI-Matrix kannst du die Ergebnisse visualisieren und im Teamraum aufhängen. So bleiben Verantwortlichkeiten präsent, und Sätze wie „Ich wusste nicht, dass ich dafür zuständig bin“ gehören der Vergangenheit an.
Zum Weiterlesen:
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