Team Canvas erstellen – Schritt für Schritt Anleitung

Ein Team zusammenbringen, neue Leute zu integrieren, Teamwerte herausfinden, den Sinn und Zweck des Teams ermitteln – das alles braucht Zeit. Der Team Canvas kann dich auf dem Weg dahin unterstützen und die Zeit bis zum Ziel stark verkürzen.

Mehrwert des Team Canvas

Der Team Canvas ist ein Framework, mit dessen Hilfe du in strukturierter Form ein Team formen kannst, das Vertrauen und den Zusammenhalt innerhalb des Teams stärkst sowie die Produktivität aller steigern kannst.

Der Team Canvas unterstützt dich in verschiedenen Situationen:

• Zusammenstellung eines neuen Teams
• Teamwachstum und Integration neuer Teammitglieder
• Verdeutlichung von Teamzielen
• Zusammenhalt und Vertrauen im Team aufbauen / verbessern

Generell sollte der Team Canvas nicht nur einmal ausgefüllt werden. Es ist ein lebendes Dokument, welches in regelmäßigen Abständen – am besten einmal im Jahr – aktualisiert werden sollte.

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Du willst den Team Canvas in gedruckter Form? Dann kannst du diesen hierrüber erreichen:

oder

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Aufbau des Team Canvas

Der Team Canvas beruht auf 4 grundsätzlichen Fragen:

1. Wer ist das Team?: Rollen und (gemeinsame sowie persönliche) Ziele der Teammitglieder
2. Warum macht das Team, was es macht?: Sinn und Zweck, Teamwerte
3. Wer sind die einzelnen Teammitglieder?: Stärken, Schwächen und Bedürfnisse der einzelnen
4. Wie kann das Team ihre Ziel erreichen?: Teamregeln und -aktivitäten

Diese Fragen werden auf 9 verschiedene Bereiche aufgeteilt.

Den Canvas gibt eine vereinfachte Basisvariante mit 5 Bereichen und ein ausführlichere Variante mit den kompletten 9 Bereichen.

(1) People & Roles – Personen & Rollen

Im Bereich „Personen und Rollen“ geht es darum, die Teamzusammenstellung zu ermitteln. Wer sind die Teammitglieder und welche Rollen nehmen sie im Team ein.

(2) Common goals – Gemeinsame Zeile

Im Bereich „Gemeinsame Ziele“ geht es um die Ermittlung der Ziele der Teammitglieder im Zusammenhang mit dem Team. Also welche Ziele die einzelnen Mitglieder gemeinsam mit dem Team erreichen wollen.

(3) Personal goals – Persönliche Ziele

Im Bereich „Persönliche Ziele“ geht es um die individuellen und privaten Ziele der einzelnen Teammitglieder. Diese müssen nicht im Zusammenhang mit den Teamzielen in Punkt 2 stehen. Es können auf völlig widersprüchliche Ziele aufgeführt werden.

(4) Purpose – Zweck

Im Bereich „Zweck“ soll der Sinn und Zweck des Teams ermittelt werden. Wofür steht das Team? Was will es erreichen? Man kann es auch mit der Vision des Teams gleichsetzen. Es ist ein Schritt weiter als die gemeinsamen Ziele des Teams.

(5) Values – Werte

Im Bereich „Werte“ sollen die Teamwerte ermittelt werden. Dabei geht es um die persönlichen Werte des/der einzelnen, welche sie oder er ins Team bringen will.

Das Team sollte sich hier auf eine vorher festgelegte Anzahl an gemeinsamen Werten einigen. Andernfalls sind die erfassten Punkte ziemlich beliebig und spiegeln nicht die Kernwerte des Teams wieder.

(6) Strengths & Assets – Stärken & Kompetenzen

Im Bereich „Stärken und Kompetenzen“ werden alle die Punkte aufgezählt, welche das Team ausmachen. Dazu zählen sowohl Hard- als auch Softskill der einzelnen Teammitglieder. Es muss sich auch nicht auf die fachspezifischen Skills fokussiert werden. Auch Stärken aus dem privaten Bereich – wie z.B. Sportliche Kompetenzen als Triathlon Läufer oder eine unendliche Geduld als Vater/Mutter von 3 Kindern kann wertvoll sein.

