Ein gut gewählter Check-in kann den Unterschied machen: zwischen einem zähen Einstieg und einem echten gemeinsamen Ankommen im Meeting. Doch wie findest du das passende Check-in-Format – vor allem, wenn dir nur wenig Zeit bleibt oder die Gruppe neu ist?
In diesem Artikel zeige ich dir einen einfachen 5-Schritte-Prozess, mit dem du systematisch das richtige Check-in für dein nächstes Meeting oder deinen Workshop auswählst.
Warum überhaupt ein Check-in?
Check-Ins werden gern als optional oder gar unnötig bezeichnet – dabei können sie einen sehr großen Einfluss auf dein Meeting oder Workshop haben.
Check-ins schaffen einen verbindenden Einstieg, fördern Fokus, bauen Energie auf und ermöglichen es, die Stimmung im Raum bewusst wahrzunehmen.
Besonders in Online-Meetings und neuen Teams helfen sie dabei, Vertrauen aufzubauen und die Gesprächskultur zu verbessern.
Wenn du mehr über Check-Ins im Detail, vor allem hinsichtlich konkreten Beispielen, erfahren möchtest, findest du in diesem Artikel deine Antworten.
An dieser Stelle geht es um die Frage, wie du zum passenden Check-In für deine individuelle Meeting- oder Workshopsituation kommst.
Der 5-Schritte-Prozess zur Auswahl des passenden Check-ins
Nicht jedes Check-In passt zu jeder Situation. Wenn du das falsche Check-In auswählst, kannst du:
- deine Teilnehmer verwirren oder überfordern,
- mit den falschen Erwartungen starten,
- oder gleich am Anfang dein Rapport, also dein Standing als Moderator verlieren.
Damit das nicht passiert, solltest du folgende 5 Schritte zur Auswahl deines Check-Ins durchlaufen
- Ziel des Check-Ins klären
- Kontext des Meetings/Workshops analysieren
- Gruppendynamik betrachten
- Themenbezug herstellen
- Stimmung und Energie abschätzen
Wie du das ganze im Detail machst, erfährst du im Folgenden.
Schritt 1 – Ziel klären: Was willst du mit dem Check-in erreichen?
Bevor du nach Formaten suchst, solltest du dir klar machen, wofür du den Check-in einsetzt.
Um was geht es in deinem Meeting oder Workshop? Geht es um:
- Verbindung im Team?
- Energie und Aktivierung?
- Emotionale Standortbestimmung?
- Fokus aufs Thema?
Je klarer dein Ziel, desto passender wird dein Format.
Schritt 2 – Kontext analysieren: Was lässt der Rahmen zu?
Im zweiten Schritt solltest du dir die Rahmenbedingungen deiner Veranstaltung anschauen. Wie viele Teilnehmer gibt es? Wieviel Zeit hast du? Bist du Vor-Ort, Online oder Hybrid unterwegs?
Das grenzt die Auswahl eines passenden Check-In ein.
Gruppengröße – Wie viele Teilnehmer gibt es?
Kleine Gruppen (< 8) erlauben offene Runden, größere Gruppen benötigen strukturierte Formate wie Chat, Umfragen oder Karten. Auch beeinflusst die Anzahl der Personen, wie lange ein Check-In potentiell dauern kann.
Zeitbudget – Wie viel Zeit kann ich mir nehmen?
Die richtige Länge eines Check-ins hängt stark vom Format und Ziel deines Meetings ab. Als grobe Faustregel gilt: Je kürzer das Meeting, desto kompakter sollte der Check-in sein – je länger und intensiver die Zusammenarbeit, desto mehr Zeit lohnt sich für einen bewussten Einstieg.
Hier ein paar Richtwerte:
- Kurzmeeting (30 Minuten): 3–5 Minuten Check-in (ca. 10–15 %)
- Reguläres Meeting (60 Minuten): 5–10 Minuten (ca. 8–12 %)
- Halbtägiger Workshop (3–4 Stunden): 15–30 Minuten (ca. 10–15 %)
- Ganztags-Workshop: 20–40 Minuten (ca. 5–10 %)
In neuen Gruppen, bei emotionalen Themen oder wenn eine starke Verbindung wichtig ist, darf es auch mal mehr sein – vor allem zu Beginn.
Faustregel: Je vertrauter sich die Gruppe und je klarer das Ziel, desto kürzer darf der Check-in ausfallen.
Setting – Wo findet das Meeting statt?
Der Ort des Meetings oder Workshops hat ebenfalls großen Einfluss auf das Check-In. Es macht einen Unterschied, ob ihr euch in Präsenz trefft, alle Online zugeschaltet sind oder ihr Hybrid teilnehmt.
