Entscheidungen im Team zu treffen ist nie einfach. Häufig wird viel über ein Problem geredet und Lösungen erarbeitet, aber am Ende wird die Entscheidung vertagt.
Dieser Artikel soll dir dabei helfen
- die Grundlage für ein entscheidungsfähiges Team zu schaffen und
- geeignete Entscheidungsmethoden zu finden, welche du in deinem Team nutzen kannst.
Es sind Methoden, welche du entweder in deine Meetings und Workshops einbindest oder aber auch komplett außerhalb davon laufen können.
Voraussetzungen für die Entscheidungsfindung im Team
Bevor eine Entscheidung im Team getroffen werden kann, müssen erst einmal die folgenden 5 Fragen beantwortet werden.
- Wann kann eine Entscheidung im Team getroffen werden?
- Wie können wir die Entscheidung im Team treffen?
- Wie dokumentieren wir Entscheidungen des Teams?
- Wie kommunizieren wir Entscheidungen im ganzen Team?
- Können wir diese Entscheidung als Team treffen?
Die ersten 4 Fragen sollten bereits im Vorfeld geklärt werden, die 5. Frage direkt vor der eigentlichen Entscheidung.
Wann kann eine Entscheidung im Team getroffen werden?
Diese Frage betrifft die Entscheidungsfähigkeit im Team. Wer bzw. wie viele Teammitglieder müssen anwesend sein, um eine Entscheidung treffen zu können.
Du solltest mit deinem Team folgende Punkte klären:
- Wie viele Teammitglieder müssen mindestens anwesend sein?
- Gibt es Personen, ohne die keine Entscheidung getroffen werden kann?
- Gibt es Bereiche, in denen nur ein bestimmter Personenkreis Entscheidungen treffen kann?
- Wie können nicht anwesende Teammitglieder Einfluss auf die Entscheidung nehmen?
Beispiel:
- es müssen mindestens 50% des Teams anwesend sein
- bei Entscheidungen aus dem DevOps Bereich müssen mind. 2 Entwickler dabei sein
- Nicht anwesende Teammitglieder können ein Veto einlegen, müssen aber einen konkreten Gegenvorschlag machen. Alternativ kann die regelmäßige Retrospektive genutzt werden.
Wie können wir Entscheidungen im Team treffen?
Im Team muss definiert werden, mit welcher Entscheidungsmethode eine Entscheidung getroffen werden soll.
Folgendes sind die verbreitetsten Methoden:
- Mehrheitsentscheid
- Konsens
- Notentscheid
- Systemisches Konsensieren
- Konsent
- Konsultative Einzelentscheid
Eine detaillierte Ausführung der verschiedenen Methoden gibt es weiter unten im Bereich Entscheidungsvarianten.
Wie dokumentieren wir Entscheidungen des Teams?
Getroffene Entscheidungen sollten dokumentiert werden. Zum einen kannst du später darauf verweisen und die Entscheidung wird nicht vergessen. Wird nichts dokumentiert, kann es vorkommen, dass Monate später die gleiche Entscheidung noch einmal aufwändig getroffen wird.
Zusätzlich hilft es neuen Teammitgliedern, sich schneller ins Team einzufinden.
Gute Dokumentationsmittel sind:
- ein Wiki, wie z.B. Confluence
- ein gemeinsames Notizbuch, wie z.B. MS OneNote
- ein Flipchart im Teambereich, welches alle Entscheidungen enthält
Die Dokumentation sollte mindestens folgende Punkte enthalten:
- Was wurde entschieden
- Warum wurde es entschieden
- Wann wurde die Entscheidung getroffen
Beispiel:
Entscheidung: Der Urlaub einzelner Teammitglieder wird im Teamkalender eingetragen
Grund: Es fehlte die Transparenz, wann einzelne Teammitglieder anwesend sind oder nicht
Datum: 10.09.2022
Wie kommunizieren wir Entscheidungen im ganzen Team?
Wenn Entscheidungen getroffen wurden, müssen diese auch an die nicht anwesenden Teammitglieder oder ggf. Führungskräfte kommuniziert werden.
Die Entscheidungen sollten direkt nach dem Meeting kommuniziert werden. In der Regel sollte eine kurze Mail oder ein Nachricht in z.B. Teams/Slack mit dem Verweis auf die Dokumentation ausreichen.
Damit sind alle informiert und haben auch eine Möglichkeit, ggf. ein berechtigtes Veto einzulegen.
Können wir diese Entscheidung als Team treffen?