(7) Weaknesses & Development Areas – Schwächen & Entwicklungsbereiche

Im Bereich „Schwächen und Entwicklungsbereiche“ geht es um all die Punkte, wo die einzelnen Teammitglieder Handlungsbedarfe zur Weiterentwicklung sehen. Sei es fehlende Kompetenzen oder nicht vorhandene Skills – alles was möglicherweise fehlt, um die Teamziele und den Teamzweck zu erfüllen.

(8) Needs & Expectations – Bedürfnisse & Erwartungen

Im Bereich „Bedürfnisse und Erwartungen“ werden alle Punkte gesammelt, welche das Team braucht, um gut zu funktionieren, ihre Stärken auszuspielen und ihre Schwächen abzustellen.

(9) Rules & Activities – Regeln & Aktivitäten

Im Bereich „Regeln und Aktivitäten“ sammelt das Team ihre eigenen Regeln und Handlungsleitfäden, an welchen sich die Teammitglieder ausrichten wollen. Das können Kommunikationsregeln, Entscheidungsfindungen oder der Zeitpunkt des Mittagessens sein.

Wenn du ein genauerer Bild der vorhandenen Aufgaben im Team haben willst, solltest du als nächsten Schritt auch den Role Model Canvas nutzen.

Team Canvas erstellen – Die Vorbereitung

Benötigte Materialien zum Ausfüllen des Team Canvas

Wenn du den Canvas Remote ausfüllen möchtest, reicht in der Regel ein ein Online Whiteboard, auf welchem du den Team Canvas abbildest. Alle anderen Zeichentools sind in den Whiteboards vorhanden

Wenn du den Canvas in einem physischen Meeting befüllst, dann solltest du folgende Materialien bereitstellen:

• ein Whiteboard, Flipchart oder eine Metaplanwand – es muss groß genug sein, um den Team Canvas in A0 oder A1 Größe aufzuhängen
• mehrere Blöcke an PostIts, einen Block für jeden Teilnehmer, am besten in verschiedenen Farben
• Stifte zum beschriften der PostIts
• einen Timer zum stoppen der Zeit, wie z.B. einen TimeTimer*

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Du willst den Team Canvas in gedruckter Form? Dann kannst du diesen hierrüber erreichen:

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Dem Team den Mehrwert des Team Canvas vermitteln

Der Team Canvas bringt jedem Team einen großen Mehrwert. Für ein gutes Gelingen ist es hilfreich, das Team im Vorfeld diesen Mehrwert zu vermitteln.

Folgende Argumente können dabei weiterhelfen:

Start als neues Team:

• wir können mit dem Team Canvas die Struktur unseres Teams erstellen
• jeder einzelne kann über den Team Canvas seine Erfahrungen mit anderen Teams einbringen in unser Team einbringen
• durch den Team Canvas können wir uns schnell besser als Team kennenlernen

Das Team neu ausrichten:

• der Team Canvas hilft uns, mehr Struktur ins Team zu bringen
• wir können über den Team Canvas unsere gemeinsamen Teamwerte bestimmen
• mit dem Team Canvas können wir den Sinn und Zweck unseres Teams verdeutlichen

Neue Teammitglieder aufnehmen:

• das neue Teammitglied kann uns über den Team Canvas schnell kennenlernen
• durch den Team Canvas kann das neue Teammitglied seine Werte und Erfahrungen ins Team einfließen lassen
• wir können dem neuen Teammitglied unsere Vision und unseren Teamzweck vermitteln

Tipps für den Moderator der Session

• nutzte Timeboxing beim befüllen der einzelnen Bereiche, sonst laufen die Diskussionen schnell aus dem Ruder
• es gibt keine richtigen oder falschen Antworten. Der Canvas stellt das Team dar, mit all seinen Stärken und Schwächen
• beim Sammeln der Punkte kannst du die Teilnehmer entweder still ihre PostIts befüllen lassen (mit einer anschließenden Vorstellung) oder analog des Brainstormings direkt an den Canvas anbringen (mit direkter Vorstellung)
• Diskussionen, welche zu lange dauern, sollte man in einen Parkplatz Bereich verschieben, um sie später weiter zu diskutieren
• bei den folgenden Bereichen sollte das Team einen Konsens herstellen
  • 1. Menschen und Rollen
  • 2. Gemeinsame Ziele
  • 4. Zweck des Teams
  • 5. Werte des Teams
  • 9. Regeln und Aktivitäten

Team Canvas erstellen – Schritt für Schritt Anleitung Basisvariante

Die Basisvariante des Teamcanvas beinhaltet die Bereiche:

• Rollen und Fähigkeiten
• Werte
• Zweck
• Ziele
• Regeln und Aktionen

Er ist als Einstieg gedacht und bedarf weniger Zeit und Erklärung.