Präsenz
Dieser Rahmen ist Ideal für bewegte und soziale Formate. Deine Teilnehmer können physisch interagieren, sich im Raum positionieren oder mit Materialien arbeiten (z. B. Karten ziehen, Aufstellungen durchführen). Auch emotionale Fragen lassen sich leichter stellen, da Mimik und Körpersprache direkt erfahrbar sind.
Online
Onlineformate erfordern klare Struktur und technische Vorbereitung. Digitale Tools wie Chat, Mentimeter oder virtuelle Whiteboards (z. B. Miro, Mural) sind hilfreich. Des weiteren funktionieren hier visuelle Impulse (GIFs, Emojis, Bilder) sehr gut. Breakout-Räume ermöglichen Tiefe, benötigen aber mehr Zeit und Moderation.
Hybrid
Dieses Format hat die größte Herausforderung für eine faire Beteiligung am Check-In.
Du solltest eine Methoden wählen, die für alle gleich zugänglich sind – z. B. digitale Umfragen, gemeinsame Whiteboards oder strukturierte Runden, bei denen Online-Teilnehmende gleichwertig eingebunden sind. Wichtig: Präsenzgruppen dürfen nicht dominieren – plane bewusst inklusiv.
Tipp: Setze bei hybriden Formaten möglichst auf digitale Tools, die alle gleichzeitig nutzen können – egal ob im Raum oder remote.
Je besser du den Rahmen kennst, desto realistischer wird deine Auswahl.
Schritt 3 – Gruppendynamik beachten: Wie vertraut ist die Gruppe?
Nicht jedes Check-in-Format funktioniert gleich gut in jeder Gruppe. Der Grad an Vertrautheit, die bestehende Beziehungsebene und mögliche Hierarchien beeinflussen, wie offen, persönlich oder spielerisch der Einstieg sein darf.
Neue Gruppen – leichte & lockere Formate
Wenn sich deine Teilnehmer noch nicht kennen, dann wähle einen Check-in, der niedrigschwellig ist. Humorvolle, kreative oder neutrale Fragen helfen, erste Barrieren zu senken –
Beispiele:
- „Welches Emoji beschreibt deine Stimmung?“
- „Mit welchem Getränk wärst du heute unterwegs?“
- „Was war dein Highlight der Woche?“
Was kann bei unpassenden, zu persönlichen Check-Ins passieren:
🔸 Deine Teilnehmer fühlen sich überfordert oder unwohl.
🔸 Es entsteht Unsicherheit oder Schweigen.
🔸 Der Einstieg wird eher gehemmt als gelockert.
Bestehende Teams – ruhig persönlicher
In eingespielten Gruppen kannst du bewusst in die Tiefe gehen, z. B. mit emotionalen, selbstreflexiven oder beziehungsfördernden Fragen.
Beispiele:
- „Worauf bist du aktuell stolz?“
- „Was brauchst du, um heute gut mitarbeiten zu können?“
- „Was hat dich zuletzt im Team inspiriert?“
Was kann passieren, wenn du hier bei oberflächlichen Fragen bleibst:
🔸 Deine Gruppe bleibt im „Autopilot-Modus“.
🔸 Chancen für Verbindung, Reflexion und Teamentwicklung werden vertan.
Gemischte Gruppen & Hierarchien – hier brauchst Du Fingerspitzengefühl
Wenn verschiedene Abteilungen oder Hierarchiestufen aufeinandertreffen, achte auf Sensibilität: Nicht jeder will (oder sollte) etwas Persönliches teilen.
Am besten verwendest du Neutrale Fragen oder Methoden, bei denen nicht alle sprechen müssen (z. B. Mentimeter, Kartenwahl), sind hier hilfreich.
Beispiele:
- Mentimeter-Wortwolke: „Wie geht’s dir in einem Wort?“
- Bildauswahl: „Wähle ein Symbol für deinen Start in den Tag“
Was kann passieren, wenn du hier unreflektiert ein tiefes Format nutzt
🔸 Einzelne blockieren oder schweigen aus Unsicherheit.
🔸 Hierarchien werden ungewollt sichtbar oder verstärkt.
🔸 Das Vertrauen leidet – bevor es aufgebaut wurde.
Je sensibler du die Gruppensituation einschätzt, desto passender wird der Einstieg.
Schritt 4 – Themenbezug herstellen
Nicht jeder Check-in muss thematisch auf das Meeting vorbereiten – aber er kann. Ob du einen neutralen Einstieg oder eine thematische Brücke wählst, hängt vom Ziel deines Treffens, der Gruppensituation und dem gewünschten Fokus ab.