Diese Frage ist direkt vor dem Treffen der Entscheidung wichtig. Das Team muss sich fragen, ob sie diese Entscheidung überhaupt treffen können. Haben sie ein Mandat dafür? Muss dafür ein Person z.B. aus dem Management oder der Geschäftsführung einbezogen werden?
Falls das Mandat für die Entscheidung fehlt, macht ein Entscheidungsprozess keinen Sinn und wäre Zeitverschwendung.
Hier sollte geklärt werden, auf welcher Ebene diese Entscheidung getroffen werden kann und wer das Thema aus dem Team vorantreibt.
Beispiel:
- Das Team benötigt eine neue Software zum automatischen Test ihrer Entwicklung
- Die Software kostet mehrere Tausend Euro im Monat
- Das Team darf nur Software < 500,- im Monat selbst bestellen
- Der Scrum Master nimmt das Thema in die nächste Management-Runde mit, um es auch mit den anderen Teams abzustimmen
Entscheidungsvarianten
Im Folgenden stelle ich 6 verschiedene Entscheidungsmethoden vor, welche Du einfach in deinem Team implementieren und ausprobieren kannst. Die Methoden sind dabei für unterschiedliche Problemstellungen unterschiedlich gut geeignet.
Mehrheitsentscheid
Der Mehrheitsentscheid ist das verbreitetste Entscheidungsverfahren. Es erfolgt eine Abstimmung im Team und die Entscheidung wird bei einem bestimmten Mehrheitsverhältnis angenommen (z.B. einfache Mehrheit oder 2/3 Mehrheit).
Diese Entscheidungsform ist die einfachste und verbreitetste Art der Entscheidung. Sie verhindert aber auch, kreative und neue Wege zu bestreiten, da diese Möglichkeiten meist keine Mehrheit finden.
Auch werden bei dieser Entscheidungsform alle die Teammitglieder nicht mit eingebunden, die gegen den Vorschlag gestimmt haben. Selbst wenn sie in der Minderheit sind, kann die Umsetzung einer Entscheidung schwer werden, falls nicht alle mitziehen.
Vorteile
- einfach
- schnell umsetzbar
- bekannt
- vor allem bei einfachen Probleme sehr effizient
Nachteile
- blockiert / verhindert neue und kreative Ideen
- es werden meist Konservative Entscheidungen getroffen
- die Gegenstimmen werden nicht beachtet
- ggf. fehlendes Commitment zur Umsetzung der Lösung
Konsens
Der Konsens versucht alle Teilnehmer einzuschließen. Es wird eine Lösung gesucht, hinter der alle Teilnehmer stehen und der alle zustimmen.
Daraus folgt, dass bis zur Lösungsfindung viele Runden gedreht werden müssen. Argumente und Gegenargumente werden dabei ausgetauscht und in die Lösung integriert. D.h. es wird viel Zeit für die Lösungsfindung aufgebracht. Das kann dazu führen, dass einzelne Teammitglieder aus der Erarbeitung aussteigen und eine Lösung mittragen, nur damit es endlich zur Lösung kommt.
Diese Entscheidungsform versucht den Nachteil des Mehrheitsentscheids – dass die Gegenstimmen ignoriert werden – zu entkräften. Das Commitment zur Umsetzung der Lösung wird auf den ersten Blick gestärkt. Die Integration aller Belange kann aber dazu führen, dass es eher zu einer Kompromisslösung als zu einer idealen Lösung kommt.
Vorteile
- einfach verständlich
- die Meinungen aller Teammitglieder werden inkludiert
- höheres Commitment als beim Mehrheitsentscheid
Nachteile
- kann sehr zeitaufwändig sein
- blockiert / verhindert neue und kreative Ideen
- es werden häufig Kompromisslösungen erzeugt
Notentscheid
Der Notentscheid, auch Einzelentscheid genannt, wird in der Regel von einer Person getroffen. Das kann zum Beispiel bei zeitkritischen Problemen sehr sinnvoll sein.
Beim Notentscheid trifft die einzelne Person also eine Entscheidung für das Team, in der Regel nach bestem Wissen und Gewissen.
Das Team wird dann im Nachgang über die Entscheidung informiert.
Vorteile
- Reaktionsmöglichkeiten im Notfall sind vorhanden
- je nach Wissensstand des Entscheiders ist die Qualität der Entscheidung hoch
Nachteile
- Valide Argumente, Verbesserungsvorschläge oder Einwände anderer sind in der Lösung nicht inkludiert
- da das Team nicht eingebunden ist, kann das Commitment zur Umsetzung der Lösung fehlen
Systemisches Konsensieren
Das Systemische Konsensieren ist eine Konsensbasierte Entscheidungsform. Sie wird gern auch als Widerstandsabfrage benannt.