Zeitaufwand: 30 – 45 min

1. Gemeinsame Ziele [5 Minuten]

Frage die Teilnehmer, auf welche gemeinsamen Teamziele sie sich einigen können. 3-5 gemeinsame Ziele sind ausreichend.

Zusätzlich können die Teammitglieder auch ihre persönlichen Ziele benennen.

Fragen:

• Was wollen wir als Team wirklich erreichen?
• Was ist unser Kernziel, welche messbar, erreichbar und realistisch ist?
• Was sind eure persönlichen Ziele, welche ihr mit dem Team teilen wollt.

Beispiele:

• Wir werden das führende Logistikunternehmen in Deutschland bis 2025.
• Wir machen einen Umsatz von 100 Mio Euro im Bereich Gütertransport bis Ende 2021.

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2. Rollen und Fähigkeiten[5 Minuten]

Bitte die Teilnehmer, ihren Namen und ihre Rolle(n) im Team zu benennen. Wenn eine Person mehrere Rollen inne hat, nutzte mehrere PostIts.

Jeder Teilnehmer soll zusätzlich noch 1 bis 3 für ihn wesentliche Fähigkeiten aufschreiben.

Fragen:

• Wie lauten eure Namen?
• Welche Rolle(n) hast du im Team?
• Was sind deine wichtigsten Fähigkeiten, die du ins Team einbringst?

Beispiele:

• Max: CEO; Führungskompetenz, Empathie
• Marie: Design & Programming; Hartnäckigkeit, Sinn für Estetik

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3. Zweck[10 Minuten]

Bitte die Teilnehmer noch einen Schritt weiter als die Teamziele zu gehen. Frage sie, warum sie das tun, was sie aktuell tun.

Fragen:

• Weshalb stehst du morgens auf und gehst zur Arbeit?
• Was sind deine Beweggründe für die Arbeit in diesem Team?
• Was ist so wichtig, das unsere Teamziele erreicht werden müssen?
• Was ist unsere Vision des Teams?

Beispiele:

• Einen positiven Einfluss auf die Gesundheit der Menschen durch unsere Innovationen haben.
• Das Leben der Menschen einfacher und stressfreier gestalten durch unsere Fortschritte im Bereich künstliche Intelligenz.

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4. Werte [5 Minuten]

Frage das Teilnehmer nach ihren wichtigsten Werten und Prinzipien, welche sie mit dem Team teilen wollen. Das Team sollte sich auf sie Werte einigen, welche alle Mitglieder am Ende akzeptieren.

Dieser Teil kann auch mehr Zeit in Anspruch nehmen, vor allem wenn das Team noch sehr neu oder unerfahren ist. Dann hilft wahrscheinlich ein Werteworkshop für das Team weiter.

Fragen:

• Für welche Werte stehen wir?
• Was sind unsere Richtlinien als Team?
• Welche gemeinsamen Werte wollen wir als Zentrale Punkte im Team haben?

Beispiele:

• Vertrauen
• Offenheit
• gegenseitige Wertschätzung
• Qualitätsanspruch
• Arbeiten auf Augenhöhe
• gegenseitiger Respekt

5. Regeln und Aktivitäten [10 Minuten]

Bitte das Team, sich auf gemeinsame Regeln und Aktivitäten zu einigen. Grundlage bilden die vorher bearbeiteten Bereiche. Aus diesen Bereichen können konkrete und umsetzbare Teamregeln und -aktivitäten abgeleitet werden, auf welche sich alle Teammitglieder einigen.

Fragen:

• Welche Regeln wollen wir nach diesem Workshop einführen?
• Wie kommunizieren wir untereinander, um uns auf dem gleichen Stand zu halten?
• Wie treffen wir Entscheidungen?
• Wie wollen wir uns als Team verbessern?
• Wie gehen wir mit Konflikten um?
• Wie vermeiden wir wiederkehrende Fehler?

Beispiele:

• Was im Team besprochen wird bliebt vertraulich.
• Wir haben ein tägliches Statusupdaten.
• Wir nutzen MS Teams für die Teamkommunikation und Datenablage.
• Wir versuchen, 2 mal die Woche gemeinsam Mittagessen zu gehen.
• Meetings starten frühestens 10 Uhr, damit alle dabei sein können.
• Überstunden sollen vermieden werden.