Themenferne Check-ins – neutral, locker, verbindend
Ein themenunabhängiger Einstieg hilft dir, die Gruppe emotional abzuholen – ohne sofort ins Inhaltliche zu springen. Ideal dafür sind kreative, persönliche oder energiefördernde Fragen.
Beispiele:
- „Was hat dich heute zum Lächeln gebracht?“
- „Wenn du ein Wetter wärst – welches?“
- „Mit welchem Emoji kommst du heute an?“
Was kann passieren, wenn du hier zu schnell inhaltlich wirst
🔸 Deine Teilnehmende sind noch nicht „da“ – es fehlt an Verbindung oder Zeit zum Ankommen.
🔸 Die Stimmung bleibt technisch oder oberflächlich.
🔸 Der Start wirkt forciert oder hektisch.
Thematisch passende Check-ins – Fokus schaffen und Relevanz erhöhen
Manchmal hilft ein thematischer Einstieg dabei, um direkt gedanklich ins Thema zu kommen. Als Moderator kannst du das Check-In auch nutzen, um eine bestimmte Sichtweise oder Denkweise aufzuzeigen.
Besonders bei Workshops, Strategie-Meetings oder Reflexionsformaten kann das sinnvoll sein.
Beispiele:
- „Was bedeutet Zusammenarbeit für dich?“
- „Woran erkennst du ein gelungenes Projekt?“
- „Mit welchem Gefühl blickst du auf das Thema XY?“
Was kann passieren, wenn du hier zu neutral bleibst:
🔸 Die Gruppe bleibt im Alltagsmodus.
🔸 Der Übergang ins Thema wirkt abrupt oder unverbunden.
🔸 Die Chance auf inhaltliche Tiefe von Anfang an wird vertan.
Tipp: Manchmal kann es hilftreich sein, 2 Check-Ins zu verwenden. Einen neutralen Abholer am Anfang und einen Themenfokussierten Check-In vor dem ersten inhaltlichen Agendapunkt.
Je gezielter du den Bogen zum Thema schlägst, desto wirkungsvoller wird der Start.
Schritt 5 – Stimmung und Energie einschätzen
Ein Check-in funktioniert nur dann gut, wenn er zur aktuellen Stimmungslage der Gruppe passt. Manchmal braucht es Energie, manchmal Ruhe – und manchmal einfach Raum zum Durchatmen.
Müde oder passiv: lieber aktivierend & energetisch
Wenn die Gruppe schläfrig wirkt (z. B. nach dem Mittag, Montagmorgen oder langem Input), helfen aktivierende oder kreative Fragen, um Energie zu mobilisieren.
Beispiele:
- „Welche Farbe beschreibt deine aktuelle Energie?“
- „Streck dich einmal durch – wie fühlt sich dein Körper an?“
- „Mit welchem Tier wärst du heute unterwegs?“
- Bewegungscheck-ins oder kurze Aufstehübungen
- Musikimpuls: „Welcher Song passt zu deiner Stimmung?“
Was kann passieren, wenn du hier eine stille Reflexion wählst:
🔸 Die Müdigkeit verstärkt sich.
🔸 Die Gruppe bleibt passiv oder zerstreut.
🔸 Der Einstieg wirkt leblos oder langweilig.
Unruhig oder aufgedreht – eher beruhigend & fokussierend
Wenn die Gruppe sehr wach, aufgedreht oder redselig wirkt, helfen ruhige, fokussierende Check-ins, um Klarheit und Struktur zu schaffen.
Beispiele:
- „Mit welchem Gedanken bist du gerade hier?“
- „Was möchtest du loslassen, bevor wir starten?“
- Stille Reflexion oder schriftlicher Impuls
- Skalenfrage: „Wie präsent fühlst du dich gerade?“
- 1-Wort-Check-in im Chat oder auf Karte
Was kann passieren, wenn du hier etwas Spielerisches nutzt:
🔸 Die Energie zerfasert weiter.
🔸 Fokus geht verloren.
🔸 Teilnehmende schalten mental ab oder springen im Thema.
Gestresst oder angespannt – achtsam, ruhig, emotional offen
Wenn die Gruppe unter Druck steht, gestresst oder emotional belastet ist (z. B. vor kritischen und herausfordernden Themen), brauchst du achtsame Einstiege mit Raum für Gefühle.