Bei dieser Methodik bewerten alle Teilnehmer die verschiedenen Lösungsmöglichkeiten auf einer Skala von 1 bis 10. 1 bedeutet dabei „Ich trage die Lösung voll und ganz mit“, 10 bedeutet „Ich bin komplett gegen diese Lösung“.
Der Ablauf ist dabei recht einfach:
- Alle Lösungsmöglichkeiten werden vorgestellt, Verständnisfragen werden geklärt
- Jeder Teilnehmer bewertet die Lösungsmöglichkeiten auf einer Skala von 1 (Zustimmung) bis 10 (Ablehnung)
- Für alle Lösungsvarianten werden die Summen gebildet.
- Die Lösung mit dem kleinsten Wert, also dem kleinsten Widerstand, gewinnt.
Vorteile
- schnell durchführbar
- einfach verständlich
- es wird die Lösungsvariante mit dem höchsten Commitment verwendet
Nachteile
- es werden meist bequeme und konservative Entscheidungen getroffen
- es muss nicht die beste Entscheidung fürs Team getroffen werden
- die Entscheidungsqualität ist Abhängig von den vorher erarbeiteten Lösungsvarianten
Konsent
Im Gegensatz zu den Konsensentscheidungen geht es beim Konsent darum, eine Lösung zu finden, gegen welche niemand im Team einen schwerwiegenden Einwand hat.
D.h. es wird nicht nach der Zustimmung gefragt, sondern nach triftigen Einwänden, weshalb diese Lösung nicht funktioniert. Dadurch ermöglicht es eine Kultur des Ausprobierens und Testens. Es wird also nicht nach einer maximalen Zustimmung verlangt, sondern nach einer minimalen Ablehnung der Lösung.
Bei einem Lösungsvorschlag für ein Problem kannst du zum Beispiel fragen „Spricht etwas dagegen, dass wir XY für die nächsten 4 Wochen ausprobieren?“. Nur wenn es ein valides Gegenargument gibt, wird die Lösung nicht umgesetzt.
Im Team fördert dies das ausprobieren von neuen Ideen. Skeptiker, die keinen gravierenden Einwand finden, können somit die Lösung erstmal nicht torpedieren oder verwässern.
Vorteile
- es kann tatsächlich die fürs Team beste Entscheidung getroffen werden
- das Commitment des Teams ist sehr hoch
- fördert eine Kultur des Ausprobierens und Verprobens
- passt als Entscheidungsform sehr gut in die agile Arbeitsweise
Nachteile
- nicht für alle Entscheidungen sinnvoll (z.B. wenn Entscheidungen Einstimmigkeit benötigen)
- ungeeignet für sehr große Teams
- kann vor allem bei Ablehnung aufwändig sein, da valide und stichhaltige Gegenargumente verlangt werden
Konsultativer Einzelentscheid
Ähnlich dem Notentscheid kann beim konsultativen Einzelentscheid ein einzelnes Teammitglied die Entscheidung treffen. Bedingung ist aber, dass es zur Entscheidungsfindung die Meinung Dritter (z.B. Experten) einholt.
D.h. es kann zum Beispiel festgelegt werden, dass mindestens 3 verschiedene sachkundige Personen befragt und deren Meinung eingebunden wird. Dabei können diese intern oder extern sein.
Auf Grundlage der Antworten erarbeitete der Entscheider dann eine Entscheidung für das Problem.
Alternativ: Anstelle des Einzelnen kann auch eine kleine Gruppe mit diesem Prozess betraut werden.
Vorteile
- keine langwierigen Abstimmungsrunden
- stärkt die Selbstorganisation im Team
- hohe Umsetzungsgeschwindigkeit bei der Problemlösung
Nachteile
- Lösungsgüte abhängig von der einbezogenen Experten / sachkundigen Personen
- Ohne Vertrauen im Team nicht umsetzbar
Fazit
Eine Entscheidungsfindung in Teams ist wichtig, damit das Team vorankommt. Hast du die vier Vorbereitungsfragen gemeinsam mit dem Team beantwortet, könnt ihr euch an die verschiedenen Entscheidungsmethoden wagen.
Nicht jede ist für jedes Problem geeignet, für alles gibt es Vor- und Nachteile. Ihr solltet im Team selbst festlegen, was für euch geeignet ist und mit welcher Art Entscheidungsfindet ihr euch wohl fühlt.
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