Zusammenfassung[10 Minuten]

Geht mit dem Team nochmal kurz den Team Canvas durch. Frage die Teammitglieder, was für sie dich wichtigste Erkenntnis des Workshops war.

Ein Folgeschritt aus dem Basis-Canvas wäre, den erweiterten Team Canvas auszufüllen. Idealerweise macht man dies 3 bis 6 Monate nach dem Erstellen des Basis Canvas.

Team Canvas erstellen – Schritt für Schritt Anleitung Erweiterte Variante

Der erweiterte Team Canvas ist als Fortsetzung des Basis Canvas gedacht. Er braucht mehr Zeit und auch etwas mehr Erklärung für die Teilnehmer.

Im erweiterte Canvas sind folgende zusätzlichen Bereiche enthalten:

• persönliche Ziele
• Bedürfnisse und Erwartungen
• Stärken und Kompetenzen
• Schwächen und Entwicklungsbereiche

Der Bereich Rollen und Fähigkeiten wurde aufgeteilt. Die Fähigkeiten sind in den Bereich Stärken und Kompetenzen verschoben wurden.

Zeitaufwand: 90 bis 120min

1. Menschen und Rollen [5 Minuten]

Bitte die Teilnehmer, ihren Namen und ihre Rolle(n) im Team zu benennen. Wenn eine Person mehrere Rollen inne hat, nutzte mehrere PostIts.

Fragen:

• Wie lauten eure Namen?
• Welche Rolle(n) hast du im Team?

Beispiele:

• Max: CEO; Führungskompetenz
• Marie: Design & Programming; Hartnäckigkeit

2. Gemeinsame Ziele [10 Minuten]

Frage die Teilnehmer, auf welche gemeinsamen Teamziele sie sich einigen können. 3-5 gemeinsame Ziele sind ausreichend.

Zusätzlich können die Teammitglieder auch ihre persönlichen Ziele benennen.

Fragen:

• Was wollen wir als Team wirklich erreichen?
• Was ist unser Kernziel, welche messbar, erreichbar und realistisch ist?
• Was sind eure persönlichen Ziele, welche ihr mit dem Team teilen wollt.

Beispiele:

• Wir werden das führende Logistikunternehmen in Deutschland bis 2025.
• Wir machen einen Umsatz von 100 Mio Euro im Bereich Gütertransport bis Ende 2021.

3. Persönliche Ziele [5 Minuten]

Frage die Teammitglieder nach ihren persönlichen Zielen, welche sie im Rahmen des Teams oder des Projekts haben.

Fragen:

• Welche individuellen persönlichen Ziele habt ihr im Team?
• Gibt es eine eigene Agenda, welche ihr für euch verfolgt und die ihr mit dem Team teilen wollt?
• Wo seht ihr euch in 1, 3 oder 5 Jahren?

Beispiele:

• Besser in der iOS Entwicklung werden [Marie]
• Meine Projektmanagementskills erweitern [Peter]
• In meine alte Heimat zurückziehen [Louise]

4. Zweck[10 Minuten]

Bitte die Teilnehmer, noch einen Schritt weiter als die Teamziele zu gehen. Frage sie, warum sie das tun, was sie aktuell tun.

Fragen:

• Weshalb stehst du morgens auf und gehst zur Arbeit?
• Was sind deine Beweggründe für die Arbeit in diesem Team?
• Wie ist unsere Teamvision?
• Was ist so wichtig, das unsere Teamziele erreicht werden müssen?

Beispiele:

• Einen positiven Einfluss auf die Gesundheit der Menschen durch unsere Innovationen haben.
• Das Leben der Menschen einfacher und stressfreier gestalten durch unsere Fortschritte im Bereich künstliche Intelligenz.

5. Werte [10 Minuten]

Frage das Teilnehmer nach ihren wichtigsten Werten und Prinzipien, welche sie mit dem Team teilen wollen. Das Team sollte sich auf sie Werte einigen, welche alle Mitglieder am Ende akzeptieren.

Dieser Teil kann auch mehr Zeit in Anspruch nehmen, vor allem wenn das Team noch sehr neu oder unerfahren ist. Dann hilft wahrscheinlich ein Werteworkshop für das Team weiter.

Fragen:

• Für welche Werte stehen wir?
• Was sind unsere Richtlinien als Team?
• Welche gemeinsamen Werte wollen wir als Zentrale Punkte im Team haben?