Beispiele:
- „Wie geht’s dir – wirklich?“
- „Was brauchst du, um gut dabei zu sein?“
- „Was beschäftigt dich gerade (freiwillig teilbar)?“
- Ruhige Musik, Atem- oder Körperwahrnehmung
- Journaling-Impuls: 2 Minuten still schreiben
Was kann passieren, wenn du hier mit Energiefragen startest:
🔸 Die Gruppe fühlt sich überfahren.
🔸 Es entsteht Widerstand oder Rückzug Einzelner.
🔸 Der Einstieg wirkt unpassend oder oberflächlich.
Tipp: Dieser Schritt ist stark abhängig davon, wie gut du die Situation bereits im Vorfeld einschätzen kannst. Wenn du dir unsicher bist, bereite vielleicht alternative Check-Ins vor. So kannst du ad hoc auf die Situation reagieren.
Je mehr du auf die aktuelle Stimmung eingehst, desto mehr erreichst du die Menschen.
Drei Beispielszenarien aus der Praxis
Im Folgenden möchte ich dir an Hand von 3 Beispielen aufzeigen, wie du den Entscheidungsprozess verwenden kannst.
Beispiel 1: Standard-Teammeeting (Online, 60 Minuten)
Ausgangssituation:
- Regelmäßiges Weekly eines eingespielten Teams
- Online via MS Teams, 8 Personen
- Fokus: Status, Koordination, keine kritischen Themen
Entscheidungsprozess:
- Ziel klären: Verbindung & Ankommen
- Kontext analysieren: 5–7 Min, mittelgroße Gruppe, online
- Gruppendynamik: Eingespieltes Team – persönlich möglich
- Themenbezug: Nicht notwendig – neutraler Einstieg
- Stimmung: Montagmorgen, eher ruhig/müde
Empfohlener Check-in:
👉 „Zeig uns ein GIF oder Emoji, das deine aktuelle Stimmung beschreibt.“
Niedrigschwelliger, humorvoller Einstieg über den Chat
Beispiel 2: Projektkickoff (Hybrid, 3 Stunden)
Ausgangssituation:
- Erstes Treffen eines bereichsübergreifenden Projektteams
- 12 Personen (7 vor Ort, 5 remote)
- Ziel des Kickoffs: Kennenlernen der Projektteilnehmer, gemeinsame Zielklärung formulieren
- Workshop-Charakter, ausreichend Zeit
Entscheidungsprozess:
- Ziel klären: Verbindung + gemeinsamer Fokus
- Kontext analysieren: 15 Min, mittelgroße Gruppe, hybrid
- Gruppendynamik: Neu, teils unterschiedliche Hierarchieebenen
- Themenbezug: Ja – thematische Einstimmung
- Stimmung: Abwartend, gemischt, leicht angespannt
Empfohlener Check-in:
👉 „Was ist dir bei guter Zusammenarbeit besonders wichtig – in einem Wort?“
Antworten über Miro oder Padlet sammeln → ergibt eine gemeinsame Wortwolke als Gesprächsgrundlage
Beispiel 3: Strategietag (Präsenz, Ganztägig)
Ausgangssituation:
- Abteilung mit ca. 15 Personen
- Strategietag im externen Raum
- Ziel: Rückblick, Ausblick, Neuausrichtung
- Mischung aus langjährigen und neuen Kolleg*innen
Entscheidungsprozess:
- Ziel klären: Verbindung + thematische Einstimmung
- Kontext analysieren: ca. 20 Min, mittelgroß, Präsenz
- Gruppendynamik: Bestehende Gruppe mit neuen Personen – offen, aber sensibel
- Themenbezug: Ja – Einstieg ins Strategiethema
- Stimmung: Ruhig, abwartend, interessiert
Empfohlener Check-in:
👉 „Wähle ein Symbol oder Bild, das deine Sicht auf unsere Abteilung beschreibt – und teile kurz, warum.“
Hier kannst du mit Bildkarten oder Symbolmaterial vor Ort arbeiten. Alternativ lässt du die Teilnehmer frei assoziieren.
Fazit – Weniger raten, mehr wirken
Ein durchdachter Check-in ist mehr als ein netter Auftakt – er schafft Verbindung, fördert Klarheit und legt den Grundstein für ein wirksames Meeting.
Mit dem 5-Schritte-Prozess findest du in wenigen Minuten ein Format, das zur Gruppe, zum Ziel und zur Stimmung passt.
Egal ob du schnell Energie in den Raum bringen willst, die emotionale Lage spürbar machen oder eine thematische Brücke schlagen möchtest:
Ein passender Check-in wirkt – und zwar direkt ab Minute eins.
Zum Weiterlesen:
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