Beispiele:

• Vertrauen
• Offenheit
• gegenseitige Wertschätzung
• Qualitätsanspruch
• Arbeiten auf Augenhöhe
• gegenseitiger Respekt

6. Stärken & Kompetenzen [15 Minuten]

Frage das Team nach ihren Kernkompetenzen und Skills (Hard- als auch Softskills). Es gibt keine irrelevanten Fähigkeiten. Manchmal können Dinge aus dem Privaten Bereich – wie z.B. Marathons laufen – extrem gewinnbringend für das Team sein.

Fragen:

• Welche Fähigkeiten haben wir im Team, um unsere Ziele zu erreichen?
• Welche Softskills haben wir?
• Wo sind wir richtig gut drin, entweder als Einzelner oder als Team?

Beispiele:

• Entwicklung(iOS/Python/etc.)
• Design
• Vernetzung im Unternehmen
• unser Optimismus
• Vertriebliche Skills

7. Schwächen & Entwicklungsbereiche [15 Minuten]

Frage das Team, welche Schwächen und Weiterentwicklungsbereiche es sieht. Wo sieht das Team kritische Punkte und Bereiche, die z.B. im Laufe des Projekts Problematisch werden können. Der Fokus sollte dabei auf der eigenen Person, nicht auf den Schwächen der anderen liegen.

Fragen:

• Welche Schwächen haben wir als Team und als einzelne Person?
• Was sollten die anderen Teammitglieder von mir wissen?
• Welche Probleme und Hindernisse werden wir möglicherweise begegnen?

Beispiele:

• Leicht abzulenken[Marie]
• Ich kann arrogant rüberkommen [Max]
• Schlechte Teamkommunikation [general]

8. Bedürfnisse & Erwartungen [10 Minuten]

Bitte das Team, die Dinge zu benennen, welche sie für einen Teamerfolg als notwendig erachten. Als Grundlage können die vorherigen Bereiche – Stärken und Schwächen – verwendet werden. Hier sollten Punkte aufgeführt werden, welche die Stärken unterstützen und die Schwächen abmildern oder entfernen.

Fragen:

• Was braucht jeder Einzelne im Team um erfolgreich zu sein?
• Wie können wir uns im Team gegenseitig bei unseren Bedürfnissen helfen?
• Was darf auf keinen Fall passieren?

Beispiele:

• Zeit für uns selbst
• gegenseitige Hilfe und Coaching
• Vertrauen
• Spaß bei der Arbeit

9. Regeln & Aktivitäten [10 Minuten]

Bitte das Team, sich auf gemeinsame Regeln und Aktivitäten zu einigen. Grundlage bilden die vorher bearbeiteten Bereiche. Aus diesen Bereichen können konkrete und umsetzbare Teamregeln und -aktivitäten abgeleitet werden, auf welche sich alle Teammitglieder einigen.

Fragen:

• Welche Regeln wollen wir nach diesem Workshop einführen?
• Wie kommunizieren wir untereinander, um uns auf dem gleichen Stand zu halten?
• In welcher Form treffen wir Entscheidungen?
• Wie wollen wir uns als Team verbessern?

Beispiele:

• Was im Team besprochen wird bliebt vertraulich.
• Wir haben ein tägliches Statusupdaten.
• Wir nutzen MS Teams für die Teamkommunikation und Datenablage.
• Wir versuchen, 2 mal die Woche gemeinsam Mittagessen zu gehen.
• Meetings starten frühestens 10 Uhr, damit alle dabei sein können.
• Überstunden sollen vermieden werden.

Zusammenfassung[10 Minuten]

Geht mit dem Team nochmal kurz den Team Canvas durch. Frage die Teammitglieder, was für sie dich wichtigste Erkenntnis des Workshops war.

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Du willst den Team Canvas in gedruckter Form? Dann kannst du diesen hierrüber erreichen:

oder

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Fazit

Der Team Canvas kann ein Grundstein für die Teambildung und das gegenseitige Kennenlernen im Team sein. Er sollte als lebendes Dokument angesehen und in regelmäßigen Sessions aktualisiert werden.

Idealerweise wird er für alle Teammitglieder visuell präsent aufgehängt, so dass er auch nach dem Workshop noch im Gedächtnis bleibt.

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Zum Weiterlesen:

• Effiziente Methoden um Entscheidungen im Team zu treffen
• Teamwerte mittels Werteworkshop definieren und erarbeiten
• SCRUM Retrospektiven souverän moderieren und erfolgreich durchführen
• Daily Scrum – effiziente Standup Meetings gestalten
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